告诉同事做什么这一点不管用

在所有共同办公的工作环境中，会议是办公室生活的重要部分。尽管开会是通过决议的主要手段，但也是众多领导的标准烦恼。

一方面，会议实在太多了。2013年，朱莉叶·伯金肖（Julian Birkinshaw）和我发现脑力劳动者67%的办公时间都花在开会上。另一方面，多数会议成效可怜。虽然数不清的文章啊、书籍啊、模板啊、视频啊都在说明怎么提高会议质量，烂会还是层出不穷。那么你怎么才能确保你所在的企业会议成效更好呢？

用收集到的数据诊断问题

在纽约慧俪轻体（Weight Watchers）的总部，我们在会议室外面设置了触屏平板电脑来获取针对我们开会成效的不记名反馈。我们请参会者用一个表情符号标示的五分标准来“请给您的上次会议评级“。不出所料，44%的反馈者选择了最消极的那两个表情（皱眉脸和生气脸）。我们也通过采访得知这栋大楼的雇员平均每周要花18.6个小时开会，总体幅度介于每周8到38个小时之间。出于一半雇员每周大约一半工作时间都要消耗在开会中，而多数会议又不得人意，我们认为应该借这个机会说明一些问题。

运用你所收集到的数据来诊断该问题。当雇员对会议产生不满情绪时要看什么：

1 会议有议程吗？

2 会议目标明确吗？

3 会前准备工作都完成了吗？或者会前阅读资料都发出去了吗？

4 会议有没有准时开始？

5 会议时长合理吗？

6 参会人士对吗（包括数量和对应雇员）？

我们的采访也反映出慧俪轻体（Weight Watchers）的大多数会议都没有明确议程。我们借助平板电脑的技术问被访者“你们上次开的会有会议议程吗？“，结果是只有46%的人说有。

干预会议设计

这里再强调一下，多数聪明高效的雇员都知道怎么开会。那给所有与会者发邮件提醒他们开会应该有个会议议程还有什么意义呢？这里问题不在于信息缺失，而是行动不足。所以我们不会告诉员工们应该做什么，而选择一个更微妙的做法——即不需解释的微行为暗示。这就像放在垃圾桶上的一个“感谢”标志，或者落在健身房运动设备旁的消毒抹布。

我们在每间会议室装置一个格式既定的白板，在白板高处写上“会议议程”这个词，下面有三个纵列，分别是“议程主题”，“期望成果”和“时间”。这个议程白板不仅说明参会人士不仅需要具体的会议议程，还需有明确的会议成效，以及明确的会议讨论时间分配。

我们在十间会议室安装了这样的白板，每个白板上还粘上吸引眼球的氦气球。这项试验开始的前三天，我让一个实习生每隔一小时去拍每间会议室的白板。我期待能从照片上跟进公司工作，结果盼来的却是一堆没人用的白板的照片。

这莫非又是提高会议质量的另一个失败的尝试？我渐渐起了挫败感。但公司里开始有些讨论。开始很小—只是我在咖啡机旁无意听到一个同事提醒另一个同事“没有议程，就不开会。”然后慢慢地有人在公司走廊叫住我感谢我装了那些白板，还有领导给我发信息表示支持这个点子。（还有一个人给我发了张氦气球掉了的照片给我，说“你得多要些沟通预算。“）这项干预做法实施一周后，正当我走在一间正在开会的会议室的玻璃墙旁时，里面一位副总把我招呼进去，问我列一个“没有议程”的议程条目合不合法。很明显大家开始将这个点子付诸实践了—而且乐在其中—虽然白板还是普遍无人问津。

在议程白板装了一个月以后，我们接下来的调查发现现在公司63%的会议都设有议程。同时，会议不满度也从44%降到了16%。

下一次你想通过发邮件或者开会，来提醒大家怎么开会时，一定要忍住。想想有什么基于数据的行为干预做法你能可以试一试的。