基于ERPⅡ的库存管理应用研究

手工记录仓库的物料/产品出入库时，容易产生账实不符的问题，例如：账面信息不能及时反应库存的变动情况；对于仓库中的状况，需要询问仓库管理人员；在制品的状态则需要现场考查，并在月底盘查才能知道物料的数量变动情况。手工管理导致数据延迟、数据信息准确率低，使决策者难以作出正确的决策，库存管理成本增加、库存积压等问题时有发生。互联网环境下，库存管理得到了很大改善，数据信息在企业部门间得到了共享，提高了一些业务处理的效率。然而，21世纪企业间的竞争，已不能局限于单个企业，企业要想获得更多的市场份额，取得更大的成功，需要企业的上下游伙伴的信息化水平与之同步，进而适应当今经济环境下的商业运作模式，ERPⅡ应运而生。

ERPⅡ的概念是Gartner Group公司于2000年继ERP之后提出的，ERPⅡ既是通过支持和优化公司内部与公司之间的业务过程来创造客户和股东价值的一种商务战略，也是一套面向具体行业领域的应用系统。ERPⅡ更加注重企业之间的协同商务，和供应商之间、客户之间、竞争对手等其他利益相关者之间的合作都可以纳入到ERPⅡ的业务框架中，这标示着企业信息系统应用进入了ERPⅡ时代。简氏就是这样的一家企业，通过对自身库存问题的研究，将ERP中库存管理模块进行了改进，开发出名为七栏帐的会计记账系统和可售数系统，在库存管理中发挥了很好的效用。因为该系统应用的成功，有好几家上下游企业都在应用他们开发的七栏帐，减少了企业间的对账时间，节约了不少成本，提高了工作效率。七栏帐和可售数系统虽然只是报表的形式，但却是一个门户，是连接上下游企业信息的接口。

通过该门户，大家可以清晰地看到企业间的交易全貌，有利于企业间相互监控物流和资金流。本文希望通过推广简氏七栏账和可售数系统管理库存的方法，让更多在库存管理中迷茫的企业找到方向，改善它们的业绩。

2 互联网环境下企业库存管理的弊端

制造业库存领域专家程晓华在制造业库存控制技术和策略系列讲座中提到库存管理主要解决“既要保证及时交货，又要提高库存周转率”的矛盾，要解决那样的矛盾就要运用先进的信息技术。在现代互联网环境下，企业库存管理主要存在无法在考虑客户需求的同时顾虑供应链之间的供需平衡；物料/产品的转移只能跟踪到企业内部各个部门，不能详细跟踪到供应商，甚至是更细致的部分；得不到客户及供应商的需求信息导致预测不准从而出现积压库存或短缺等问题。

另外，周柏翔、朱振东(2003)在《供应链下的库存管理在电机制造业中的应用研究》一文中表示库存管理的问题有：缺乏企业间协同的理念；企业陷入提升本身信息化水平而忽略与供应链上下游企业间的信息共享；不能及时交货等问题。基于库存管理文献的研究，作者发现随着供应链上各个企业业务的不断壮大，物料品种随之增多，仓库管理变得混乱，库存不断增加，给库存成本施加了很大的压力；同时物流数据难以追踪及监控，采购、库存数据的不规范极大地制约了企业的发展。具体体现在以下几个方面：

(1)供应商与企业的库存数据信息无法共享，货物与资金对账困难，无法协同。

(2)库存中的产品的冻结状态、已定货状态和自由销售状态没有得到足够的重视，导致发货出错。

(3)企业的可售数无法确定，导致产品积压或短缺，顾客销售订单得不到及时供货的满足，导致客户满意度低，降低了企业间的相互信任。

上述问题的解决需要靠先进的IT技术支撑，而运用协同管理理念的ERPⅡ系统能将企业间的数据信息集成，达到共享的目的，这样，企业间进行交易的准确性提高，货物、资金账目清晰，产品积压或短缺现象得到改善，货款回收快。另外，数据信息共享提高了预测效率，增强了企业间的信任度，相互监督促使内部管理规范化。

