项目经理在进行项目管理的过程中,因为各种内外因素,对项目管理过程的认知和理解都是不一样的,这种差异化使得项目管理的过程和结果会因为不同的环境而不同,这也是为什么项目是独特的原因之一。

但是项目管理的成熟性也告诉我们,除了独特性之外,一些明显的共性也体现的很明确,对于项目经理而言,系统的思考这些问题,有利于成功踏入一个项目中去。所谓系统思维,是指把认识对象作为系统,从系统和要素、要素和要素、系统和环境的相互联系、相互作用中综合地考察认识对象的一种思维方法(此概念来自《中国系统思维》,作者 刘长林)。项目经理在项目管理中应该如何认识“项目的系统思维”?我们通过以下几个方面来分析一下。

第一、明确项目的环境。很多企业或者部门、个人,发起一个项目的初衷一定是很明确的。或者因为战略的需求,或者因为业务的需求,总之每个项目一定都有一个环境,脱离了环境的项目,无法评估它的成功是否合理,有些看似非常成功的项目,但没有认清环境的存在,必然是失败的。比如企业在执行战略的过程中,如果战略目标下的某一个行动在执行过程中严格按照项目知识领域的要求完成,但最终的结果没有支持到组织的战略,它成功的合理性就非常牵强。再看一个因为业务而存在的项目,如果市场对某一个产品的需求是短暂而多变的话,这种基于业务层面的项目就必须考虑市场大环境,不单要分析产品能否快速上市,还要分析上市后能否更加持久,或者在上市前能否确保产品还要继续开发的必要。很多项目之所以夭折或者残废,项目环境所造成的影响是巨大的,项目经理和组织必须认识到环境的重要性。

第二、沟通的系统思考。沟通的最早定义是出自《左传·哀公九年》:“秋,吴城邗,沟通江淮。”杜预注:“於邗江筑城穿沟,东北通射阳湖,西北至末口入淮,通粮道也。”,是指挖一条通道,使得通道两侧的水能够相通。这个意思是两方都要有信号迹象,但必须要有一个工具或有一方来发起这种交互。目的是 “通”!,通则畅,畅则自然,自然就大同了。再看沟通中的“沟”,能理解到的意思是一种障碍、一种凹下去的难以跨越的阻碍。所以沟通就是跨越障碍,让信息畅通自然。在项目管理过程中,项目经理必须要明白什么是障碍,如何实现畅通自然,这两点最为关键。虽然项目管理中特别强调沟通,但沟通也分通用的沟通技巧和特殊的沟通技巧,特殊的沟通往往是因为环境和个人特点决定的,并非人人都能掌握,也不是那么容易就能学来。

第三、管理干系人是博弈。这么描述并不为过,先看看博弈的概念:在多决策主体之间,其行为具有相互作用时,各主体根据所掌握信息及对自身能力的认知,做出有利于自己的决策的一种行为(概念来自《博弈》 作者 孙立平)。项目经理在管理项目的过程中,你不博弈,你就会被博弈。很多项目的导向是不一样的,所涉及到的干系人更是千差万别,越是复杂的环境和数量居多的干系人,越要会博弈,一定要做到有利于自己的决策,这里提到的有利于自己,并不单单是一种狭隘的描述,强调的是综合趋势有利于自己。比如最近国内一些城市在引入一些有关于自然环境的项目,发起组织和项目各方忽略了项目的环境、忽略了项目的方向、更是忽略的项目的干系人,最终导致项目失败,且演化为其他问题。如果干系人问题处理得当,结果就完全不同。

第四、认清项目的方向。很多项目的成功往往是因为组织和项目的方向始终是保持一致的,项目经理必须在组织的角度中看问题。项目经理应该在项目的整个过程中减少诸如:我以为、我觉得等词汇,因为这些词汇带有太多的个人主见,我们的目的是减少项目管理过程成为项目经理的个人舞台,如果等到项目结束再去评判一个人的功与过,岂不是对项目自身的一种严重浪费,这种代价比一个人或一帮人的功与过要沉重的多。认清项目的方向,不是以项目经理的个人观点来认清方向,而是以项目自身的需求来确保方向的正确性。比如,企业在进行ERP选型的时候,系统本身的用户是企业内部各层级人员,选型的工作可能是IT部门来负责,那么,这种项目会不会最后成为IT部门的独角戏呢?极有可能。

第五、“擒贼先擒王”。这句话的道理远非在战场上的寓意那么简单。在项目管理过程中,如果没有抓住核心问题,找对核心人物,你会发现你所付出的劳动量非常庞大,而且效果很差。这个要点是非常值得关注和思考的,有些人看似很忙碌,效果却不佳,有些人看似手头资源丰富,结果却不尽人意,我想本质不在于个人或组织的能力问题,而是缺少对“核心价值”的剖析与挖掘。我们经常会碰到项目经理跟客户一方的项目经理进行充分的交流,结果到最后客户方变更不断,原因很大程度上客户方的项目经理可能只是协调或联络人员,而决定权另有其人。作为项目经理,要避免“下笔千言,离题万里”的事情,说小了是作为不到位,说大了就是劳命又伤财。