企业办公系统建设及应用通常存在的主要问题
通过对多个企业办公应用系统的调研、分析，我们认为多数企业办公系统的建设和应用不同程度地存在以下需要解决的问题：
?        缺乏合理的总体规划、技术方案不完善。
?        存在不同技术路线和技术平台，直接增加了总体的建设和应用费用。
?        面对各种产品定位不同、系统功能各异、品牌繁多的办公软件产品，不知如何选择。
?        定制化需求实现周期长、成本高，导致办公应用的需求得不到及时满足。
?        集团型企业内办公应用需求重复度较高，但没有较好地实现应用系统或模块的复用，存在重复投资。
为了改善办公应用系统的建设质量和应用效果，梳理系统建设思路，需要从系统组成、需求及定位等多方面进行分析。

办公应用系统的组成
从“协同办公”的视角来看，协同办公系统完整的架构通常包含5个层面：展现层、协同交流层、业务应用层、开发平台层、基础平台层。

协同办公系统的不同层级可以由一个厂商的产品组成，微软或IBM都有完整的解决方案，也可以由不同的产品组合搭建而成。
尽管“社交化办公”是大厂商协同办公产品的演变方向，但受限于企业管理理念的差异，国内绝大部分企业在社交化办公的成功实践还较少，仅在部分知识密集型企业和跨国企业有成功案例。由于社交化办公的价值是在改善沟通方式、提高沟通效率的基础上提高工作效率，而国内企业的需求大部分还处在业务规则的实现上，认为基于社交的办公模式不如基于流程的办公模式可控制、可管理，社交化办公的应用还不会广泛。同时，由于智能手机、平板电脑的普及，“协同”的方式也在快速演变，社交化办公模式还在变化。
因此，目前企业办公系统建设的思考重点主要是业务应用层的实现。
(有关协同交流层以及“社交化办公”建设和应用的思路，我们将在以后进行讨论)

办公应用系统在企业IT架构中的定位
如果问办公系统的用户，办公系统的应用范围是什么？可能获得最多的回答类似于“主要是办公室的职能”、“应该就是行政办公的范围”。事实上，我们考察不同企业的办公系统的应用范围时看到，大多数办公系统应用覆盖的职能范围十分广泛。涉及行政、人事、财务、党群、生产、销售等各个方面，并没有明确的职能范围。
从办公应用的建设方式来看，我们可以发现一个比较重要的事实：ERP、CRM、eHR等系统通常是采用产品套件进行实施，核心的业务规则在产品中已经具备，而大部分办公应用的业务规则是在系统的定制开发时实现的。在小型企业中，通常受预算和能力的限制，在进行需求简化后，往往选择已具有常用应用模块的OA产品。但随着企业规模扩大，信息化需求会越来越复杂，也会要求进行大量的定制开发。
尽管办公系统经常被看成是企业员工使用管理信息系统的第一入口，但从企业信息化整体的技术架构视角来看，办公系统重点关注在业务应用层面，门户、服务总线、BPM、用户身份认证、内容搜索引擎等技术功能通常应该由相应的专业产品实施、搭建。
由此，我们可以把办公应用系统的边界划分的比较清晰。

办公应用系统的需求功能类型
通过对大量的办公应用系统或模块的分析，我们总结办公应用的技术功能特点主要有4类：

通常情况下，办公应用需求没有复杂的业务逻辑，不需要采用专有的信息处理的技术能力。比如一般不进行地理信息处理、数据挖掘、大型树型结构数据的处理、财务帐务形式的数据处理等。
在这4种功能类型之外，还存在一个应用的功能同时具有两种类型或三种类型的情况。比如流程协作+台账管理、流程协作+文档管理、流程协作+文档管理+信息发布等。
经过长期建设和应用的积累后，通常可以看到办公系统中流程协作类应用比重较大，占比可能超过50%；在没有统一建设文档管理系统或知识管理系统的企业中，文档管理类应用占比可能超过30%。

办公应用系统的需求来源
从办公应用的需求部门及应用范围来看，可以分成三个不同的需求目标。

不同的应用范围、需求重复程度，带来不同的质量要求、功能要求和管理要求，建议企业对此采用不同的建设策略。

办公应用系统的建设和应用的主要改进建议
1）选择办公应用的开发平台，首先关注流程管理、文档管理、台账管理的功能实现能力。
通过较强的开发平台快速满足定制开发的业务应用需求。
2）集团型企业应统一办公应用的技术路线，并应进一步实现统一的开发平台，完善开发平台的技术水平。
收益1：通过统一的开发平台可以落实信息化管控要求
?        推动信息化管理体系、技术体系的标准化，有助于落实开发和运维的标准和规范；
?        强化信息安全；
?        提高技术自主可控程度；
?        保障协同办公应用信息系统建设、运维的质量要求。
收益2：通过统一的开发平台为集团成员企业提供信息化共享服务
?        总部信息部门可以在技术、开发和运维方面发挥作用；
?        发挥总部技术优势，快速引入新技术，降低技术门槛；
?        提高办公应用信息系统建设、运维的质量水平；
?        推动信息资产的共享与复用；
?        直接降低系统采购成本；
?        降低办公信息化的总体投入。
3）集团型企业应建设办公应用“商店”，促进复用、减少重复建设、提高应用水平 
针对办公应用存在较多重复性开发、优秀的应用没有推广机制的情况，应梳理出重用需求较高的应用模块，选择效果好的应用实践进行模板化的集中建设，采用办公应用“商店”形式进行推广与使用。配合应用“商店”集团建立激励机制鼓励各级用户单位的应用创新。
办公应用“商店”的主要特点：
?        各级用户单位都能够看到各应用的介绍、管理理念、评价、改进意见、使用经验；
?        各级用户单位都可以参与评价、提出改进意见、发表使用经验；
?        各级用户单位可以按需随时选择使用“商店”中的应用；
?        “商店”中的应用应具有较高的需求适应能力，并具有用户自己配置和管理的能力。