3 ERPⅡ环境下的库存管理

3.1 状态模式

所谓状态模式是指允许一个对象在其内部状态改变时改变它的行为。一个对象有多种状态，每一种状态也对应多种操作行为，但特定的状态对应特定的行为，没有重叠。对象的多种状态之间会因外界因素而相互变更，状态变更对应的行为就会相应转变为该状态下对应的可操作行为。

3.2 库存中的状态模式

库存管理面对的首要问题是检测仓库中产品的状态。产品状态主要包括自由销售状态、冻结状态、已订购状态。当产品的状态改变时对应可采纳的行为也会改变，如产品的已订购状态表示企业已承诺给车间生产用的订单或者是客户的订单，如果在一定期限内他们没有按照合同收取货物，或者有些货物一直没有进行结算，企业会将该状态的产品转为满足其他客户订单，即产品的状态变为自由销售状态。状态变更下企业对产品的操作行为反映了企业销售、生产、采购之间的密切联系。

3.3 ERPⅡ环境下如何管理企业库存

企业间仓库产品转移如图1所示，图中涉及到供应商、企业及经销商三方仓库。仓库根据采购计划单进行原材料的入库行为，原材料入库后根据一定的状态进行摆放，反映了供应商与企业的关系。企业仓库中的产品有两个去处：销售给经销商和供企业内部生产用，企业根据销售订单出售给经销商，根据生产计划单供应给生产车间生产使用，此时企业仓库中的产品就转移到了经销商和企业的生产车间。在ERPⅡ环境下，企业不仅能知道自己仓库中产品的情况，还能够知道供应商及经销商仓库中产品的情况，企业根据这些信息制定出适当的采购、生产、销售策略，保证生产与销售的正常进行，达到提高库存周转、增加销售额的目的。

通过对企业仓库中的产品状态进行操作事务的设置，应用ERPⅡ系统对产品的状态(产品状态包括自由销售状态、冻结状态、已订货状态)移动进行跟踪，从而统计出库存中产品的可售数、冻结数、已分配数。产品状态改变不仅反映了组织层次上的库存数量的变化，而且可以反映产品的价值转移。ERPⅡ系统中对产品库存金额的管理是基于库存中任何形式的货物移动，只要货物移动对库存价值有影响，就会在货物数量更新的同时对库存金额同时更新，这些都体现在企业财务的各个分类账中。因此，产品移动过程反映了采购计划、生产计划、销售计划的执行过程。

基于ERPⅡ的企业库存管理流程如图2所示，反映了企业仓库中产品状态变更及企业间交易关系。首先，供应商根据企业给出的采购订单发货给企业，进入企业的物料有三种状态：待检状态、退货状态及可供生产状态。只有可供生产状态的产品企业可使用，继而形成企业仓库中的产品。物料放在原材料区域，有些物料、备件既可供生产用也能用来直接销售，作为备品备件等销售给客户，因而在计算可售数时要考虑这部分原料。供应商与企业的交易往来反映在企业的应付账目上。企业仓库中的产品包括原材料、在制品和产成品，产品分为红色库存、绿色库存及黄色库存，对应的状态是冻结状态、自由销售状态和已订货状态。产品的不同状态对应可采纳的行为也不同：冻结状态表示已经承诺给客户及供车间生产用的，与企业内部及经销商有关联，这部分产品是不能动的；自由销售状态表示可以自由销售，用来满足新的订单；已订货状态表示有人预定了，暂时不可以动，但如果出现客户信用低或者有部分产品迟迟未跟企业结算，那么企业会将这部分产品转为自由销售产品，状态变为自由销售状态，已订货状态的产品部分可以用来满足新订单承诺。仓库中产品的转移反映了企业的生产和销售，根据这里提供的信息ERPⅡ系统可以计算出可供承诺的订单数，企业与经销商之间的交易往来对应的是企业的应收账目。

