在什么情况下企业该上ERP系统呢?这个问题或许很多正准备上ERP系统的企业,都很难回答。因为他们根本没有思考过这个问题。他们只是看到其他企业上ERP系统获得了某些收益,就觉得自己不能够落后。就不管三七二十一,先上了系统再说。结果几十万、甚至上百万砸下去了,结果发现与自己的预期目标相差太远。所以笔者建议,企业在上ERP系统之前,最好能够先问一下自己,已经具备了上ERP系统的必备条件吗?

    上ERP系统的必备条件:

    从笔者的经验来看,并不是所有的企业都适合上ERP系统。这有很大一部分原因是他们还不具备上ERP系统的必备条件。笔者认为,一个企业如果要上ERP系统,那么至少要具备以下几个条件。

    一是要考虑流程的建立情况。

    众所周知,ERP系统是依靠流程来驱动的。如果企业现有的流程不规范,或者员工没有建立起按流程来作业的思想,那么企业就很难开展ERP项目的相关工作。其实在这里大家有一个误区。认为企业没有流程更好。那么就可以通过ERP系统来规划用户的行为。这是大错特错的。如果企业员工没有树立起流程操作的观念,而仅仅想通过ERP项目短短几个月的时间来建立起这种操作方式,这恐怕是一项不可能完成的任务。为此笔者认为,企业如果要上EPR系统,那么至少已经有了一套比较规范的操作化流程,并且员工已经对这套流程有了一定的认知。否则的话,还是少碰为好。

    二是要考虑,企业的发展方向是否成形。

    隔行如隔山。这句话在ERP系统中也是成立的。各个不同的行业,在业务上有各自的特点。如在食品行业,会有保质期、批号等管理的要求。而在五金行业,往往没有保质期的管理需求。这种行业之间的差异,也对ERP系统的开发与设计提出了要求。现在不少企业为了提高ERP系统的灵活性,纷纷提出了行业化的解决方案。其实这说道底,就是在一些共性的基础之上,加入一些行业的特点。如此的话,对于某个特定的行业,就不需要做过多的二次开发,企业就可以拿来使用。这不仅降低了实施成本,而且还提高了项目的成功率和实施的周期。对于企业还是软件公司来说,都是双赢的。为此在上EPR项目之前,企业需要先考虑自己未来的发展方向,即行业的定位是否已经成型。如果还在探索的阶段,那么笔者还是建议,先把ERP项目暂时缓一缓。

    三是需要考虑,企业管理团队的稳定性。

    ERP系统只是一个工具,其最终还是要有人来操作的。而要培养一个成功的关键用户,企业往往需要花费近一年、甚至更长的时间。在这种情况下,如果企业的员工流动性很大,刚刚掌握了ERP系统的操作模式,就跳槽了。这对于ERP系统会形成致命的打击。笔者在给企业实施ERP系统的时候,往往会像他们询问最近一年员工的跳槽情况,特别是部门中关键用户的流动情况。如果企业中员工不稳定,那么笔者就会建议企业暂缓项目的实施。如果企业还是坚持的话,那么在项目要采取额外的措施来减少员工流动对项目的不利影响。如要求每个部门至少抽调两个关键员工参与到项目小组中来。如此的话,即使一个员工离职了,还有另外一个员工在。可以适当减轻项目过程中关键用户流失造成的不利影响。不过企业上ERP系统一个大的原则,还是要确保企业管理团队的相对稳定。

    四是有完善的基础数据。

    ERP项目,三分系统、七分实施、十二分数据。可见基础数据对于ERP系统的重要性。而基础数据的收集也不是一朝一日可以完成的。如产品的物料清单、工时与工艺信息等等,都需要花费很长的一段时间才可以完成。特别是工时工艺信息,从数据的收集到数据的测试等等,往往需要经过一年甚至更长的时间。如果企业在上ERP系统之前,这些基础数据没有整理完成之前,上ERP系统是不合适的。因为ERP系统的实施往往是独立收费的,而且是按天来收费。如果花大部分时间在收集基础数据之上,那么企业的项目成本会直线上升。而且ERP项目的风险也会增加许多。故笔者认为,完善的基础数据也是企业上ERP系统的前提条件之一。