BPM众多成功的关键因素在于能组成执行团队,同时进行企业流程的设计、建置、模块化、优化及部署。有效率的BPM执行团队成员来自组织内各部门,分别都是在成功推动项目上,扮演着重要的角色。而影响BPM解决方案的重要因素在于:提供团队成员正确的工具组合,让他们的工作既简单又有效率。典型的执行团队成员包含:

流程拥有者

即利用工作流程,以便更有效率执行工作职责的人。他们对工作流程感兴趣,但并不注重所使用的工具。他们只想改善流程并证实其效果,可说是联系BPM团队与工作流程实际需求间的重要环节。企业主可从图形流程设计工具获益良多,这套简单的工具可帮助他们发展最初始的详细的流程图,与分析师紧密合作。完成部署之后,流程拥有者可重新检讨该流程相关的报告,并对工作流程提出改进的建议。总而言之,流程拥有者拥有工作流程、重视结果,但不想花心思在相关技术面上。

业务流程分析师

业务流程分析师是执行团队的重要成员,也是流程设计的专家。他在执行团队中并非软件开发者,因此使用的工具必须是直觉式操作,或具备基本、甚至毋需具备程序设计的专门知识。分析师需要整合的环境来进行下列事项:

勾勒或规划工作流程;定义必须由自动化流程处里的特定情况及例外事项;模块化流程,以工作周期展开前测试并界定潜在问题;了解组织架构及从属关系;提供团队成员、使用者及新进员工所属工作流程的各式文件;在工作流程开始运行之后分析其产生的结果;持续进行工作流程的改善。

IT设计师

他们与流程分析师紧密合作,建立自动化流程。IT设计师最了解IT环境的功能架构,但他们不是程序设计师,他们须具备下列能力,进行相关事项:

轻易存取流程设计师建立的工作流程及流程的文件(直接让他们分享分析师权限更佳);设计表单或使用现有电子表单,及定义表单的数据项,但不需专精于数据库设计;设计工作流程路径的规则及异常情况的处理,但不需撰写程序;与目录、其它应用程序、WebServices及数据库进行整合;以及在工作流程正式上线前,先行测试及模拟。

为使流程获致最佳性能及灵活度,任何BPM解决方案皆应是IT设计师及分析师的工作目标及责任,而不是开发人员。

软件开发人员

他们在BPM团队中扮演着重要角色,但是,除非整合情况复杂,或有其它必须透过程序解决的问题,否则不一定需要开发人员。需要开发人员时,他们需要相关工具进行下列事项:

在检视流程内容后,使用他们了解且惯用的开发工具;开发程序代码及模块,方便日后只须简单使用XML、WebServices或其它标准方法,就能呼叫表单或工作流程;以及轻而易举就能在BPM应用程序及ERP、CRM与其它功能所用的后台系统之间建立数据交换。

我再重复一个重点,软件开发人员应对BPM具贡献,但不是实施流程管理的主要焦点。唯一例外的情况是,若整个工作流程是企业应用程序整合(EAI)所带动,而不需太多、甚至不需人力的投入及具有高复杂度的整合。

IT管理人员

只要BPM系统开始执行,他们在维护管理上,就扮演着举足轻重的角色。他们需要能在其它管理控制环境下使用的工具,来进行下列事项:

监督系统的执行性能;设定服务器环境;管理磁盘空间及数据库使用情形;授权企业使用者更多的流程行政管理责任;分析日志文件;以及建立系统使用率及使用者作业的报表。

总结

在选择并执行BPM系统时,您无疑必须考虑BPM团队。藉由结合团队能力及界定完整BPM系统的必备要素,您即可以部署符合所有使用者需求的解决方案、实现符合预期的投资报酬率(ROI),并为企业创造其它无形的利益。