随着现代化进程的加快和制造复杂程度的增加,越来越多的企业计划或正在实施ERP。ERP给企业带来高收益的同时也使企业面临着巨大的风险,目前仅有一半左右的ERP项目实施成功。而如果制造行业企业在ERP软件的选择上出错的话,在这个项目启动前就会注定失败。据了解,ERP应用失败的原因一半以上来自于软件和实施上的选择不当。然而,却鲜有一些关注ERP选型过程的细微应对之策。而ERP选型是ERP实施的成败关键。

学习制造业行业术语

    ERP软件包可支持不同类型制造业的运营。例如,一些厂商可能声称他们的软件支持制造企业按订单生产、按订单装配、按订单配置、按订单设计等生产模型。另外一些厂商则声称他们的系统功能能应对离散生产、批量生产、重复性生产,和精益生产的需求。令人疑惑的是实际上许多厂商说的天花乱坠,但是真正做到以上这些的却少之又少。而且以上描述的这些属性中,没有一个是制造行业独一无二的属性。而这些属性针对于有着不同运营模式的企业(甚至许多ERP厂商)来说可能代表着完全不同的东西。

    因此在选择ERP软件之前,项目负责人应当接受相关培训,了解这些不同的运营模式在每个行业的定义并做好迎接即将进行的软件评估的准备工作。

明确软件能做什么,而不是如何做

    当实施一项新的ERP系统时,企业需要意识到很多事情将发生改变,这一点很重要。即使每个人都喜欢用以前的系统,新的系统还是会和旧的系统不一样。同样需要谨记的是,在选择ERP之前所定义的新业务流程基本上很少按照最初预想的那样执行。

    当软件需求列表提交后,需要侧重关注所需软件必须能做什么,而不完全是这个软件应该如何去实施。牢记一点:在这个阶段我们要做的是选择最好的软件工具,而不是去实施它。过多的关注于如何去实施,只会限制软件包满足需求的灵活性,因为通常情况下,存在不止一个能有效的完成任务的方法。当需求太过刚硬时,这种做法也会导致潜在的错误结论,即某ERP软件不适用。

避开软件的“选美比赛”

    ERP软件演示正式开始后,如果这个环节没有把握好,个人偏见和主观性将会使ERP选型的评估过程演变为一场厂商之间的选美比赛了。因此,为了公平合理的进行ERP选型,除了为厂商提供演示所需的软件需求列表和过程行动计划外,评估小组领导还需采取以下方法:

    1.为所有厂商建立一个平等的演示环境。演示的会议场地、日程表、以及交付方法(现场演示或远程演示)应该对每个厂商都是一样的。这能建立公平的竞争机制。如果一个厂商在现场进行演示而另外一个是远程演示的,那您认为哪个厂商占据有利地位呢?

    2.要求所有厂商派出他们的一流团队。如果ERP软件演示人员不熟悉软件,会导致好的软件不能充分展示。深入了解每款软件真正能做什么,最大的受益人只会是企业自己。

    3.要求厂商按照企业的实施计划来演示。避免厂商用那些不能代表实际产品或版本的软件技术进行演示。

    4.评估小组领导必须担当裁判员的角色。厂商和客户来自两个不同的领域,运用的是完全不同的技术和术语,仅此一条,就能使企业评估人员在厂商不停的相互诠释中迷失,最后的结果很可能导致无效的软件评估。因此在软件演示过程中,评估小组领导要当好裁判员的角色,确保厂商在进行软件的演示工作,而非单纯介绍软件的功能。

    5.对评估小组进行培训,让他们正确使用软件包的评分系统。例如,对于一项需求,最高的分值只有在系统立即可用并全面满足需求的情况下才能获得,不能进行程序性的变通或客户修改。

    6.做选取客户案例外的其他客户调查。做客户调查的目的是发现问题,而大多数选取的客户案例不会将全部问题显露出来。能够全面的了解软件的优势固然十分有价值,但了解软件的劣势和不利因素也十分重要。因此需要索取其他的客户资料,并进行查阅。

