企业流程架构五步法
傅琼松 CIO之家的朋友们

当企业进行IT系统建设和改造的时候,一般会选择先从内部进行流程的梳理,厘定业务结构和组织架构设计,最后再对IT架构进行定义。EPF(Enterprise Process Framework)是一套关于流程梳理和IT项目实施的方法论。我自己也参与过若干个采用EPF作为理论指导的大型项目并取得了不错的成果,在这边记录一下EPF的实现过程和个人的心得。

EPF的意义

对于业务方,EPF可以作为结构化的业务蓝图,识别出业务的边界,并帮助业务聚焦在流程优化的重点,定义运营的标准。

对于组织结构,则指知道组织架构设计,定义”干什么”,”谁来干”,建立流程化组织

对于IT而言,则是提供IT架构建设的关键支撑,尤其是应用系统架构(AA)以及数据架构(DA),分别对应“干什么”和“有哪些数据支持和系统支持”

好的流程架构需要具备下面的要素

  1. 业务覆盖面全

    • 覆盖企业运营的不同层次(总公司,分公司)

    • 覆盖业务运营的不同领域(业务价值链,管理管控职能)

  2. 体系结构严谨

    • 流程模块之间有必要的层次和逻辑关系

    • 流程模块之间全覆盖,并且没有交集

  3. 反映业务逻辑

    • 价值链的业务总体顺序与关系

    • 运营领域内的生命周期

    • 业务开展的逻辑方法

  4. 体现业务差异

    • 对于业务价值链流程,各种业务场景模式下,需要不同的业务能力、流程模块

主要概念

EPF的核心是定义从L1到L5的五级流程,其中L1-L4为流程模块,L5为具体流程

(L1-L4)流程模块:

- 定义:逻辑上的工作模块,定义“干什么”- 目的:组成流程框架,定义流程之间的边界,指导具体流程的建设- 特点:
   - 对业务覆盖全面;
   - 结构严谨,流程模块有必要的层次和逻辑关系,全覆盖,无交集;
   - 反映业务逻辑;
   - 不直接体现现有组织架构与职责划分,但有指导意义;
   - 具有流程业务目的、输入、输出、关键业务控制点、业务逻辑等信息

(L5)具体流程:

- 定义:工作模块操作的具体描述,主要回答“怎么干”,“谁来干”,“什么时候干”,“用什么干”- 目的:作为行为手册,指导具体日常运营的过程- 特点:
   - 挂靠在流程架构的流程模块之下,取决于具体流程涵盖的范围,可挂靠在不同层级的流程模块之下
   - 本身是一个流程图,具有具体的工作过程和职责定义
   - 提出业务层面清晰的规则逻辑

  • 一级流程(L1):业务流程主干,同行业内基本一致,属于业务价值链,例如供应链

  • 二级流程(L2):运营层面的业务子流程,因业务场景不同而差异化,例如订单、仓储、运输

  • 三级流程(L3):实现运营模式,根据实际需要锁安排的业务活动,与具体的IT系统没有直接的关系,例如订单管理、合同管理

  • 四级流程(L4):结合特定的IT系统,描述业务和IT系统的主要交互过程、工作流,例如订单管理的主要流程为:订单接收、订单确认、订单分解、订单下发、回单、计费

  • 五级流程(L5):集合特定的IT系统,描述业务与IT系统的详细交互过程、工作流、业务规则、输入输出等,例如订单的接收,包括关键数据校验、数据mapping等

一个完整的L1到L5级流程示例如下

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具体在做流程建模的时候,也可以根据实际的业务特征进行缩减,例如没有L1和L2。

流程建模的方法

流程建模的方法,分成两种,分别是自上而下和自下而上,分别对应思维模式中的演绎(从一般到个别)和归纳(从个别到一般)

  1. 自上而下(演绎):

    • 适合建立(To Be 也就是理想目标)的业务流程,也就是预定一个业务目标,将流程规划的目标设定为这个业务目标服务

    • 需要清晰的L0框架作为输入

    • 对原有的流程体系进行比较大的修改

    • 能够建立流程体系的全貌,容易检验和修订

    • 可以避免流程的重复、重叠和不能进行衔接

    • 最大限度保证了流程的共享和复用

    • 首先构建流程全貌,然后层层分解到细节流程

    • 方法

    • 优点

    • 不足

    • 总结

  2. 自下而上(归纳):

    • 适合基于现有流程(AS-IS 也就是客观现状)建立体系结构,也就是在已有的业务上进行变革,寻找流程之间的共性

    • 不能看到流程的全貌

    • 通过底层合并非常困难,很难形成完成的流程体系

    • 建立基于实际的流程应用

    • 从细节流程入手,然后挑选、合并进行处理,生成上一级流程

    • 方法

    • 优点

    • 不足

    • 总结

  3. 两种方法会结合使用

    • 从上而下建立流程高阶方案

    • 自下而上进行流程匹配,识别出和高阶方案的矛盾,制定新流程,或者调整流程高阶方案

    • 兼顾流程的完整性和业务场景的选择

总体建设方法

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梳理业务模式及场景


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宏观的供应链包括:计划、采购、生产、仓储、运输、退货等各个环节,每一个环节都对应一个业务模式,一般可以直接参考行业划分。

