ERP系统运行使用管理规定

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一、目的:

为了加强公司ERP系统的管理，确保信息数据的安全性和准确性，促进公司ERP系统工作持续健康的发展，满足领导决策信息披露的需要，根据公司相关管理制度，结合ERP管理系统工作的特点，特制定本管理制度。

二、适用范围：

本制度适用于公司所有使用ERP的部门。

三、机构组成：

3.1、公司ERP系统运行机构分为二个小组：ERP运行运维组和ERP业务使用组。

3.2、公司ERP系统运行机构，是支持公司ERP系统日常运行和进一步拓展ERP功能的常设机构，设ERP专员，其ERP系统日常运行管理由ERP运维组负责，责任部门是行政部。

3.3、公司ERP系统业务使用机构，所有人员都为兼职工作人员。

3.4、业务部的ERP关键用户和骨干用户是ERP系统支持的重要组成部分。

四、名词定义：

4.1、ERP:即公司资源计划系统(Enterprise Resource Planning),是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为公司决策层及部门提供决策运行手段的管理平台。

ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一个管理思想,它实现了公司内部资源和公司相关的外部资源的整合。通过软件把公司的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等紧密地集成起来,实现资源优化和共享。

4.2、BOM:即物料清单(Bill of Material)，描述产品零件、半成品和成品之间的关系。

五、各组职责权限划分：

5.1、ERP业务使用组：包括业务部、计划部、采购部、仓库、生产部、财务部、品质部、喷印部、工模部、工程部。

5.1.1、负责部门分管模块的各类数据的录入、管理与使用。

5.1.2、负责新增和变更业务需求的收集、分析和开发申请。

5.1.3、负责权限的申请。

5.1.4、向公司ERP运行运维组定期汇报ERP系统的运行状况。

5.1.5、ERP业务使用组日常工作由各部门使用责任人兼管。

5.2、ERP运行运维组：公司行政部，负责管理公司ERP系统全面工作。

5.3、运行运维组工作内容是：

5.3.1、ERP专员日常业务信息的监督与考核。

5.3.2、审核原始凭证的合理、合法性及是否有经办人、验收人、主管领导签字；

5.3.3、发现不合法的原始凭证及手工记帐凭证填写有误时，退回业务使用人员协调处理；并记录在案，按照规定考核其绩效。

5.4、行政部工作内容是：

5.4.1、研究制定公司ERP管理系统发展规划，并组织实施；

5.4.2、根据公司新的需求，组织相关部门、人员对公司ERP管理系统进行改进和完善；

5.4.3、制定公司ERP管理系统的管理办法和规章制度；

5.4.4、组织制定公司ERP管理系统行业标准、规范，并组织实施；新增和变更业务需求的分析和解决；报表、工作表单和接口的维护和开发。

5.4.5、负责系统运行过程中出现的各种问题解决和现场业务支持，包括系统的日常操作错误纠正、功能解释和最终用户正确使用指导，确保ERP系统的正常运行。

5.4.6、应急方案的实施指导，联系ERP软件售后部门，进行相关沟通，权限管理与维护。

5.4.7、主机系统的运行和安全管理，包括数据的备份，软件本身的补丁、修改的传送等。网络系统的运行和安全管理。

54.8、组织和管理公司ERP管理有关人员的培训工作，向公司领导定期汇报ERP系统的运行状况。

5.4.9、总结、交流推广管理信息系统的经验，指导各部门开展管理信息系统工作；

5.4.10、建立公司ERP “技术支持”和“项目管理网络系统”，负责协调各种公司ERP系统相关技术服务和相关技术问题的解答。

六、ERP各岗位及岗位责任：

6.1、ERP系统维护管理员岗位：

为更好地发挥公司ERP系统为管理服务的原则，在公司运行ERP督促组的领导下，根据的生产管理特点和生产管理岗位设置的要求，以实现信息系统替代手工管理的顺利过渡。

6.1.1、岗位要求：

维护管理员是系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗位，经过培训，此岗需求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验，此岗位由网管兼任。

