企业在产品研发过程中都会按流程分阶段来进行其工作,IPD作为一个验证为高效的、完整的、可操作的产品开发模式,把产品开发的过程分为:概念、计划、开发、验证和发布五个阶段,对每个阶段都梳理出其相应的阶段流程,清晰定义过程中相关角色及活动,以下就流程的一些概念的关系作简单的说明。

活动与角色:

活动是流程的最基本单位,但如何定义活动,关系到流程的层次。也就是说层次越高的流程,其中的活动包含内容越多,甚至可以进一步细化,使之成为流程。而在最低层次的流程中,活动甚至可以代表动作。一般认为活动是由单个角色(人或团体、部门)完成的,它不需要进行其它活动的转换。

角色是活动的执行者,作为流程四个组成要素之一的角色,看似简单,但它与活动存在复杂的关系,传统流程设计和优化以活动为中心,关心的是活动转换的合理性,通过调整活动的物理关系和逻辑关系,使企业中各种资源得到最有效的利用。然而企业的环境已发生巨大的变化,管理活动的执行者,角色与角色之间的关系对流程的产出具有重要的意义。角色已不单单是参与人或部门,它是根据参与者的技能、能力等要素,对参与者的分组,一个参与者可能担任多种角色,一个角色也可能代表多个部门。

流程与部门:

社会生产力的提高受约于社会分工合作的发展,在产业链上的分工产生了企业,而企业内部的分工产生了部门。由此可见部门的出现源于企业按职能划分活动的意图,体现的是一种分工的思想。而分工过度导致的是部门之间的隔绝和各自为政,破坏了企业中的“合作”。企业活动“只见树木不见森林”,导致企业整体运行效率下降。

而流程恰恰是要求通过一组活动的形成产出,关注的是每一个结果和如何实现结果。因此流程的运行往往要涉及多个部门的合作,形成跨部门的活动转移。在IPD的模式中,跨部门团队的组织形式,角色的概念取代了部门的地位,一个角色可能是一组相关部门的职能集合,该角色要负责并主动协调相关部门资源完成某一特定活动,这也是IPD流程体系与传统流程体系的重大差别。

流程与制度:

明确的了流程与部门、角色的关系,也就比较容易理解流程与制度的关系了。制度在于保证同一类活动执行的规范性,和部门、角色在其中的职责。从这一点说,制度和部门、角色密切相关。往往是不同部门、角色制定与各自活动相关的制度。而流程可以看作是确保活动的协调配合。简单的来说,制度是让人“正确地做事”,流程是让人“作正确的事”。

流程优化与再造:

流程优化有各种定义,一般的理解为流程优化是通过对现有流程中非增值环节的剔除和活动关系的调整,提高流程的运行效率和产出质量的一种管理改进活动。可见优化是以现状流程为基础的升级工程。而流程再造是“彻底分析流程,并予以重新设计,在各项指标上实现突破性进展”。后者对许多现有流程进行去除,或将某些长期存在的流程彻底推翻,这种方式对企业的影响远远大于优化,虽然再造的效果更明显,但失败的风险也很大。

流程优化中的一些问题:

流程优化不能很好地推行,主要原因在于管理层没有危机意识,习惯按部就班的工作状态,对变革缺少动力;高层缺少变革的决心,为保持队伍稳定不愿对组织进行大的调整;或对优化之后的工作认识不足,无暇顾及流程的管理和持续优化工作;还有重要的原因,即没有组成对企业流程管理负责的部门,流程优化问题无专人过问。

为实现流程优化,必须针对上述问题加以解决,此外利用IT工具将流程电子化,也是固化流程以及流程优化成果的有效措施。