不同企业的特殊性,在于上下游涉及到诸多参与者,会针对差异化经营指定不同的业务规则,以及其他影响业务模式的因素。

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在仓储这个业务模型下,有存在N个影响业务场景的维度,识别这些业务维度,可以划分出不同的业务场景,在梳理业务场景这个领域,则要重点关注,企业的主营业务方向,按照客户类型、产品类型、销售渠道、服务分类、人员分工等等进行划分,只要会影响业务场景,而且无法合并的因素都可以作为区分维度。

梳理出业务模式和业务场景,就可以根据业务场景来构建流程架构,特别是对于L4和L5流程,需要能够准确地找到与之对应的业务场景。

搭建业务流程架构

第一步中得到的业务场景细分,将作为构建业务流程架构的输入,在这个步骤中,集合业界的最佳实践,输出整体的业务流程框架(L1-L4)

流程架构

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流程架构,不能和系统的功能菜单划等号,它表达的是业务场景,以及业务场景的分成和分类,分别对应L1到L4流程。

例如,当有一个业务场景是“仓库接收到出库任务,生成出库订单,当需要进行订单出库的时候,首先指定拣货计划,再从指定的库区库位中拣取对应的获取到包装区”,那么,L2可以定义为“仓储”;L3定义为“出库单管理”;L4定义为“拣货”

成熟度对标

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  • 绿色:流程很成熟

  • 黄色:有流程,但是成熟度不高,需要优化

  • 红色:没有流程,成熟度低

成熟度的判断,一般需要通过对标来判断,一般要进行流程改造都会进行业界的对标,或者由资深的业务专家对现有的业务流程进行评估。

信息化分析

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  • 绿色:强依赖,只能在系统中完成操作

  • 黄色:一般依赖,人工操作和系统操作协同,或者需要再系统中登记和录入信息

  • 灰色:无依赖,一般为线下操作行为

流程架构信息化分布分析

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  • 绿色:ABC系统

  • 黄色:EFG系统

一个信息系统可能只会包括多个流程,也有可能一个业务流程会对应到多个系统。在设计的时候,最好是可以让流程在系统内部完成闭环,因此L4和L5流程在实施之前,也需要评估系统的可落地性。

IT系统支撑优先级分析

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在实践中,一般重心都集中在对IT系统以来程度高的部分,在制定计划时,主要的关注点应该在成熟度较低的部分,因为其可能是系统实施的潜在风险点

定义L4流程能力

L4流程是对业务要完成功能的总结

核心要素如下

  1. 流程名称

  2. 流程代号

  3. 业务目标:流程需要完成的业务总结,如“根据订单的客户信息以及库存信息,锁定库存,并生成拣货和发运任务”

  4. 输入:流程运行所需要的数据和文档,如“订单数据,库存数据,审批规则”

  5. 输出:作为流程运行的结果,输出的数据和文档,如“拣货任务,审批订单,发运任务”

  6. 主要活动:流程链路上,主要进行的业务操作,如“提交订单;查询库存;生成任务”

  7. 关键业务逻辑规则:执行过程的业务逻辑判断和依赖的规则,如“订单审核通过,并且库存充足”

  8. IT系统:承载流程运行的后台IT系统

例如:

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L4流程串联

L4流程串联的目的是要表达,流程要达到的目的和结构,体现什么业务活动,涉及哪些角色,最后绘制流程图。

L2高阶串联

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L3高阶串联

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L4串联

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在L4串联中,一般能够发现一些作业环节衔接的问题,这时候应该做整体的拉通,解决这些冲突,并添加文字说明。

L5流程展开

L5流程是承载业务落地和IT系统实施的基础,从概念上,L5流程应该具备下面的特点

  1. 是现实的抽象,需要反映实际的生产作业流程和步骤

  2. 只显示与解决给定问题相关的功能,又不是现实的镜像,应该只局限于特点的问题,避免过度复杂化

  3. 具备通用性和可移植性,对于类似的流程,只需要略作改动即可

  4. 有侧重的特定视角,如果涉及多方的业务,需要从一个特定的视角加予阐释

  5. 简单易懂

从描述上,L5流程有下面5个角度

  1. 工具:每个活动的工具载体,比如IT系统,或者手动进行(包括电子邮件、传真、电话等)

  2. 数据、文档:流程步骤中涉及的输入,数据和输出文档

  3. 参与者、组织:组织、团队、个人按照角色进行活动

  4. 时间:活动发生的时间,顺序

  5. 活动:流程中的行为列表和行为的结果

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    总结

    EPF的主要方法论就简单介绍到这边,需要强调的是,EPF的Owner一般都是业务人员或者系统分析师,而不是技术人员,所得到到L1-L5流程图,也都是站在业务角度的思考当前的流程以及可以改进的地方,并不是系统设计和系统交互逻辑。因此一般我们也称其为业务高阶方案。而技术人员需要根据这些业务高阶方案,编写对应的技术高阶方案,作为业务高阶方案的系统解决手段来与之对应。这个转换过程,也有一整套方法论支撑,可以留待以后再做叙述。


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