6.1.2、岗位职责：

a）负责公司系统应用软件、硬件的日常维护工作，例如软件补丁更新、网络环境配置等，并登记相应的维护记录；

b）参加相关的系统业务使用操作员培训，解决软件操作过程中出现的技术问题，并在必要时向相关部门或软件公司反映；

c）按照相关制度督促、检查系统操作人员的工作，根据实际工作需要，行政主管批准后，合理分配系统操作员的使用权限；

d）负责系统数据库的备份，系统及系统数据、档案安全保密工作；

e）负责公司下发的数据采集系统的维护、使用，并按照公司的要求，按时连通网络上报数据，如果遇到问题应及时与公司联系；

f）严格遵守公司其他关于安全性、保安性的规章制度，对于违反规章制度，进行泄密的行为，有举报的义务。

6.1.3、岗位权限：

a）负责整个系统的用户、数据信息的安全，根据公司的有关制度，保证数据的准确；

b）有对整个系统软件进行系统升级的权限，负责系统环境的搭建问题；

c）有对各部门系统数据管理员进行督促的权利，并指导他们完成本职工作；

d）遵循其它关于公司ERP系统管理的规章、制度。

6.2、ERP专员岗位（由专职人员完成）

6.2.1、参与ERP项目工作，完成ERP项目各阶段文档编写、收集、整理工作，根据公司需求，设计ERP单据流程。

6.2.2、维护ERP系统正常运行，解决各部门在使用时出现的问题。

6.2.3、负责培训各部门系统操作人员ERP使用。

6.2.4、负责监督审查系统运行中各部门录入数据的准确性。
6.2.5、及时解决各部门使用中反馈的系统运行问题。

6.2.6、负责依据物料编码文件，部门主管签发的物料数据重要属性的设置方案，以及其他用户确认的物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；负责根据编码方案，在相关部门提出编码申请后，在1个小时内发放编码。

6.2.7、负责依据系统管理员签发的单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间的换算系数；

6.2.8、保证数据的及时性、准确性，当有新的编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等各相关部门；对BOM表录入负审核责任。

6.2.9、当收到采购部、生产部、仓储部的物料数据错误，置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求的时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；

6.3、物料数据和工艺设计管理岗位

业务部是ERP系统中物料数据（商品信息、BOM）的更新、维护管理部门，此岗位由项目工程师兼任。

6.3.1、项目工程师职责及权限：

a）对将进入系统的产品，必须严格按照软件要求，拟订成BOM草表，即物料主文件，进行核实后，再核对好物料主文件的基本信息、物料属性、生产属性后，提交部门主管复审，检查审核无误后，交数据录入管理员，数据录入管理员及时录入系统；

b）负责提供客户产品：基本数据、产品的注塑材料（含特殊材料提前订购）、产品单重、损耗、规格型号、颜色、工艺、品质标准（工装夹具、装配件）、五金配件、包装形式等信息，提供给数据录入管理员。

c）负责对数据录入管理员提出的系统必须数据的提供，不清楚的和客户沟通。

6.4、系统数据录入管理员岗位要求：

数据录入管理员是系统中基础数据的主要操作人员，主要负责部门物料主文件BOM表的编制并负责导入系统，往来单位，人员，仓库，物料与采购员的关系等数据的维护；负责本部门系统操作及业务联系，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟练使用offlce办公软件，该岗位由业务部文员兼任。

