什么是BPM,为什么它很重要?

从理事会到下级部门,都用IT来表达“事半功倍。这是IT领导团队的主要使命。我称之为“FBC——更快更好更便宜(Faster,Better,Cheaper)”。

BPM是一种构造工具——一种令人异常兴奋的工具,可提供更快更好更便宜的解决方案。从本质上来说,BPM是一门学科和一种方法论,将IT与业务之间的对话变成一种用于构建解决方案的交互式连续迭代方法。BPM将IT会话转变成业务语言——解决IT长期存在的一个问题:业务-IT之间的沟通障碍。

BPM利用自上到下的战略视图自下而上的连续改进。随着您深入学习BPM,您会发现公司的流程变化方式不理想——流程以偶然的而不是设计好的方式发展,有很大的规范化和重用空间。

在过去的25年里,我看到了一些令人惊奇的技术并采用了一些伟大的“变化浪潮”。我所接触过的最有影响力的就是BPM,它现在已经是一种成熟的产品,可以作为企业的一个重要工具。

如何开始掌握BPM并快速提高?

1、选择一个试点:选择不“容易”的项目——重要的项目。

2、接下来进行宣传:宣传解决方案…宣传成功案例…宣传成果—不宣传技术。IT向业务人员介绍“IT技术”不是今天我们要讨论的内容。今天我们要研究的是:“如何影响盈亏?如何帮助我获得、保持和发展客户(尤其是在这种经济趋势下)?”找到一个良好的业务伙伴。花些时间对合作伙伴进行BPM(流程和工具方面)培训。

3、再选择几个试点项目—接下来开始举办“巡展”:向高管展示这些成功案例。

4、以一种通用的方法开始发展:但重要的是:不要试图自己设计出一套通用方法——首先,获得一些经验,然后…

5、开始学习:BPM与很多新技术类似,在概念级别上是非常简单的。然而,它是需要大量学习的——是一种不同的游戏。就像从篮球到网球一样——您不会突然从一个球场到另一个球场而且您也不会做得很好。您真的一定要注意,您真的需要一套的学习方法:“我们学了什么,哪些方面我们可以做得更好?”

6、每个周期都要连续提高,接下来您才可以创建一种通用方法以及一个卓越中心。

7、您必须做好准备,因为如果您部署了BPM并且部署很成功,则您会遇到“如潮水般涌来的需求”——这就是我所说的“高质量产生的问题”。也许会有人敲门说“我发现项目改进后时间和花费只需原来的三分之一,我也可以做到这样吗?”

因此再次强调一下:试点、宣传、走入游泳池的深水区、巡展、构建通用方法、专注学习、创建卓越中心,并准备好管理如潮水般涌来的需求。

BPM将在组织的何处发挥作用?

六个月或一年之后,您会改变内部客户对IT的期望。他们将开始要求敏捷的交付方式。他们将改变他们评价“优秀”方案的标准。

接下来开始出现的另一件事情是:您会在您的流程工作中发现某些模式。您会发现重用的功能,从借用的另一个项目框架开始,而不是完全从头构建。我们已经从世界的一个地区获得解决方案并将其应用到世界的另一个区域——我们知道不完全相同,但确实一个更好的起点。使用像BPM这样了不起工具的一种危险就是您可能会过多地考虑它。毕竟我们的目标是完成业务方案并继续下去。

从实践中学到了什么?

