任务太多而时间太少,为了最大限度地达成目标,你可以通过四个步骤来管理这些任务,让自己游刃有余。
FOTA就是如下四个步骤英文名的首字母:
第1步:聚焦要事(Focus)
第2步:梳理日程(Ordering)
第3步:三线并进(Threetimelines)
第4步:随机应变(Adapttochange)
我们一步步来看。
01 聚焦要事(Focus)
想要提高多任务的处理效率,首先要拥有“识别重要性”的能力,去优先完成那些具有累积效应的事情,对未来影响深远的事情,以及对其他任务有巨大影响的事情。
我们可以把所有任务大致分成两类:
一类叫作“建设类任务”
另一类叫作“运营类任务”
1.建设类任务
所谓“建设类任务”,就是指那些你要“开启/建造”某个“系统/项目”需要完成的任务。
比如,你要造一栋楼,那么“选址、买地、设计、建造、装修……”就是建设类任务。
如果你面对的是建设类任务的话,首先应该意识到,建设任务无小事,任何层面都应该非常专注。因为每一处细节都会影响最终的成败,一颗坏螺丝钉,有可能毁了整架飞机!
其次,越底层的任务越重要。比如“战略层”的重要程度是五颗星,而“表现层”的重要程度就低很多,它对最终成败的影响是最小的。
当遇到建设类任务时,你拿这个框架对照一下,便能很快分辨出它们的重要程度,以此来决定你的精力分配。
2.运营类任务
人体是一个系统,App是一个系统,公司是一个系统。建设类任务就是从0到1建设一个系统,而运营类任务就是要保证这个系统能正常甚至更好地运行。
比如App上线后的技术维护、用户运营、营销推广等,公司的日常管理中,财务、人事、进销存管理等就是运营类的任务。
运营类任务中最重要的工作,就是“推动增强回路”和 “消除风险因素”。
比如,在运营一家店铺的过程中,“宣传量”是能与“客户量”形成增强回路的要素。
宣传量越大,店铺的知名度就越高,就会吸引越多的人来购买;而购买的人越多,店铺的现金流就会变得越多,就有更多的钱去做宣传,形成一个增强回路。
全球第一大饮料公司“可口可乐”能保持100多年兴盛不衰的核心秘密之一,就是永不停歇地投入大量广告来推动这个增强回路。
其创始人彭伯顿曾说:“如果我有25000美元,我愿意花24000美元来为可口可乐打广告,再用剩下的1000美元来进行生产。”
反之,“次品率”就是一个风险因素。它会造成店铺出现负面评价,影响店铺的口碑,进而造成客户流失,现金流减少,宣传费用降低,知名度下降,形成恶性循环。
短期成功靠增长,长期成功靠安全。建设类任务、推动“增强回路”的任务和消除“风险因素”的任务是最重要的三类任务,让它们成为你每天工作的重心,把注意力集中在最重要的事情上。
02 梳理日程(Ordering)
知道了什么事情重要,你就可以根据自己的生物钟,在专注度最高的时候,处理最重要的事情。
8点～12点,15点～18点是脑最为活跃,思维敏捷,注意力容易集中,你应该把最重要、最需要创造力的工作安排在这2大段时间里进行。
6点～9点,20点～22点记忆力最旺盛,是学习的黄金时间段。
13点～14点,23点～5点是最适合休息的时间。顺应生物钟的规律来工作,调节注意力的供需匹配,在适合的时间做适合的事,会让你始终都处在适配的状态,有四两拨千斤的功效。
03 三线并进(ThreeTimelines)
你已经找到重要的事情,精简了大部分的任务;又对这些任务进行了排序,使它们变成一个任务队列,并找到基于自己生物钟的工作节奏,下一步就该逐项执行了。
但是,如果你发现,整体的任务数量依然不少,而且有些任务的截止时间都赶得比较紧,如果一件件挨个做,估计会来不及,怎么办?
你需要:专注主干线,占用自动线,购买第三线,同时推进这些任务。
1.专注“主干线”
“主干线”是你一天中效率最高的时间段。你应该把最重要的工作及学习任务安排在这段时间内,然后逐件专注执行。
为了能让这段有限的时间发挥出最大的功效,你需要屏蔽外界干扰。
比如关闭一切通知类的提醒,带上降噪耳机,将自己与外界隔绝。另外,你需要调整身体状态。
比如,通过少食多餐、清淡饮食来减轻肠胃的压力,保持大脑供血充足;佩戴生物钟眼镜和智能手环来辅助调节体内的节律;设置短暂的小歇等。
2.占用“自动线”
利用大脑不思考的碎片化时间:比如吃饭时间、等车时间,去处理同事协作任务,收听音频课程等不需要太多注意力的事情。
3.购买“第三线”
购买两类人的时间来提高自己的效率。
一是能为你创造价值的人,比如邀请有经验的专家进入你的团队,直接为你的项目创造价值。
二是能帮助你提高效率的人。
把这个任务分包给其他人,“购买”他的时间,提高你的整体效率。
04 随机应变(AdapttoChange)
最后,你还需要拥有应对意外的能力、锁定方向的能力、不忘初心的能力,来应对过程中的各种变化。
泰山崩于前而面不改色,千金置于旁而车不变道,万贯垂于腰而心不系羁,你便能忙于事而不陷于事,进退自如,灵动前行。