在业界,对ERP的实施有这样一句话:“三分软件,七分实施,十二分数据”, ERP中的数据管理是企业数据管理的重要组成部份。上ERP之前,企业要从内部组织架构的合理性和完整性查找分析ERP数据管理上的顽劣存在的原因;然后才是岗位职责的制定。从更高的层次正确理解企业变革管理和岗位设计在ERP项目中发挥的主要作用,远比企业头痛医头,脚痛治脚的短期效果,性价比要好地多。企业决策层应与ERP项目一起成长,企业自身内部数据管理问题解决还要取决于决策层正确认识。
实践中,企业多是依赖软件方主导的实施方法:根据企业目前实际情况,在ERP上直接找到对应的数据管理操作对接点的快速实施,不能从根本上解决属于ERP数据管理顽劣存在的问题,所以就算当时ERP上线成功了,时间久了管理层感到ERP管理效果仍然有不满意的地方。企业使用ERP不能只依赖于乙方实施顾问或内部ERP专员的能力,为此有必要站在企业的立场,先分析一下软件方主导的实施方法(仅指出对企业方不利方面):
(1)在买ERP软件、实施顾问的实施人天之前,企业方应如何作好上ERP的准备工作缺少具体化工作指导;企业往往买后才仓促上阵,常因为自身准备不足(之前自身也不清楚应如何准备),企业常感到用了打造“大炮”的价格,得到的却是拍打“蚊子”的企业效益,后续投资乏力,从而影响企业持续不断提高数据管理水平。
(2)软件供应商编写了与软件相配套的施实方法论。实际运用中软件分销商更倾向于自已容易存活、发展的商业模式;也确实提高了企业实施ERP成功率,但软件供应商的施实方法在实践中侧重于软件自身功能运用与企业数据管理需求的快速对接,基本不涉及企业内部管理问题的具体指导。
(3)作为软件分销商的乙方是不提倡实施顾问在工作中深入到企业的数据管理问题当中去解决企业的实际问题。有了经验的实施顾问对企业提出的数据管理需求点,软件功能满足的前提下,是各种实施方案的指导专家;是通晓财务、生产、采购、销售、沟通、项目组织等各方面知识,具备综合素质的人才。在乙方是通过快速实施ERP项目的效率体现自身的价值。企业管理本身是一门精专的学问,实施顾问不是在企业管理解决实际问题方面的专家。
软件分销商商业化的运作模式不适合站在企业管理者内部角度,指导解决企业自身存在的管理问题,但可以从ERP软件对企业流程规范化的要求,对企业提出合理化建议(例如整理基础资料),推动ERP项目前进。但企业常仓促走过场,影响上ERP项目的效果。分销商若陪企业在每个ERP阶段久耗,必会直接影响分销商的生存,也不现实。
1、企业ERP规划概述
企业决策层首先在规划好企业三至五年的发展规划。在此基础上要规划企业三至五年企业业务数据管理发展规划,对企业在三至五年内各分阶段需要投入多少人力和物力成本,需要在各阶段经历多长时间,预计会得到什么样的效果,应有一个前期的评估和预测,从全局的角度把控好投入产出的比例关系。
从企业发展的战略层面上讲,企业数据管理是需要长期投入地,为此成立一个信息部。或是只有几十人的企业规模,不打算独立一个部门,在企业总经办之类管理机构里设一个ERP(信息)专员之类的岗位,负责公司基础数据资料整理推进工作; ERP项目各阶段的推进工作;公司软硬件维护等,也是有必要和可行地。
2、企业初上ERP各阶段概述
第一阶段: 企业组织整理基础资料工作是从物料编码规则制定开始地,是编码相关负责人根据企业数据管理需求,专职投入精力梳理制定编码规则的过程,各部门相关人员辅助配合的一个内部调研及总结规律的过程。就算企业ERP早已仓促上线,经过一段时间的运作,之前ERP编码方案考虑不周的地方已暴露出来,基础资料录入的错码、重码及之前未认真整理的基础资料都可以重新组织整理,以期达到更好的运用效果(没有与ERP项目一起成长的决策层较难理解其价值)。
制定好物料编码规则之后,企业才具备ERP项目的启动条件。此时企业内部可以开一个点将会,将基础资料整理工作细分为员工资料、供应商资料、客户资料、生产物料(原材料和成品)、组装附件配料、生产物料工艺和BOM等等,通过点将指定具体资料整理负责人,按ERP编码原则整理,并在会议上协商订出整理各项工作结束时间。企业点将会如果仅是为了整理基础资料,直接运用到企业数据管理中去,点到这里就可以了。如果企业是围绕ERP项目开点将会,那么之后录入ERP基础资料及审核工作的点将定时间完成的。并包括ERP期初数据的导入,试运行、总结、培训、正式上线点将定完成时间点的过程,将另起篇幅讲述(企业筛选ERP软件和组建信息部的内容也不在本篇讲述),在此一笔带过。ERP项目的管理需要计划,用点将会的形式协商来代替乙方顾问调研后所编写的实施主计划,将会更符合甲乙双方配合节奏的节拍,计划实施更加有实用指导意义。
整理基础资料规划顺序重点小阶段
1)生产相关基础资料整理顺序应从单一零件开始,单一零件生产的源头是原材料。一般情况下,企业的单一零件和对应的原材料是有作库存管理地,需要内部编码整理规范。
