很多公司的工作都是从周二开始的,因为周一的主要任务就是开会。

 公司发展越大,会有越来越多的沟通。新员工的加入,成立一个新团队,会议成了让所有人保持同一步调,进行信息同步和沟通的最好办法。周会成为很多公司的“周一标配例会”,因为需要总结上一周的工作,布置和协调本周的工作等等。确实,适当的开会是必要的。

 但是,但凡开会,总是牵扯众多,大会小会各种,如何避免那种浪费时间,开了半天却没有结果的会议?

 最近,Intercom 上的作者 Geoffrey Keating 提出了一个原则,值得我们好好思考:

 不论是会议、邮件还是即时信息,应该记得一个最重要的准则是,沟通越多,就越难沟通。

 这有点类似做软件编程的人都知道布鲁克定律(Brooks’Law),如果给已经延迟的项目增加人手,项目就会延迟更久。这个定律套用在会议上也是如此。如果开会的人增加,会议时间也会相应增加。

 比如,有一个 8 人的会议,表面上看,8 人的会议看起来没有那么复杂。但是,如果每个人都参与沟通,沟通立刻戏剧化的复杂了。

 如果你擅长数学,可以用布鲁克定律来算一下,公式是(n²-n) ÷ 2,即参与人数的平方减去人数,再除以2,最后,8 个人的会议,需要 28 次连接进行沟通。

 一个会议,需要 28 次的沟通连接,为了开好会,每个身在其中的人都应该保持专注,需要注意力集中。

 创业公司里,注意力是一种稀缺资源。所以,如果不需要开会,不如用这个时间去做点别的事情吧。

 但是,开会还是很必要的。重要的不是要不要开会,而是怎么要开好会。Intercom 的产品副总裁 Paul Adams 认为,一个好的会议的标准有三个,需要有人负责,需要有主题,最重要的是要有讨论结果。

 要有负责人

 1、他来主持会议;

 2、有责任将会议内容聚焦在特定的主题上;

 3、保证会议按时开始;

 4、保证会议在正常的轨道上,在一定时间里完成一开始制定的目标。

 如果你走进一个会议室,不清楚谁是会议的负责人,这时候可以“遛”了,赶快去做些更有价值的事情吧。

 说明会议主题

 1、会议负责人在开会之前,应该说明会议的目标。比如,我们需要在到底选A还是选B上做一个决定;

 2、会议负责人还需要清晰地定义讨论主题的“底线”。比如,今天我们不会讨论关于 UI 的反馈,我们只接受讨论到底是选A还是选B;

 3、会议进行中间,会议负责人可以收集写下所做的决定,实施方案、项目负责人和日期;

 4、最后一步,会议负责人需要读出最后的决定,行动计划和项目负责人,并确保这些没有被误读;

 5、最后,会议负责人可以发送一封类似“会议纪要”的邮件给各位与会者,把决定和实施方案再次告知各位,确保没有误解或者遗漏,并明确各位的责任;

 6、如果工作的最后时限没有确定好,具体实施的负责人有义务让其他人知道。

 开会的 5 个原则

 1、如果会议比预定的时间提早结束,赶快结束会议并离开。不要试图用一些随机的天马行空的主题再填补这个时段;

 2、如果你发现一个会议中,你不用在那里继续开会了,就和大家说一声,除非有人说你需要待在那里,你就可以起身离开了。没人会生气的;

 3、如果你觉得这个会你不必去参加,就不用管这个会议是用来讨论什么的了。千万不要为了“出现”在会上但却不知道为什么要开这个会;

 4、开会永远不应该是毫无必要地推迟决策的原因。当需要做决定时,不要等待开会。如果你需要反馈或者帮助,在一些例会前进行。

 5、最后,你的时间很宝贵。确保开好会。你的同事会因此感谢你,每个人都是赢家。

 如果一个会开的好,每个人都会感到项目有进展,事情也比之前清楚,整体感觉比较棒。一定要记着,会议是有机会成本的,要么通过会议把事情解决,要么把开会的时间让出来做更重要的事情。