互联网环境下，企业记录交易往来的账目是一个二维账目，包括业务备查账目和会计账目，分别记录了实物往来和资金往来，账目中反映的物流和资金流的信息是分散的，如企业发出的货物、结算的部分，要想知道是否付款就要去财务处查会计账目。这样的账目不能全面反映企业间无论从实物还是资金上的交易往来，而在ERPⅡ环境下，企业巧妙地将二者集成起来，形成了一个总的会计账目，将货物与资金都反映在一个表格当中：前部分反映货物的转移状况，后部分反映资金的支付情况，使得企业间交易往来账目一清二楚，非常透明，如果出现了问题也能够及时跟踪到相关负责人，明确了权责，提高了交易成功率，为企业节约了经营成本。业务备查账目反映了企业的货物往来，会计账目反映了资金往来。对应实物方面，与库存中产品状态有关的具体项是待结的项目，企业与客户进行货物交易，客户会进行一部分产品的结算，一部分产品没有结算，没有结算的产品放在待结栏，这部分产品的状态是已定货状态，是黄色库存，暂时是不可以动的，当客户迟迟没有跟企业结算，或者企业的信用度低，企业会将这部分产品用来满足其他订单需求，产品变为绿色库存，成为自由销售状态。根据这一变化信息反映到可承诺供货数量系统中，计算出新的可承诺供货数目，据此企业对应的销售策略就会更改了。

ERPⅡ中的可承诺供货是根据企业的库存系统和计划系统开发出来的，它是如何在仓库管理中起作用的呢？可承诺供货(ATP)是指企业根据库存状态处理可承诺给客户交货的数量和时间，满足客户订单和交付能够准确排定。ATP的计算过程为：期初库存加上计划接收量，然后减去下一个计划接收量之前的实际订单。计划接收量是指已经分配给生产部门或供应商的订单，即仓库中自由销售状态的产品加上冻结状态的产品减去已定货状态的产品。可承诺供货系统包括了产品的三种状态，根据状态模式记录了每种状态下的产品数量。因为已定货状态下的产品也有可能变为自由销售状态，所以企业在计算这部分产品数量的时候，就会参考到会计账目中的企业待结货物数目、企业信用记录等信息。运用ERPⅡ系统的分类账和可承诺供货系统进行库存控制，仓库中的库存数量可以得到准确的确认，企业间的库存信息可以实现共享，企业间对账方便了很多，提高了销售效率，降低了很多潜在的风险。

4 实例应用

文中介绍的ERPⅡ环境管理库存的方法在简氏得到了很好的体现。简氏电器原来主营小家电产品，后来主要生产紫砂炊具，随着业务的不断壮大，库存管理开始变得混乱，于是，简氏从2004年开始应用金蝶ERPⅡ系统中的采购管理、物流管理、生产计划管理等模块，通过几年的努力，简氏建立了统一的编码体系，一物对一码，实现了采购、生产、库存数据的一致性。库存模块与条形码系统结合，使得产品出入库都可以及时追踪，从而精准地反映出库存的变化。简氏从引入ERP发展到现在的ERPⅡ系统十余年，经过艰辛努力与不断探索，开创了新的会计记账方式，名为七栏账，即将分类账户集成起来，将业务信息与资金信息集成；同时结合库存、计划系统开发出了可售数系统，即上文介绍的可承诺供货系统。可售数系统的开发使得简氏将准备发出的货物跟货物的减少等同起来了，有效地做到了账实相符，降低了库存管理成本，明确了库存的产品状态，根据不同状态及时作出销售策略调整。简氏运用七栏帐跟可售数系统，很好地管理了企业的库存，取得惊人的成绩。具体是如何实现的呢？关于七栏账的账表如表1所示。

下面作一个简单的比较：在没有七栏账的情况下，期末会计账面反映该客户欠款是20，按照会计原理和税法规定只能反映是20，也就是说账面余额20是无可挑剔的正确数据，但与客户真正的交易总欠款50相差甚远。双方企业关心的是过去的交易或事项形成的往来总欠款，而不是按照会计制度核算的账面余额，因此，在没有七栏账的情况下，会计账簿的作用受到了很大的限制。有了七栏账，会计信息得到了根本改变，企业可以清楚获悉全面完整的交易往来全过程的信息。如在上述账簿中，企业可以知道发了多少货，结算了多少，尚未结算的有多少，客户欠企业多少款。企业最关心的是账表中待结栏的产品，此栏中的产品状态是冻结状态和已定货状态，已定货状态的产品迟迟未能得到客户的确认而进行结算，企业会将这些待结的产品通过办理退货手续作为自由销售状态的产品来满足其他的订单要求。其实，企业与供应商的交易往来反映在应付七栏帐账表中，原理是一样的，因为他们具有镜像对称性。这是七栏账与会计账簿的比较。