起初我们对BPM技术感到有点过度兴奋…遗憾的是公司已经花费过去20年的时间听IT讲述技术多么好,但是并一定都能实现。因此当一个内部客户说到“IT,您为我们提供的正是我们所想要的!”,注意使人们对IT的兴奋保留在IT内部。荣誉应当属于有功之人:你帮助公司取得了盈亏效应,你帮助公司解决了问题,你帮公司获得、维护或发展了客户。“看看这个团队为市场、销售、控制或风险管理做了哪些工作。”并且讲述BPM故事。“我们用24个人在8周内完成,如果我们没有应用BPM,则我们肯定会用两倍的人力用一年的时间来开发这个项目。”您会发现公司开始对BPM方法和你的工具做出正确的回应。

保证BPM关注战略层次而不只是战术层次:您已经知道随着所有这些小型IT专家团队被派出并且为公司解决问题和完成工作,他们已经成为更广大整体的一部分。如果您使之成为相互独立、混乱无序、相互分离的团队,您将得到一个解不开的线疙瘩——您将错过一个实现共同学习、人才管理、消息传播以及重复使用的好机会,失去重大的竞争优势——即更快、更好、更便宜的基础。

识别次优和不标准流程并快速修正:公司的每个流程都很有可能得到优化——但是首先应该找出大量不合格材料。找出“难解之结”。找出真正具有挑战性的内容,找到合适的人,从游泳池的深水区开始,掀起“更快、更好、更便宜”的宣传浪潮。您会发现项目完成的速度加快了三到四倍,当然也会更便宜。在第2阶段,您将开发越来越丰富的方案,与旧的构造环境(在第2阶段必须花费全部时间清除第1阶段不合理的东西)形成鲜明对比。

了解IT影响:您的变革管理或项目管理主管将不得不重新考虑“原型和设计”的含义,利用BPM工具了解项目交付的节奏,同时开始朝着那个方向推动项目。这需要不同的技术。情况没有你想象的那么糟——不是对您的IT团队进行完全改组。我们从业务分析师那得到的最好评论就是“感谢您为我们派来了说话让我们听懂的IT技术员!”实际上我们没有为他们派任何特殊的人——我们派给他们的是我们的“普通的IT技术员”——但是一个好BPM工具的丰富界面会迫使你围绕业务流程管理进行会话。您还会希望得到某些“实施人才”——以前有过BPM经验的人。花一些钱获得咨询或专业服务,可以使您获得更快的速度。(我并不热衷于咨询,但是我却热衷于“加速”。)同时您可以从任何领域找到专业的“流程人员”(曾经做过适当的六西格玛工作)——20年前可能有点困难,但是今天这并不困难。我保证您的公司里有好的流程人员。

最后一件事情:流程是可重用的财产——他们的价值可以与金子相比!

BPM的未来如何?

我对我们现在利用BPM所做的事情感到非常兴奋!我们通过IT进行的节省在一年内对盈亏有很大的影响。即使如此,当我们将三四年前与现在所做的事情相比,我认为我们会说“哦!看看我们已经走了多远!”我认为您会看到BPM领域发生了巨大的变化,原因有如下三点:

1、BPM真的起作用,并正如其所说的那样,将产生一个大的需求拉力

2、这是实现更快、更好、更便宜工具的合适的经济时期。

3、BPM领域内的大型智慧零售商开始在SOA革命的基础上进行构建,构建一个新的模块化智能“乐高套装(Lego set)”,与不得不编写大量代码客户端服务器时代形成了鲜明的对比。我们都知道拥有数百万行代码的代码库的供应商从研发的角度在这些环境中进行了大量投资,但是他们都没有您利用现代的乐高套装(Lego set)所获得的收益多。

因此这是BPM要加速的完美风暴。

如果从更高的层次看待BPM,您会发现BPM和SOA互相链接得更好。那些粗粒度的Web服务很好的嵌入到了业务流程中。您将看到一个快速的基于拖放的世界。在我们学习BPM时,业务活动监视(BAM)是一个单独的学科:它确实只在单独的公司提供!现在已经成为BPM中的一个整合的领域。您的业务流程现在变得“智能”——预防式、前瞻式的流程。如果您能够在产品或客户真正出现问题之前修正某些上游领域,您将会节省十倍或者一百倍的成本。我相信您也会发现BPM已经开始扩展到社区环境和社交网络领域,其前景让人感到非常兴奋。