1库存概述

    1.1库存定义

    关于库存的定义，APICS将库存定义为。以支持生产，维护，操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料和在制品，维修件和生产消耗品，成品和备件等”。狭义的定义是“往仓库里放东西”，更多的人比较认同：“库存就是具有经济价值的任何物品的停滞与储藏”这个定义。库存在一定程度上反映着企业的经营管理和运作能力，同时也在一定的侧面体现出企业的销售和物流流通状况，可以见微知著。因此，库存也往往是企业的重要商业秘密之一。

    1.2库存作用

    (1)囤积和保存硬实力。生产和销售类型的企业对产品应当保持一定数额的库存量，面对市场纷繁复杂的变化，尤其是商业中的不确定性因素和巨大的经营风险，保有一定的库存商品或产品是必然的选择。“库里有货，心里不慌”，例如：2008年的南方雪灾，企业的给养中断，给企业在管理库存的储备方面上了现实的一课。商场上风云变幻，风雨莫测，企业对市场的判断和评估，往往会出现失误、失灵，以不变应万变，以库存保有量来抗击风险和隐患，是不二法则，以求在关键时刻蓄势待发或厚积薄发。

    (2)调节的功能。企业在生产经营上，力求做到最少的投入最大的产出，所以库存还起到了一定的调节功能。企业需要根据计划进行采购和储备，但是往往是出现的情况，计划没有变化快。尤其是在流通领域和环节，需要库存来进行调节和平衡，来进行梳理。尤其是有效的沟通之后，来充分利用库存去调整生产关系，调和供求矛盾。库存是企业收支中的一个重要调节砝码，能够帮企业当好家。(3)对资金的占用起到平衡作用。库存的商品、产品、半成品以及原材料，都可以随时变现或间接变现。说的通俗一点，就是当家里没钱的时候，把家产变卖换钱。当然企业的库存产品都是一分钱，一分货，变现流通的交易是货真价实的，偶尔也会出现折价或涨价的处理、销售。库存也是战略储备，关键时刻可以应急，对资金的占用起到平衡作用。

    综上所述，库存在某些时刻、某种程度上、某种情况下就像是一个企业的战略储备，同时这种战略储备也不宜过多，需要进行流转和周转。而库存管理，则是决定着库存工作成败兴衰、直接影响企业发展战略的一个重要因素，因此做好企业管理中的库存管理，有着举足轻重的作用。

2 采购物资库存存在的问题

    2.1物资的验收入库

    物资入库在表面上给人的感觉是一项极其简单的工作，外行看来不过是点点数，称称重量，再检查是否完好，似乎很轻松，都是一些机械重复的操作。但其实却不那么简单。真正的行家里手，要从多角度、不同侧面，对物资验收入库采取多种办法和策略。不但要对采购物资入库要进行统筹安排，有条不紊的按照物品的位置进行合理安置，尽量做到一次到位。尤其是有入库的新品种，一定要严格审查、检验，全面的核实相关情况。对于进入库房的物资，相关的工作人员和丰管保管的责任人，必须认真的依照单据核对，石化企业物资入库验收单如表1所示。

 

注：①此验收单一式三联：分别交采购部、仓管部、财务保存和记帐。②此单前四列由保管员填写，进货单价栏由核价员核定后填写，总金额在验收后由保管员填写。待产品核对清楚，进入库房以后，要按照分类，进行细分，堆放整齐，按照有利于日后出库、清点的工作原则，加以区分，摆放。

 

    (1)单据书证检验。物资有关的供应方、接收方，相关的检验人员和责任人，在现场出具单据。重要的单据，必不可少的有：产品说明书、质量合格证、安全检测证明、卫生检疫合格证等。

    (2)按标准规定，需抽样进行分析化验的，由业务部门组织，并委托有分析化验能力的单位进行检验和试验。严格按照国家的法律、法规、政策、行业习惯甚至国际惯例来进行操作执行。

    (3)进口产品的检验和试验委托商检局进行。枪验／验收合格后，由验收员填写《验收单》，办理入库手续，进行接收。(相关单据保留齐全，以备日后查验)