    传统与快速部署方式比较

    在ERP业内,没有普遍公认的系统实施策略的专业术语,而且将来也不可能将各种术语统一。但总体上ERP的部署范围可分为传统和快速部署方式。

    这两种ERP的部署方式都普遍采用项目管理实践的方式进行,区别在于实践的程度和侧重点不同。因此,传统和快速部署方式各有优缺点,也在ERP实施项目中会带来不同类型的风险。

    快速部署

    快速部署的概念逐步发展主要针对两个长期存在的问题:ERP实施需要花费长期时间和大量成本,纯粹从这个意义上来说,快速部署的方法侧重于缩短项目时间,通常用以下几种方法:

    1.加快决策进程和问题解决。在许多项目中,珍贵的时间被浪费在了决策和问题处理上。

    2.依靠行业特定的预配置模板来驱动大多数软件安装。这种做法支持最佳商业实践的利用,并减少了安装系统的时间。

    3.最小化项目范围。通过减少或消除花费在与软件安装、测试和系统移交不直接相关的实施活动时间来达到这个目的。这些缩减的活动可能包括正式的项目小组软件培训、过程分析、以及任何类型的设计资料和定制软件开发工作。

    4.集中利用咨询资源。更短的项目工期可降低总体咨询成本。

    快速部署风险

    关注进度和外部咨询顾问处理大部分工作,快速ERP部署可能实际上在长期来说需要花费更多成本,尤其是在相关效益并未显现的情况下。原因有以下几点:

    1.系统移交灾难或上线后经历异常长的衰落期时有发生,因为主要的软件问题和其他问题被忽略了。

    2.软件转移到客户小组过程遭受妥协。这导致无法将软件能力成功的利用起来,而花费昂贵资金邀请来的咨询顾问们只被要求在做一些简单的系统安装改改变。

    3.系统终端用户的接受程度低。在项目过程中终端用户的低参与性由于缺乏用户认可的买进。同样,忽视可以轻易调整的软件修改的需求也使得员工工作更加难以进行。

    传统ERP部署的方法

    传统ERP部署方法借用了工程设计和质量学科的相关概念。它包括明确定义的一组项目阶段、通道、和交付成果。目标是安装完成一个高质量的系统,同时在项目后端最大程度降低返工和延期。

    传统部署的风险

    传统ERP部署也存在多花费时间和成本的风险,而且在这种情况下仍然会经历糟糕的ERP实施。一些当初吸引企业选择传统部署的原因也成为其遭受损失的原因。以下是需要注意的几点:

    1.功能评价表格。大量的复杂程序,交付成果和文件会使项目陷入泥潭。

    2.重新改造解决方案的趋势。“我们是与众不同的公司。”

    3.分析过程停滞。开发完美解决方案所进行的无效尝试。

    4.过多专注于用户的接受程度。项目会呈现出它自己的一面,过多的对软件的修改会使它的丧失独立面。

何为ERP部署的最佳方法?

    要选择一种优于其他的ERP部署方法,决定于各个具体的项目和企业。大型项目或企业具有复杂的业务需求,当企业投资带来财务收益成为成功的主要衡量标准时,可能会更偏向传统方法。这些类型的项目已经意味着更多的风险,而且靠单纯的软件可能不会带来项目收益。

    在以上情况中,通常有无数的旧系统等待被取代或集成,更多的业务流程需要重新设计。不管企业是否愿意,这个过程将耗时更长,因为行业模板在这种情况下不会进行削减的。

    当然,大多数情况下,快速部署方案是最佳选择。快速部署更受中小型企业青睐,因为中小型企业中仅有少数系统需要被取代,业务流程也通常是通过手工完成。因此,从业务和用户的角度来说,任务的自动化或单纯的拥有单一集成系统将是主要的快速发展方式。

    最后,倾向于快速部署的最主要的业务考虑是尽快安装软件包。有众多业务需要达到尽快安装,但大多数倾向于战略性本质的考虑,而非以投资回报为导向。