6.4.1、岗位职责：

a）对将进入系统的项目工程师提供的产品BOM草表，即物料主文件，必须严格按照软件要求，进行核实，在核对好物料主文件的基本信息、物流属性、生产属性后向ERP文员申请编码，根据ERP文员发放的编码及时录入系统；

b）核实需要进入系统的人员、部门、往来单位、仓库等基础信息并及时录入系统，保证系统的正常动作；

c）对保密性和安全性要求较高的货源清单、物料与采购员关系等数据按照规定格式进行录入、维护；

d）数据录入管理员必须对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录；

e）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；

f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

g）协助系统业务主管部门，负责落实工作安排，发放相关文件、会议通知、资料等，及时配合完成系统相关工作；

h）督促本部门操作人员，遵守操作规范和及时、准确地录入生产数据，及时向ERP业务使用组提供单位业务流程、人员、数据等信息变更资料；

j）加强行业队伍建设，做好本部门操作人员的培训工作；

k）协助运行ERP运维组开展业务调研。

6.4.2、岗位权限：

a）数据录入管理员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能，数据录入管理员必须对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）数据录入管理员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）数据录入管理员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；

d）数据录入管理员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；

e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

f）负责系统环境的搭建，有对本部门系统软件进行系统升级的权限；

g）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；

h）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。

6.5、业务跟单员在ERP中岗位职责：

a）按照客户订单核实产品编码、名称、数量、交期等信息，进入系统，下达《客户订单》CO；

b）将客户基础信息及时录入系统，保证客户订单及时下达；

c）对自己所维护的数据负责，在系统中查询、修改自己负责维护的基础数据，对维护的数据做好方案记录；

d）遵守公司及有关保密性和安全性的规章制度；

e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

f）熟悉和掌握本单位使用系统的基本情况；

g）及时向系统的维护部门反映系统使用中出现的各类问题；

6.5.1、岗位权限：

a）业务跟单员，拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统中相关维护数据的模块和功能，业务跟单员必须对自己账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）业务跟单员，在系统只能看到本人负责的相关模块，相关数据维护的界面，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）业务跟单员，在系统中拥有管理和负责收集基础数据的权限，并对所维护的数据进行查询和修改；在订单评审的过程中，业务通知财务参加订单评审，财务人员给出建议。

d）业务跟单员，在系统中所维护的数据可以在系统中打印，也可以导出为电子格式，但需要填写操作记录；

e）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度；

f）有对本单位操作人员违反公司信息管理规章制度和系统规章管理制度的行为，进行监督的权利；

g）遵循公司其它关于系统管理的规章、制度。

6.6、物料系统岗位职责：

6.6.1、计划员岗位：

6.6.1.1、岗位要求：

计划员是系统中生产计划管理模块的主要操作人员，主要负责制定生产计划模型及收集各生产工作站的生产预测、生产订单及零星需求并进行汇总后及时进行录入，录入时必须做到数据准确、及时，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统生产计划的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，由PMC兼任。

6.6.1.2、岗位职责：

a）负责制作生产计划；

b）及时办理物料的生产订单业务，及时形成生产指令单；

c）调整产品的生产价格。

6.6.1.3、岗位权限：

a）计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的生产计录管理模块及库存管理模块；计划员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）计划员在系统只能看到本人负责的相关业务部门和物料，只能看到本人拥有操作权限的模块和功能；

c）计划员在系统有制作生产计划、生产订单、内部零星需求及对应的单据审批权限，及相应单据的查询权限；

d）计划员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限；

e）计划员在系统中制作的单据和，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；

f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

6.6.2、仓库管理员岗位：

6.6.2.1、岗位要求：

仓库管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务，仓库管理在公司实际管理中业务复杂，因此系统中仓库管理人员需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。通过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，由主管兼任。

6.6.2.2、岗位职责：

a）及时办理物料的入库业务，仓库管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务，为了保证系统的稳定运行，各仓库管理员需了解不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不允许随意更改单据类型和制作单据，发现制作单据错误，需及时更改；

b）仓库管理人员针对自己负责的仓库，需要对办理物料入库单进行系统库管理模块的入库单记账功能，原则为每天的单据在下班前必须记账；

c）及时办理物料的出库业务，仓库管理员在进行发料业务后，在系统中办理物料的出库业务。为了保证系统的稳定运行，各仓库管理员需了解不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别，不允许随意更改单据类型和制作单据，发现制作单据错误，需及时更改；

