传统的财务管理系统主要是用于事后核算,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,其信息处理一般又都是对手工会计职能的自动化,系统的结构是面向任务和职能的,难以满足对企业业务流程的监控和与其他系统的高度集成。

ERP中的财务管理系统将资金流和物流进行高度集成,实现财务管理从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、全球化财务管理支持的转变,以便对全球市场信息做出快速反馈,降低各类经营成本和缩短产品进入市场的周期,提供强大的财务分析和决策支持能力,获取丰富的战略性财务信息。

ERP系统在财务管理中的应用

(一)采购付款循环中的物流和资金流的统一

ERP的执行过程是从采购活动开始的。采购部根据物资需求计划采购,采购回来以后,经质检部门验收入库,录入库存系统。此时,库存增加,同时应付账款也增加(或现金减少)。通过ERP的会计界面,生成会计凭证,过账后在总账系统中同时更新应付账款和存货账户。从而在采购付款循环中实现了物流和资金流的统一。

(二)生产循环中物流和资金流的统一

生产车间根据生产订单从仓库中领取原材料,此时,存货减少,而生产成本增加。通过ERP的会计界面生成会计凭证,过入总账,更新相应的会计科目数据。加工完成,生产出可以向客户销售的产品并入库,通过ERP的会计界面,声称会计凭证,过入总账,减少总账模块中生产成本账户的金额,增加存货账户的金额,实现了生产循环中物流和资金流的统一。

(三)销售和收款循环中的物流和资金流统一

销售部门接到客户的定单,通知仓库按照订单向客户发货,库存减少的同时,应收账款增加。通过ERP的会计界面,生成会计凭证,过账后即可更新应收账款和存货在关的金额。以后收到客户付来的货款,通过ERP的会计界面,生成收款凭证并过账,总账系统中的现金和应收账款两个科目的数据同时得到更新。从而在销售和付款循环中实现了物流和资金流的统一。

实施ERP对企业财务管理的意义

(一)ERP系统扩大了财务管理的内容

ERP扩大了财务管理的内容,传统工业经济时代,经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产。而知识经济时代,企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高。然而,由于无形资产确认、计量的困难,传统核算型软件受到很大限制,进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外,还包括供应链管理、人力资源等系统,可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测,丰富了财务管理的内容。

(二)ERP系统突出财务管理的整体性

ERP系统突出了财务管理的整体性,ERP系统除了提供必须的财务报表外,还能提供多种管理性报表和查询功能,并提供易于使用的财务模型和分析模块,更全面地提供财务管理信息,为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP系统对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置,自动生成相应的凭证,记录工作可由系统自动完成,计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。并且ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性,保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。

(三)ERP系统使财务管理与生产管理有机结合

ERP系统使财务管理与生产管理有机结合,发挥计划与控制作用系统可以把企业的生产和财务管理集成在一起。在一个集成的环境下,当生产经营系统能够正常运行时,很容易驱动会计核算系统正常运行。由财务管理系统驱动生产管理系统非常困难,而由生产管理系统驱动财务管理系统则容易得多。

(四)ERP系统细化了成本核算

细化成本核算以加强成本管理ERP上线带给成本管理的第一个变革是建立了标准成本体系。成本核算对象进一步细化,按物料编码核算成本,通过子库存转移实现同一法人内部物资转移,成本费用控制高度集中。同时能适时监控采购物资的实际采购价格,及时了解公司各项大宗原材料等市场信息,促进采购成本降低,保证公司成本、利润核算更加真实、科学、准确。

(五)ERP系统改变了企业资金管理模式

ERP资金管理的两个重要功能,即自动实时生成现金流量表和利用内部银行结构对企业的资金使用情况进行量化考核,可以使集团总部作为投资中心,进行资金的合理分配与运用。

结论

从传统的封闭、单一的核算型财务管理信息系统发展到基于ERP的集成、准确、实时、决策性的财务管理信息系统,对ERP及现代企业财务管理的发展都具有重大意义,随着企业经营环境的变化、信息技术的不断发展,基于ERP 管理模式的财务管理系统必将朝着更加科学化、集成化、智能化、网络化的方向发展。传统企业在转型前必须作好各方面充分准备。