实施SCM系统项目是个极为复杂的过程,包括对项目的立项授权、需求分析、软硬件的评估选择,以及对系统实施进行全面管理和控制。图1为系统实施流程图。一个典型的SCM系统项目管理通常要经过项目调研、项目计划、系统实施、项目评估及更新、项目验收等不同的阶段。在这些阶段中,系统实施无疑是历时最长且最为复杂的过程,系统实施阶段能否成功直接决定着整个项目的成败。因此值得给予高度的重视。
系统实施就是根据项目计划,和客户一起对项目进行需求分析,制定项目实施方案,并根据项目实施方案对系统进行设置、维护,最后通过模拟数据和客户的历史数据对系统进行检验测试,以最终达到上线运行的目的。为了使此阶段得以有条不紊地实施,将系统实施阶段分为几个关键步骤:
(1)软件安装调试是在一定的硬件和网络条件下,进行软件安装调试。它是系统实施的第一步。是以后项目实施的基础。这里要能保证系统的正常运行,以免在实施过程中出现系统错误影响实施的进展。
(2)制定具体的项目实施计划。项目实施计划用来保证项目按照步骤有条不紊地进行。是项目实施的一种详细的安排。一个良好的项目实施计划可以用来指导今后日常工作,及时解决实施过程中出现的各种部门协调、人员沟通、技术支持等问题。在项目实施计划中我们需要对项目进程安排有个详细的说明,不仅要说明在具体日期需要实施的具体模块,如:何时建立账套、何时进行系统的基础设置、何时进行会计科目设置等。还要说明需要参加的具体人员。在此阶段要提交项目实施计划书,同时定期编写项目实施报告用来记录项目进展情况。
(3)在系统得以安装并能正常运行的基础上,根据项目具体实施计划对用户尤其是用户项目组成员进行应用培训,使其对软件功能、操作流程、处理方式以及数据格式要求有进一步的了解。其培训应该包含三个层次。一是对管理层的培训。包括公司总裁、部门经理等,培训内容包括SCM基本理论、BPR基本理论等,在SCM软件如何满足企业管理需要方面达成共识;二是对关键用户的培训,包括财务、业务、人事等部门人员,培训内容主要是软件的使用等;三是对企业项目组成员的培训,包括项目实施方法、计算机知识、管理理论等知识。
(4)管理规范化和资料规范化,这是系统实施过程中一个十分关键的阶段,因为SCM系统有助于企业从经验管理到科学管理的转变,科学管理的前提是管理的规范化和资料的规范化。缺少规范化,SCM系统将建立在流沙之上,不可能成功。
(5)根据企业管理需要,结合软件功能对系统进行灵活设置,使软件能更好地配合企业的业务。系统设置的过程是管理咨询工作结果的体现,是管理规范化和资料规范化的体现,也是系统能否最终得以正常稳定运行的关键。其设置应该在软件厂商/管理咨询公司的帮助下,在外部专家的指导下,由企业内熟悉业务和计算机应用的骨干人员完成。
(6)根据模拟数据和客户的历史数据对系统进行试运行,主要用来检验系统的稳定性以及系统设置的正确性,是对新系统进行的试验性检验。这里一定要注意新系统的工作结果是否正确,运行是否可靠稳定,并在试运行过程中要逐步完善系统功能。
(7)根据项目具体实施计划和系统试运行的结果召开项目总结会议。此会议的召开应由企业的项目领导、各业务部门的领导以及实施咨询人员参加。在会议中大家充分讨论,对前段工作进行总结,协调解决实施过程中出现的各种问题,并安排下一阶段的工作重点。
(8)最后要提交项目进度汇报及相关实施文档。我们对实施过程进行全面文档记录和管理,记录系统实施过程中出现的问题和解决方法,以备将来参考。对重要的文档报送项目实施领导委员会和所有相关的实施人员,这里应该包含项目计划书、实施方案、实施报告、培训报告、测试报告等。
以上是系统实施阶段的8个关键性步骤,希望能引起我们的注意。系统实施是SCM系统项目实施中历时最长且最为复杂的环节,对整个SCM系统项目实施有着决定性的作用,从项目的开始我们就必须给予高度的重视,以保证整个项目的成功实施。
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