d）仓库管理人员针对自己负责的仓库，需要对办理物料出库单进行系统库存管理模块的出库单记账功能，原则为每天的单据在下班前必须记账；

e）针对料废，工废处理，严格按照操作岗位手册办理料废，工废的系统业务录入，并及时进行系统登账业务；

f）仓库管理人员需对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；

g）仓库管理人员按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

h）遵循公司其它针对系统管理的制度。

6.6.2.3、岗位权限：

a）仓库管理员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的库存管理和采购管理2个模块；仓库管理人员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）仓库管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到心怀鬼胎有损俄模块和功能；

c）仓库管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单，其他入库单，调拨移库单，盘赢出库单；

d）仓库管理员在系统拥有制作出库单在权限，具体包括销售出库单，生产领料单、其他出库单，调拨移库单，盘亏出库单；

e）仓库管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库单单据的查询、批准管理的查询及收发存江总表查询等；

f）仓库管理员在系统巾制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

g）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

6.7、采购系统在ERP岗位职责：

6.7.1、采购计划岗位要求：

采购计划员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购计划业务，采购计划业务在公司实际管理中极其重要，因此系统中采购计划员，需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性。及时培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法，暂由采购组长兼任。

6.7.1.1、岗位职责：

a）及时处理各部门的采购请购需求并在系统中制作采购计划；

b）采购计划员需跟踪系统中采购计划的执行情况，如采购计划的状态变更，执行，终止，变更等，并根据实际情况在系统中进行体现；

c）对于系统中没有的资料，需要及时按操作规范录入到系统中；

d）采购计划员需跟踪采购计划在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；

e）采购计划员按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

f）遵循公司其它针对系统管理的制度。

6.7.1.2、岗位权限：

针对采购部供应体系和配套体系的保密性，系统对采购计划员的权限设置，具体内容有：

a）采购计划员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理；采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）采购计划员在系统只能看到自己负责采购计划，只能看到自己拥有操作的模块和功能，只能看到自己负责的物料、仓库等信息；

c）采购计划员在系统拥有制作采购采购计划和修改采购采购计划的权限，在库存管理中具有录入物料目录，录入货位物料分布的权限；

d）采购计划员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中账表和单据的权限，具体包括采购计划，采购订单，采购入库单等；

e）采购计划员在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

r）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

6.7.2、采购员岗位：

6.7.2.1、岗位要求：

采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购业务，采购业务在公司实际管理中极其重要，因此系统中采购员需要了解公司实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，做到数据的准确性和及时性，经过培训，此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算和相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。

6.7.2.2、岗位职责：

a)及时处理采购计划员在系统中制作的采购计划，并把采购计划按照企业实际情况转化为采购订单，满足企业生产需要；

b）采购员需及时把系统中的采购订单反馈到供应商那里，并跟踪采购情况，如发生订单变更时要及时更改订单；

c）采购员需跟踪采购订单在系统中的执行情况，如物料的入库或物料的在途；

d）采购员按照系统提供的查询和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报；

e）遵循公司其它针对系统管理制度。

6.7.2.3、岗位权限：

针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员的权限设置，具体内容有：

a)采购员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理2个模块；采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）采购员在系统只能看到自己负责采购计划（订单）和采购入库单，只能看到自己拥有操作的模块和功能；

c）采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单的权限；

d）采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中和单据的权限，具体包括采购计划，采购订单，采购入库单，采购发票，采购付款单等；

e）采购员在系统中制作的单据和帐表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

f）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

6.8、财务部会计在ERP岗位：

6.8.1、岗位要求：

财务成本会计是系统中存货核算模块的主要操作人员和负责人员，是销售管理及采购管理中发票与付款单、回款单的主要操作人员，主要从资金管理的角度出发，加强对物料的管理，指在降低存货的资金占用，完成物料收发存的成本核算，能够正确及时的核算出材料成本，进行材料的结算业务。此岗位要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统存货核算的相应收付款业务流程，熟练掌握系统的操作方法。

