ERP系统如果没有基础数据的支持就成了无源之水无本之木，是无法运行的。如果支持系统运行的基础数据是错误的或不完整的，那么系统运行后也只能得到错误结果和不完整的信息。因此，基础数据的准备可以说直接影响到系统能否正常运行，不可轻视。

对于基础数据的收集要求就是完整和准确，那么，究竟要准备哪些数据，又如何收集才能达到完整和准确的要求呢？根据我们实施ERP的经验，以下提供一些参考借鉴。

一、基础数据支持各自子系统的同时又满足系统集成性的要求

ERP系统通常以物流、财务、制造三大体系为主，各个体系又分为若干个小的子系统，同时三大体系及其下层子系统又是一个互相集成的整体。因此我们应该根据不同子系统的功能要求和满足系统集成性的要求来准备数据。

我们以库存管理子系统为例来说明该系统的基础数据准备对该子系统的支持以及对整个ERP系统的支持作用。库存管理系统作为整个物流、制造体系的基础，一般放在物流体系中，库存管理中的相关基础数据准备尤为重要，它是系统能够良好运行的保证，也是充分发挥ERP系统功能――如运行MRP计划、进行预测操作等的前提条件。库存管理不仅应该确保信息准确，满足客户和市场的需求，还有一项重要任务是控制库存存量，加速库存周转，降低库存资金占用，从而降低库存成本。

1、物料数据

(1)物料定义及编码

根据ERP系统的通用定义，“物料”是为了产品出厂，需要列入计划的一切不可缺少的物的统称，不只是原材料或零件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料，甚至还包括工程工具、劳保用品、能源等等的一切物料。

ERP系统要利用计算机的处理速度和处理容量来处理大规模的数据，因此数据必须规范化编码，便于计算机识别和检索。对物料进行规范化编码是为了对物料进行高效、有序的管理，同时，有了规范化的物料编码也便于在系统中对物料进行分类、检索与统计，以及物料信息的交换与共享。

(2)物料数据设置

在ERP系统中，物料最主要的数据都存储于物料主文件中，该文件集中反映了物料的各种参数、属性及相关信息，如物料编码、名称、分类、计量单位、计价方式等等，因此最先要设置的是物料主文件。所有要在系统里使用的物料都必须先在物料主文件里建立记录，以便进入该文件后都可以查到。

一般的ERP系统，每一条物料数据都提供了许多关于该物料的描述参数，用户并不一定对每个参数都要设置，只要设置那些系统运行时必需的以及对自己进行物料管理时有用处的参数。进行物料数据设置时，有些字段的内容必须由用户自己先定义后再从中进行选择。另外一些字段的内容则可以系统提供的可选项里进行选择。对于没有可选值的字段内容，用户在建立物料记录时按实际值输入即可。

物料主文件的记录建立后，才可以在其他数据文件里创建相应的物料数据。

2、仓库数据

(1)仓库设置

库存管理经常用到的物料操作都是基于仓库和库位的，企业所有库存事务涉及到的仓库，包括厂内外、租用和销售网点的库房，都应纳入系统，明确定义。定义仓库和库位是企业定置管理的重要内容。

在设置仓库时，要先定义仓库的类型。在制造业企业，一般可以设置的仓库类型有：材料库、产品库、半成品库、副产品库、废品库、配件库等。仓库数据的设置，可以根据仓库的不同类型来进行，同一种类型也可以根据不同的需求设置多个仓库。

(2)库位设置

设置库位前，可以先对整个仓库进行分区，即设置库区。在ERP系统中，库区的设置主要以物理方位进行，如东、西、南、北区，或者根据实地的划分，按顺序来分区。

库位就是指仓库中物料存放的货架，在库区中按地点和功能进行划分，来存放不同类别或处于不同状态的物料。如物料质检前后应该分开存放，就要设置两个库位来区分。库位的设置，可以方便仓库中对物料的组织，以及出入库时对物料的管理。

每个仓库都可以设置自己的库区和库位。在设置库位时，有一个实际库位与逻辑库位的问题。实际库位是指在工厂仓库中实际存在的库位，比如一个个的货架，可以当作库位。逻辑库位是系统中虚拟设置的库位，在仓库中并不一定有，或者库位的编码与实际的情况没有一一对应，只是考虑到进行库存管理时收发货的方便，以及销售分配的合理性而设置的。当然，在实施ERP时，库位的设置最好是与实际情况相符比较合理，因为这样使库存管理更真实，否则库位对于库存管理来说将是一种“黑匣子”的操作方式。