什么是项目文档？

项目文档是指在项目生命周期中创建的项目管理文件。这些文件，比如项目计划，项目进度表，或者项目预算，定义了项目团队应当遵循的活动，程序和指南。

项目文档有许多用途，比如项目规划，成本管理，或者风险管理。此外，有些项目文件必须在特定的项目阶段创建，因为它们为下一步做准备。例如，项目管理计划必须在项目执行阶段开始之前创建。

让我们看看在每个项目阶段应该创建哪些项目文档。

每个项目阶段所需的文档

根据项目的阶段，有一些特定的项目文档需要创建。项目的大小和复杂度不同，因此需要的文档程度也会有所不同。一般来说，以下是在项目生命周期中通常需要创建的一些文档：

• 项目启动：项目章程，项目概要，商业案例，项目启动会议议程

• 项目规划：项目管理计划，工作分解结构，项目预算，项目进度表，变更管理计划，范围管理计划，风险管理计划

• 项目执行：项目状态报告，经验教训模板，时间表，变更请求，变更订单

• 项目监控和控制：项目状态报告，经验教训模板，时间表

• 项目关闭：项目关闭模板，修补清单

现在你对每个项目生命周期阶段的正确项目文档有了一个概念，让我们深入了解一些关键的项目管理文档。

项目文档中应包含的15个关键文档

以下是对关键项目文档的简要描述，以及每个文档的相应项目管理模板。

1、项目计划

项目计划是所有项目管理文档中最全面的，因为它整合了在项目规划阶段创建的项目文档。例如，你的项目计划应该包括项目预算和项目进度表。

2、项目章程

项目章程在项目启动阶段编写，它为项目计划定下基调。项目经理使用项目章程向利益相关者、赞助者和客户提供项目的快速概览。

3、商业案例

商业案例与项目章程类似，是在启动阶段创建的文件，它通过解释项目可能为他们的组织带来的潜在收益，来说服项目的利益相关者对项目的价值。

4、项目进度表

基本上，项目进度表定义了所有项目任务的执行时间线。它可以详细列出每个任务所需的资源，谁负责任务，项目的浮动或闲置时间，以及关键路径。

5、风险登记册

风险登记册是一份用于记录所有潜在项目风险的文档，它包含了每个风险的潜在影响和可能性的简要描述。风险登记册对项目来说非常重要，因为它提供了风险管理计划所需的重要信息，这个计划包含了所有关于风险管理的文件、策略和指南。

6、范围声明

范围声明定义了为完成项目将要执行的活动。项目经理使用范围声明告知利益相关者哪些工作将会做，哪些不会做，以便从项目开始时就明确各方的期望。它是范围管理计划的一部分，这个计划是一个详细解释与项目范围相关的程序和指南的全面性文档。

7、项目预算

项目预算是一个关键的项目管理文档。为了创建项目预算，你需要估算项目的成本，这包括劳动力、材料、设备以及执行项目所需要的任何东西。

8、项目沟通计划

项目沟通计划设定了团队成员和项目利益相关者之间所有沟通的指南。它定义了要使用的沟通渠道、沟通时间表以及角色和责任等细节，以便在整个项目生命周期中简化沟通过程。

9、项目状态报告

项目状态报告是必须拥有的项目管理工具，因为它们让你可以在任何时候检查项目的健康状况，并分享数据给利益相关者以便他们保持更新。状态报告简洁明了，只包含最相关的信息。

10、项目结束模板

在项目结束阶段的最后，总是需要创建项目文档。这是因为项目经理需要结束合同，创建经验教训文档，并从利益相关者那里获得正式的批准，等等重要的任务。所有这些都必须被记录下来，以防有任何东西被遗漏。

11、项目提案模板

项目提案是一个项目管理文档，它快速概述了项目的关键领域。其主要目的是在启动阶段说服潜在的利益相关者看到项目的价值。它应该是一个有说服力的文件，突出显示主要的收益、目标和要求。

