设计帐户段

下面是许多组织通过不同帐户段定义的公用实体：

• 公司：表示赢利性商业组织法人实体的一个段。

• 基金：表示具有政府或非赢利组织的自负盈亏帐套的财政和会计实体的一个段。

• 成本中心或部门：表示业务或机构的职能区域，如会计、设备、运输等的一个段。

• 帐户：表示“自然”帐户，如现金、应付帐款或薪金费用的一个段。

• 产品：表示由赢利性商业组织生产的产品（如磁盘驱动器、打印机电缆或磁带）的一个段。

• 程序：表示程序（如一所大学的奖学金程序、捐赠基金程序或年度奖励程序）的一个段。

• 项目：表示项目，您要跟踪其收入和费用的项目（如工作单、合同、或其它实体）的一个段。

• 地区：表示地理位置（如加利福尼亚北部、佛罗里达中部或纽约西部）的一个段。

• 分销渠道：表示产品到达客户的方式（如批发、零售、OEM 等等）的一个段。

   要确定帐户段需要，请执行以下步骤：

1. 确定捕获自然帐户的段，如资产、负债、费用等等。

2. 为您要报告的组织的每个维定义不同的“会计弹性域”段，如区域、产品、服务、程序和项目。

例如，您可能要按项目记录并报告费用。要执行此操作，帐户必须按项目对费用分类。您可以定义帐户包括“项目”段。通过执行此操作，您可以按输入的项目自动对所有会计信息分类，您可以轻易地报告项目信息。

3. 将类似的业务维归为一个段。您将可以获得一个简化和更灵活的帐户结构。

例如，如下所示，您仅需要一个段来记录和报告地区和区域。由于区域是简单的地区组，因此您可以通过定义每个区域为父项，相关地区为子项来轻易地创建地区段内的区域。在定义汇总帐户来维护帐户余额，并报告分层结构来执行区域报表时，请使用父项

 
方法便于重组。使用上一个例子，如果您要将地区 4 移至西部区域，则仅需重新定义父项即可将地区 4 汇集至西部区域。您甚至可以定义新组织结构的新父项并保留原组织结构以用于比较。
4. 考虑您在其它会计信息系统中跟踪的信息。如果另一个系统已记录并报告此信息，则无需捕获某些组织维。
例如，如果您需要按产品报告销售量，并且销售跟踪系统已提供此信息，则总帐帐户结构不必按产品对信息分类。如果您是使用捕获有偿计费工作分解结构的人工成本计算系统的政府或非赢利机构，则无需在帐户结构中捕获这些信息。
5. 标识将来可能需要的段。考虑组织和报表需要中的将来扩展和可能变动。例如，您现在可能不需要区域段，但最终您要计划扩展组织以覆盖多个区域。
请记住在设置期间建立灵活帐户结构比在将来试图更改帐户结构要更容易。
6. 确定每个段的长度。考虑计划要维护的段内值结构。例如，您可能使用 3 个字符的段来捕获项目信息，并对项目分类以使所有的“行政管理”项目均在 100 到 199 的范围内，所有“设备”项目均在 200 到 299 的范围内等等。如果发展 10 个以上的项目分类，则此段中的值将用完。您可能要将一个特殊字符添加至每段以备将来需要。
7. 如果您要在一个帐套内执行多公司或资金的会计，请选择余额段。您必须在帐户中定义一个且仅限于一个余额段。总帐管理系统会自动平衡此余额段每个值的所有日记帐分录，并且对定义帐套时指定的公司间或资金间帐户执行任何必要的公司间或资金间过帐。
8. 如果您计划维护和合并多个帐套，则要考虑不同帐户结构中的公用要素。考虑可以共享值集的段，或者将段从子帐套汇集至父帐套的可能情况。
9. 计划值集。为减少维护问题和保持帐套之间的一致性，您可以在定义多个科目表时使用值集。使用相同值集允许两个不同的帐套引用指定段的相同段值和说明。例如，自然帐户段中的值，如现金、应付帐款等等均可适用于每个帐套。理论上在设置新帐套时，您应考虑如何映射用于合并的新会计弹性域段。在普通自然帐户段在帐套之间使用时，将帐户余额从子帐套映射至合并实体会更容易。