其二，七栏账与备查账的比较。上述已经说明了会计账簿在核算上受收入确认问题的限制，致使往来信息不完整，仅仅是对结算后的业务进行了反映。为了能够总括反映往来全貌，不少企业采用对“发货数”和“收款数”两个环节进行备查核算的记录方式。如上例，发货100－收款50＝50欠款，貌似反映了真实的欠款数，其实此50欠款与七栏账反映的总余额50，是完全不同概念的数据。备查账反映的50，尽管总量上似乎是正确的，但其中还包含着债权债务尚未依法成立的待结数30(备查账还无法明确这个30)，待结数30不是真正的往来，要收取该30欠款，销售方至少还应当支付相应的流转税作为代价。这样一来，备查账又将真实的往来摘糊涂了，因备查账不能正确反映待结数，待结数就有失控的可能，即待结数也将给企业带来重复纳税的可能。但七栏账恰好彻底地解决了这个问题。

其三，七栏账在ERPⅡ中能够淋漓尽致地得到应用，简氏首例启用七栏账系统的案例，佐证了往来核算质量得到了翻天覆地的改善。不仅如此，七栏账通过会计技术处理，一样纳入到会计总分类核算之中，对此，本文不作深入研究。

这一信息反映到可售数的计算当中，从而动态、准确地计算出可售数，改进销售策略，最优化接收订单，以及解决生产、排产的调单问题，实现存货盘活、加快货物的周转速度，因而提高了企业的销售效率，实现了订单交易与库存管理的同步。在这两者的相互配合中，七栏帐中待结栏的产品是非常灵活和重要的一栏，为企业做订单承诺时起到一定的缓冲作用。引出“可售数”这一新概念，绝不是标新立异，它在高效的存货管理中起到了不容否定的作用。可售数和实存数就像两个轮子一样从存货动态中不同环节上反映其变动状况，它们进行着独立的、周而复始的运算，反映的却是同一的存货整体。两组数据分别担负着不同的功能，在ERPⅡ中，销售部门采用了可售数，大大提高了发货质量和效率，通过随时阅读《商品可售数动态日报》可以调整短期销售策略；仓库部门阅读实存数，能够检查经管的商品是否正确，借以划清经管责任。可售数与实存数由于存在空间、时间的双重差异，始终不能恒等。相等是有条件的，不相等是绝对的，但是不相等并不意味着两组数据是相悖的，只是可售数将实存数在时间上前移到审核客户订单时实现早知道未来的实存数，因而又是同一的。它们之间的关系如表2所示。

5 小结

互联网环境下，企业各自有一套库存管理方法。然而，在日趋广泛、激烈的全球化产业链竞争环境下，催生了诸如协同、共赢等流行的协同商务模式，故企业库存管理各自为政的局面就要靠先进的IT技术来打破了，IT技术的有效支撑对企业的良好运作起到了很大的作用，ERPⅡ是可以帮助企业与企业共同发展的工具。本文介绍了简氏可售数系统——定义了库存产品在冻结状态、自由销售状态和已定货状态下可采纳的行为，这些行为和状态会随客户信用度、制度改变、策略变动等因素的变化而产生相应的改变——以帮助企业准确预测可售数；另外，引进七栏账的概念，所谓七栏账是指在传统二维账簿基础上经过改善后的一种新的会计记账方法，它要求将货物移动与价值转移都集成到一个表格当中，将信息反馈到可售数预测中。七栏账和可售数系统的完美配合使企业间共享信息，提高库存管理效率。研究表明，基于ERPⅡ的库存管理能够促进企业生产和销售的正常进行，解决企业长期以来货物、资金对账困难等问题，提高交易准确率，降低库存管理成本，为企业赢得利润。本文旨在推广一种规范化的内部控制方法，使企业间相互监督物流和资金流成为可能，为实现共赢打下坚实的基础。