在许多企业内容管理软件系统里，工作流都是标准的功能。在某些情况下，它可能会被市场化定位为流程管理，因此理解其不同是很重要的一件事情。作为对比，BPM工具套件（BPMS）包含有工作流，在额外功能需要之时应该被使用到，因此它一般包含在大部分的案例管理应用之内。
本文用一个简化的购买订单流程作为例子，检查了传统工作流与BPM的不同。
什么是工作流？
非结构化的内容—通常是纸质文档的电子替代品，在业务中有着特定的生命周期。在这个例子里，我把生命周期定义为一段内容对业务运营有用的一段时间。非结构化内容的例子可能是一份购买订单的电子图像，许多业务均使用的公共文档等等。电子文档在业务的不同工作者之间流转，许多工作者需要引用这些文档来完成其工作。工作流可定义为在其生命周期内一段内容被路由所包含的步骤。
作为工作流操作的一个例子，让我按们步骤来走查一遍一份购买订单业务流程的工作流。如果你跟着一张购买订单在生命周期所经历的步骤走一遍，你就能更好地理解工作流究竟是什么。在本例中，请想象一下一家办公室设施供应商接收到了一份要求新的办公设备供应的订单。
如果收到的是一份纸质文档，这份购买订单将先被扫描，然后该购买订单的一幅电子图片会被创建出来（或者，可能它已经作为PDF文档或通过电子数据交换EDI传输过来）。这是购买订单文档工作流的第一步。图片被送达订单输入文员的工作队列处等候处理。通过浏览该图片，文员把产品和数量输入到企业资源计划（ERP）的订单处理应用系统中。装运人员则完成来自于ERP系统的订单，但他是登入到内容管理系统，在里面通过复核原始购买订单来确认装运。装运人员然后将购买订单导向到财务部门，财务人员电子化地将订单标记为完成，更新客户发票号相关联的文件，并把该图片保存5年。
这个例子显示了工作流作为在流程中穿越的纸质流的自动化过程。我们没有物理地移动纸件文档，相反，我们通过一序列的工作任务电子化地移动该纸张的图片。现在，我们来看看BPM可以如何对该流程加以改善。
什么是BPM？
BPM既是策划业务流程的基础，也是持续优化业务运营方式的商业规则。为了满足全面的BPM需求，需要一套集成的业务流程工具（BPMS）。BPMS可对业务流程进行理解、自动化以及优化。对文档进行路由只是BPM其中一个元素。让我们再次回顾一下购买订单的例子，不过这一次我们是以BPM为背景。工作流的目标是按预设的次序以文档图像的电子化移动来替代文档的物理移动。BPM的目标是从总体上进行业务流程管理，并利用以流程为中心的技术对其进行优化。
BPM始于对已有的业务流程进行定量分析—也即业务流程分析（BPA）。为了实施BPA，首先你需要确定已有流程的基本特征。这一基线是通过发现业务流程的当前状态的细节来确定的。发掘出当前状态之后，第二步就是开发出一个对未来状态加以改进的流程设计。通过理解当前流程状态的属性，并捕捉问题或改进机会，业务分析师获得了对需要进行哪些改变以优化流程设计的理解。当BPA工具成为BPMS的一部分时，建议的流程设计就可以被直接导入到流程设计器或建模界面里，并进行业务逻辑的配置。
假设用这个购买订单例子办公设备供应商已经完成了对已有的订单输入流程的分析。分析确定，订单输入流程可通过消除不必要的活动并自动化其他的一些活动来加以合理化。在业务分析师将新的流程提交给开发部门实施之前，新的设计要进行模拟仿真。进行模拟是为了确认新流程将如何执行。通过各种不同的“如果…怎样”的场景模拟，订单输入流程及资源分配不断进行变化，直到设计好优化的流程。开发部门然后用新的流程设计创建出新的订单输入应用。
现在，当办公设备供应商接收到一份购买订单，它马上就扫描。来自纸质文档的特定的信息被自动识别并析取出来。相对于工作流，BPM的一个明显的优势是，它可以集成已有的应用，并通过精心的设计与那些应用进行交互。
BPM系统将从扫描的订单上析取出来的客户信息与客户关系管理系统（CRM）上的数据进行比对来进行验证。基于新的订单输入流程，如果购买的订单来自于新客户，BPM系统就把客户信息添加进CRM系统数据库中。这个在系统之间的自动化步骤被证实节约了时间和金钱。使用BPM的另一个好处是办公设备供应商现在可以直接接受网上的订单。对与已有应用的交互进行精心策划，并与之集成是BPM相对于工作流的关键优势所在。
BPM软件连接了其他系统上的那些需要通讯但又没有集成进来的点。比如说，从购买订单析取出来的产品信息可以直接录入到订单管理应用。类似的，在产品被打包送交客户之后，BPM系统可以将运输和投递的状态信息传给客户通信应用，由该应用发送提醒性质的、个性化的电子邮件以及信函通知。
利用BPMS，办公设备供应商也可以监控每一份订单的处理流程以及新订单输入应用的订单处理趋势。供应商实施了业务活动监控（BAM）来跟踪动、订单状态及异常情况。当订单出现问题需要人工干预时，BPMS可以把必要的人工步骤编排进来去解决相关问题。具备协作工具的BPMS可以更有效地在以人为基础的流程和以系统为基础的流程之间迁移，以确保流程的平滑流转。BAM模块现在则可以根据需要统计性地跟踪整个订单输入流程的生命周期，从订单接收开始，到订单实现为止。
结论
BPM被误以为是更先进的工作流，或者被视为工作流，这一点可以理解。许多公司以内容管理的实施开始，其目标是减少纸质文档的使用。随后进入企业内容管理（ECM）实施阶段，以受控的电子化文档影像替代物理文档的搬移。这就是工作流。BPM提供了比电子化文档搬移更多的东西：这是一个以技术为基础对业务流程进行理解、自动化以及优化的方案。复杂的业务流程是人员活动和自动化活动的混合。
当用户执行人工活动并与BPM应用进行交互时，接口界面应当是直观、灵活、开放的，这种直观和灵活应该可以让用户能利用自己的判断做出决策，而开放和灵活则应该可以让用户要么直接与之交互，要么可以利用其他应用如电子邮件与之进行交互。流程编排包括了与已有的后端办公应用的集成。任何应用都可以设计为可相互对话，但这种对话要达到哪种层次的效果呢？你需要写代码，还是只需简单地配置流程模板就能进行应用集成？
无论你使用的是工作流还是BPM，重要的是降低总体的环境复杂性，通过使用单一的、集成的平台，以足够灵活的方式编排任何类型的流程，以足够开放的形式容易地与其他应用集成，且具备足够的健壮性，可从小规模做起，扩展到处理大规模的业务。