6.8.2、岗位职责：

a）负责企业结算业务和暂估业务；在系统发票和入库单的核销，制作销售发票与销售回款单等；

b）在系统中利用库存管理和存货核算从实物和价值两个角度分别对仓库物料的收发存进行管理；在订单评审的过程中，业务通知财务参加订单评审，财务人员给出建议。

c）财务成本会计针对在实际业务成系统发现的仓库管理人员成采购员的数据或信息情况，有职责进行监督，并要求其进行及时的更改；

d）财务成本会计在物料计划价格价格变更的时候，必须在系统进行及时调整，对于新物料，必须在及时新物料的计划价格进行调整；

e）财务成本会计按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导提供查询的数据，打印或电子文档进行呈报。在订单结束时，根据出货单核算该张订单的盈亏情况并形成档案，在盈利的状况下，通知相关部门（在超出预计盈利而产生盈利的部门）保持；在亏损的情况下，通知相关部门（亏损产生原因的部门）改善。

f）遵循公司其它针对系统管理的制度。

6.8.3、岗位权限：

　　系统对财务成本会计的权限设置，具体内容有：

a）财务成本会计拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的存货管理、采购管理和销售管理3个模块；财务成本会计必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

b）财务成本会计在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只能看到自己拥有操作的模块和功能；

c）财务成本会计对采购入库单进行暂估业务和冲销业务，具有制作销售发票，销售回款单并进行核销的权限；

d）财务成本会计在系统中拥有查询采购发票和付款单、销售发票与回款单的权限；

e）财务成本会计在系统中具有调整计划价格的权限；

f）财务成本会计在系统中拥有查询存货核算中账表和权限，具体包括库存存货余额的月报、日报；出入库单据的查询，批次管理的查询，收发存汇总表查询等；

g）财务成本会计在系统中制作中查询的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以进行导出为电子文档；

h）遵循系统其它管理文档针对权限分配的制度。

七、系统运行管理：

7.1、日常管理内容

7.1.1、BOM数据提供：

业务部各项目工程师负责完善和创建BOM草表、工艺路线数据；创建、审核新产品BOM单、工艺路线、材料定额完成；各工序中物料分配，物料替换和废除。

7.1.2、BOM草表的数据：

由业务部各客户相关项目工程师负责，按照BOM草表的标准格式提供，必须在试模前8小时内制作完成纸质BOM草表，业务主管当天初审，转交业务部经理复审签名同意后，并送交数据录入管理员录入系统。当工艺发生更改时，项目工程师发出内部联络单及时通知相关部门，由数据录入管理员负责4小时内在系统中做工程更改及工艺路线变更，保证生产系统的正常运行。

7.1.3、BOM表录入：

数据录入管理员在收到项目工程师提供的BOM草表（纸质）后，8小时内申请编制编码，并在ERP中录入BOM表后，向ERP专员提供BOM纸质草表，通知ERP专员审核；ERP专员4小时内在ERP系统中审核。ERP专员接到各部门所提物料编码申请表后，无其他原因4个小时内完成编码发放。

7.1.4、PO单的下达：业务跟单员负责客户的订单转换为我司的CO单，业务部经理审核。

7.1.5、MO单的下达：计划部PMC根据CO单制作生产指令单、请购单,计划部主管审核后下发。

7.1.6、生产部各文员按照ERP运行和生产需要制作、打印领料单、退料单、补料单，入库单；此单据必须经过相关部门（各单据上的部门）的签字方才有效

7.1.7、采购部按照请购单制作采购单副总审核后下达供应商

7.1.8、仓库根据采购单收货并报送品质部检查，品质合格入库，打印入库单，计划部主管审核，不合格退货

7.1.9、仓库根据入库单和出库单、送货单收货和备货送货

7.1.10、此管理程序生效起，ERP各使用部门不得再使用手工单，各下游部门可拒收手工单据。

7.2、检查

7.2.1数据检查

ERP系统运行检查采用日常检查与月度考评相结合的方式。日常检查采用网上检查和现场数据检查相结合的方式。