安排工作,需要遵循六个基本步骤,否则,就会出现管理失控。除了必要的步骤之外,经理人在安排工作之前,还要进行六点前提性思考。
六个前提
适当:压担子可以,但不能超过能力太多,否则,下级就会认为,反正无论怎么干都完不成,索性就不干了。
可控:要想避免管理失控,必须有过程检查。说检查而不检查,就没人关注结果了。
带责:责权利对等,这是基本常识。但是,往往下级在领受任务的时候,要的是权力和利益,淡化的是责任。
整体:上级不是只有一个下级,他也不是只有一项工作。上级要做好平衡,避免鞭打快牛,失去公平。
信任:既然交给他去做,就不要干扰他的指挥或操作,充分信任下属。
考绩:无论如何,上级都要有强烈的结果意识,告知下级你要的结果是什么。
六个步骤
解释工作的重要性:上下级因为不在一个层面,对同一问题的认识存在较大差异,因此,上下级必须统一思想,达成共识,形成共鸣。
说明上级要求:明确提出要求,设定具体标准,以此作为工作检查的依据和考核的标准。
界定职权范围:什么能干,什么不能干,必须明确说明,不能越权行事。因为越权之后,上级就要去救火、去善后。
协商最后限期:就完成任务的日期进行磋商,但上级也要清楚,有些日期是不可谈的,视情况而定。
听听对方反应:前四个步骤,基本上是上级在主导,下级是否完全理解,需要上级进一步确认和澄清。
跟踪控制:提供纠偏措施,比如下级拿不准的时候可以来请教上级。上级与下级约定沟通时间,以避免出现赶工现象。
以上六个步骤都有其必须性,第一步是为了要形成共鸣,第二步是为了设定标准,第三步是为了防止越权,第四步是为了控制进度,第五步是为了澄清误解,第六步是为了要纠正偏差和避免赶工。工作安排的六个前提、六个步骤以及每个步骤的意义如下图所示。
总之,安排工作的时候要“视险而估,量力而行”,先评估风险,然后,根据对下级的能力判断,决定把工作委派给谁。