    2.3物资的保管保养

    对物资保管保养的目的就是为了保持物资的原使用价值。保管员要做到在库物资标记鲜明，名称规范、数量准确、批次不乱、材质不混、规格不串、整齐清洁、帐物卡、资金必须相符，傲到无差错、无丢失。对出入库物资，要及时登记帐目、调整卡片，帐物处理要做到日清月结。帐目登一记要规范整洁，符合一记帐规则。

    物资的堆码应根据其性能、形状、包装等采用不同方法，其原则是：堆垛牢固，易于清点发放，保证物资质量完好，做到先进先出。易潮易霉的物资，要根据不同的季节和气候进行倒垛、凉晒。贵重、小件等易盗、易损物资必须入库内保管。物资存放应按着库存、架、层、位“四定位”、“五五摆放”的标准，做到标记清楚、摆放有序、布局合理、方便发放和盘点，符合安全要求。对所保管的物资应做好。“十防”：防锈、防潮、防腐、防水、防尘、防冻、防震、防霉、防盗、防火；确保库存物资达到“帐物一致”在保管物品的时候，严格制度化管理，严格遵循相关法律中的有关条款，使库存物资的管理真正清洁、安全，有效，能够为企业服务，召之即来，来则能用，质量完好。符合生产、经营需求。

    应当定期对相关的保管人员进行培训和定期考核、抽检，从思想观念上加强安全生产和细致服务的意识，在制度上帮助他们完善、建立正确的职业观和职业准则。千里之堤毁于蚁穴，因此要加强细节教育，隐患险于明火，安全在于防范，责任重于泰山。

    2.4物资的盘点

    库存物资的盘点一般在季、年末进行，管理部门要有计划、有组织的做好季、年库存物资盘点工作，加强季、年盘点的检查监督，确保库存物资盘点结果的全而真实、可靠。保管员要采用统一表格，据实全面填写盘点记录，并存档保管备查。必要时必须无纸化和纸面化进行双重记，以免电子版的记录丢失或遭受计算机病毒攻击而数据尽失。录盘点时发现问题，出现的差错和盈亏，要及时查明原因，分清责任，登记填表，上报领导审批处理。保管员应每月进行一次自点：一查点物资的质量是否变化-二查点帐、卡、物是否一致，单价是否准确；三查点堆垛是否合理和稳固，遮盖物是否严密，库房有无漏雨水现象等等。自点中发现的盈亏，要及时查明原因。

    验收单、领料单等有关资料，保管员要按月装订成册、妥善保管、定期归档。保管员还需据实填报公司指定的各种报表。报表必须准确、及时、规范。企业每年年终盘点后，有关人员要出具盘点报告。

    2.5物资的发放

    物资的发放应当遵循按章办事，按照规定的流程操作的原则，使得物资收支在管理上科学有序。同时，坚持原则，兼顾灵活。发放屋子最为重要的是商品或产品的种类和数量一定要仔细甄别，严禁出现因发放的偏差导致生产、销售的重大损失。物资发放的岗位，—定要选用耐心、细致的员工，具有良好的职业道德和职业操守。

    相关责任人员，一线操作人员，必须以高度的责任感、使命感来对待物资的发放工作。务必按照有关的规定，依据相关的票据、条款来进行操作，认真对照按照规定应当出具的契据和出库手续。发放之后的收尾和善后工作一定要细致周密，不能留下脏乱不堪的现场，更不能留有安全隐患。对于物资发放人员应当定期组织思想政治学习，学习国家相关的法律、法规，政策，还有进行相关的专业知识培训，不断提职业高水平。

    2.6物资的交付

    物资交付时，交接双方必须同时到场，现场进行确认，确认之后如果没有异议，双方应当签字、履行相关的手续，同时应做好相关的善后和收尾工作。如果对交接的物品，产生异议或不同意见，应当先有效沟通，协商处理，经过协商仍然无法处理，按照惯例或相关条款解决。物资交付之后的记录存档、备案也是十分重要，因为—旦工作过程中出现的隐患和违法、违规操作行为当时没有察觉，将来—旦倒查追究责任，相关资料和有关记录都要及时提供，以防不时之需