2)单一零件整完编码后,整理组装件的BOM关系以及组装件编码的整理工作。单一零件和组装件物料编码整理都好之后就可以定一个时间点在企业内部推广应用,检验整理工作成效。(并以整理成效为依据决定ERP工作方向:需进一步提高就继续完善整理编码;还是接下去开展下一个阶段加工工艺编码整理工作。)
3)企业生产单一零件或组装件都需要车间工序加工过程,加工工艺编码整理是加强加工过程管理必要基础资料管理,在整理具体产品的工艺过程时,要区分是委外还是内部生产,委外加工商默认是谁,内部生产车间在那。强烈建议本阶段先在EXCEL文档支撑的手工单模式下跑顺了,再上ERP效果更好。
以上工作的顺利展开都离不开编码原则正确制定。商贸企业编码原则,要有正确的分类代码和流水号代码组合,兼顾考滤不同行业的行业特征是否要在编码中体现,不在编码中体现的行业特征是否在ERP基础资料其他字段中体现。生产企业编码原则上兼容商贸企业编码原则,并要将同一系列产品中,有微小的产品差异特征或在编码中体现,或在ERP基础资料其他字段中体现。才能精准指向现场唯一性生产的产品。由什么人组织整理企业的基础资料工作,是企业的一件大事,企业要认真对待,物料编码规则条理化梳理质量是上ERP项目效果重要的分水岭。
整理好基础资料之后直接在企业的管理体系中应用。一方面,检验了整理好的基础资料可用性,不好的部份可以马上改正。另一方面,大大缩短基础资料整理后的使用周期,尽量提前产生经济效益,进一步增加了使用ERP的信心。
企业要明白不是为上ERP才整理基础资料,要提高自身数据管理的水平,就应主动的按自身管理需求整理基础资料,基础资料整理对企业数据管理提升是打地基的作用。
第二阶段:以试用ERP软件作为沟通平台,理顺企业生产相关业务流程平台。
目前企业选购软件之前多数都会要求分销商演示软件的功能,提高了企业选择软件功能和企业管理需求的针对性。但从企业数据管理实际运行效果的角度反观,通过演示理想的软件效果与实际应用效果还是有相当的差距。
早在企业整理基础资料阶段,企业整理出基础资料的编码规则之后尽量多地听一听乙方的意见,有经验的乙方顾问能优化编码规则,特别是通用件编码规则。同时也能根据企业上ERP的目标,对基础资料准备完整程度作检查,最好是企业整理出的基础资料,乙方顾问能直接导入帐套。不要先买ERP软件,要通过ERP专员或软件供应商使用免费的试用版本,可以先协商购买乙方的实施人天,确保之后试跑公司的业务数据的质量。
最好是最接近实战的方式试跑流程,以完整的试跑一个整月的数据,观察上ERP的效果。为此前期的人员培训、期初数据的准备,软件功能参数的设置都离不开有乙方经验人员的指导。通过这一个月的实施效果展示才是最能对比计划目标成功率的评判。此时再决定是否购买软件性价比明显更高,说白了是对基本选定的软件,先付乙方顾问实施的钱,看清实施效果之后企业再判断是否要付买软件的钱。
第三阶段:购买选定ERP软件,培训指导ERP正式上线。
购买ERP软件之前,各部门通过一个月的试跑流程,对自己部门想通过ERP实现什么功能会有更精准的目标。ERP专员负责收集各部门的需求,乙方顾问进一步操作演示软件功能,如果企业ERP专员判断能满足企业需求时,软件从数据管理功能层面就基本达到购买的要求了。
购买ERP软件之后,老板要确保ERP项目负责人得到最大的资源支持。在ERP项目负责人主持下,ERP专员指导各部门设定好各期初数值的录入,设定好大多数常用流程的培训计划,对于少数异常流程要有方法即时想办法解决。要最大程度的发挥企业团队的力量将ERP项目实施起来。
第四阶段:上线之后数据稽核巩固,流程优化,二次报表开发。
ERP上线了,那只是万里长征的第一步,还要加强权限、数据、流程的稽核,如企业管理规范,项目小组用足力量做稽核这块。任何企业上线时的流程、权限、岗位等都会随着时间、业务流程的改变而进行完善、优化,系统中的权限、流程必须随着实际业务流程进行改变,否则就会和实际流程脱节。
要站在甲方立场思考,兼容乙方实施方法论,建议通过自主学习大体了解一下《成功实施ERP的规范流程》,在上ERP之前大体了解一下书中讲述的知理、知已、知彼、知用。双方分清在ERP实施过程各自的职责,避免ERP项目事后双方扯皮。
从中国企业管好ERP数据需要更好的性价比的角度出发,非常有必要探讨一条适合从中国企业根据自身实际情况出发,制定ERP数据管理分阶段渐进数据管理目标,持续不断地提高ERP上线的整体质量。上ERP项目过程是向决策层提供了一次正确解决内部数据管理问题方向性理顺的实践过程,数据管理目标不是单纯地围绕着ERP项目完成阶段性数据管理目标。企业ERP数据管理是需要长期投入地,循序渐进的分阶段数据管理目标才是企业ERP数据管理工作不断提高的根本。