12、项目简介模板

项目简介是你的项目计划的精简版本，面向的读者如跨职能团队或者不需要深入了解所有项目管理计划细节但仍需要理解项目目标、预算、角色与责任等关键方面的利益相关者。

13、需求收集模板

项目需求是项目期望达成的目标和规格，以确保所有利益相关者都满意。我们的免费需求收集模板将帮助你记录所有的项目需求。

14、项目概述模板

项目概述是一份1页的文件，概述了项目的最关键的方面，如其时间线、里程碑、预算、状态以及团队成员的角色和责任。

15、团队宪章模板

团队宪章是一份项目管理文档，显示了项目团队的角色、责任、交付成果和资源。它帮助项目经理更好地理解每个团队成员的工作负载和目标，以便更好地进行资源规划。

什么值得记录

无论你的组织结构如何，记录和文档化项目的所有方面都对成为成功的项目经理至关重要。在整个项目生命周期中，需要维护多个报告、图表、图形、文档、变更请求和状态更新，而文档工作则将项目的不同部分连缀起来，并使其成功完成。

然而，你的时间有限，大多数组织对繁琐的文书工作的耐心也有限。你如何在保持效率的同时有效地记录项目呢？考虑以下几点来确定值得记录的内容：

• 与客户有关的一切——想象一下，一个客户突然质疑几个月前做出的决定。客户说他们选择了一个方向，但你们公司在实施过程中决定走另一条路径。关于客户会议的清晰文档，包括日期、时间和参会者的记录，有助于解决误解。

• 法律规定——对于某些项目，法律团队需要在项目期间审查文档。对于公共项目，可能会有监督和审查过程，在项目完成后对项目进行分析。在你的项目开始之前，了解你的法律团队需要的文档要求。在这种环境中，赶进度是有风险的。

• 适量的流程——虽然你不想因记录大量未实际处理的计划和流程而迷失方向，但你确实希望围绕项目计划和目标有一些定义。让你的组织结构指导你需要记录多少流程，例如，试图在需要法律文档的项目上无流程操作，只会给你的项目带来麻烦。如有疑问，最好的方法是记录下来。

• 对项目的变更——记录持续的项目更新是至关重要的，尤其是当项目目标发生变化时。理想情况下，你应该有一个实时的在线项目管理工具，以便你的资源和任务变更可以实时调度，问题可以在发生时被捕获。然而，对项目计划的较大影响应该以版本控制的方式添加到项目文档中。

项目文档最佳实践

那么，你应该采取哪些最佳策略来保持你的文档有效、高效和及时呢？要按照最佳实践对你的文档进行对齐，你应该：

• 花费时间——利用你的日历！许多人认为日历只用于安排会议，其实不然。用它来安排2-3小时的不被打扰的时间来整理一个必要的文档。与其接电话或与同事交谈，不如花时间进入写作的状态。通过专注的时间和注意力，你将能够取得显著的进步。同样，每周在你的日历中安排10-15分钟的时间来审查和更新文档。

• 具有适当的详细程度——为工程师编制文档与你向高管提交的文档是不同的。工程师需要你提供的细节，而高管没有时间纠缠细节。他们只想要关键点，底线和下一步的步骤，你可以为合适的受众确定合适的文档级别。

• 使用智能存储——你的文档需要易于查找。如果文档被埋在人们找不到的地方，那么文档就是无用的。这包括确保有基础设施可以在线访问文档，并且文件夹结构和层次结构易于理解和直观。

• 与他人分享——大多数人讨厌编制文档，但却喜欢当文档为他们打包好。你会惊喜地发现人们实际上是阅读了文档的！用你的在线项目管理软件将你的文档与项目一起在线存储，理想情况下是在一个合作，安全的环境中。

• 版本控制和更新——保持项目文档的当前性和更新是具有挑战性的。记录初版文档的重点很容易，但回头更新文档和维护版本控制是痛苦的。你已经建立的文档仓库基础设施可以提供最大的帮助。自动版本控制让你能够管理这个过程，文档的使用者总是信任他们拥有的是最新版本。