在企业信息系统的建设中,物料编码的确定往往是比较头痛的事情,因为编码方案既要考虑现实,又要考虑长远,既要考虑使用习惯,又要讲究科学规范。如果考虑不周,包含不全,编码规则就得经常修改,不仅造成工作量增大,还影响系统运行。因此,怎样制定一套完整实用,扩充性强,又能满足系统要求的编码方案,是每个企业在信息化建设中都必须解决的问题。四机厂在ERP项目实施中物料编码就遇到了一些复杂的情况,过去工厂开发过一些部门级的应用管理软件,各个部门建立了自己适用的一套物料编码,由于对数据理解的角度不同,同样物料的编码方案和规则都有所不同。经过多年的应用形成了习惯难以接受新的变化。在实施PDM系统时,为了统一全厂的物料编码,企业重新制定了一套编码方案,这套编码根据物料特征属性进行了多层分类,编码规则过于复杂,编码的难度大,虽然在图纸和PDM系统中强行使用,但没有在采购、仓储和生产过程中被应用。目前ERP系统中需要有统一的物料编码,到底是采用何种编码方案可行呢? 企业对此进行了深入的探讨和研究,提出了一些新的想法,本文就编码的一些思路和做法进行必要的阐述。

1.物料的定义及编码的作用

 首先我们要明白物料的含义是什么,根据ERP系统的通用定义,“物料”是为了产品出厂,需要列入计划的一切不可缺少的物资的统称,不只是原材料或零件,还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书,甚至还包括工装工具、劳保用品、能源等等的一切物料。

ERP系统要利用计算机来处理大规模的数据,物料编码作为关键数据是人和计算机使用所有其他数据元素的基础,它可以记录生产过程中物料的运动变化情况,跟踪物料的动向。物料数据有了规范化的编码,还能便于计算机识别和检索,便于对物料进行高效、有序的管理,便于系统对物料进行分类、检索与统计,以及便于物料信息的交换与共享,所以物料编码是 ERP系统中作为的一个关键主数据是决不可少的。但是在ERP系统中物料代码最主要的是作为物料的标识符来使用的,而不是一种描述符,因此物料编码并不要求带什么含义,最根本的是要到做唯一性就行了,即:一物一码。同一种物料,不论出现在什么产品上,只能用同一个代码;而不同的物料,那怕有极微小的区别也不得用同一个代码。一般地,只要物料的物理或化学性质有变化、只要物料要在仓库中存储、就必须为其指定一个编码,举例,如某零件要经过冲压成型、钻孔、喷漆三道工序才能完成。如果该物料的三道工序都在同一车间完成,不更换加工单位,即冲压成型后立即进行钻孔,紧接着进行喷漆,中间没有入库、出库处理,则该物料可取一个代码。如果该物料的三道工序不在同一个车间完成,其顺序是冲压、入库、领料、钻孔、入库、领料、喷漆、入库,则在库存管理中为了区分该物料的三种状态,必须取不同的物料编码。

2.编码的原则

 从ERP系统的技术角度来看,并不需要编码自身表示出多少信息,也不要求有什么含义,系统只要求每项物料都有一个唯一的代号就行了,用流水号表示编码也是可以的,而且具有适应性强、弹性空间大的优势。但是通常人们认为编码还是应该有一定含义的,希望通过编码一看就知道是什么东西,编码能代表物料的一些属性。但物料的含义太多以后就会给编码带了很大的难度,因为物料对于不同的部门有着不同的属性需要,想要将所有的属性都反映到编码中去,必须考虑的众多的因素,必然使编码规则变得复杂和繁琐,编码的长度也会随着满足特性的要求而不断地延长,而有很多物料的属性还是在不断发展变化的,也是不可预测的,这样在编码中如何分类,如何给位,造成了不确定性,如果预计不足或考虑不周,将来码位不够用时,就要修改编码规则,必须将以前所有的物料编码全部清除后再按新的规则进行编码,这对系统来讲是一个致命的打击。其实物料的属性信息可以在系统中通过属性字段的描述来定义,如SAP系统中就有许多管理物料属性的字段,通过这些字段可以反映物料多方面的信息,所以更多的含义是作为属性字段放入到主数据记录中去。同时,软件系统提供了全面的检索途径,不需要仅靠编码来进行查询,所以编码只要符合以下一般性原则就行了。

    唯一性 :物代码要唯一识别,不能有二意性,不能重复

    标准化 :尽量采用国际标准、国家标准和部级标准

    简单化 :物代码要简单明了,易读、易懂、易使用

    快捷性 :有快速识别、快速输入和计算机快速处理的性能

    连续性 :有的代码要求继承原来代码的特性

    系统性 :要全面、系统地建立物代码的体系结构,

    可扩展性:所有代码要留有余地,以便扩展。

3.物料编码的方法

 当然现实中采用无含义流水号编码的企业并不多,因为没有一点含义人们是极不习惯的。从存在就是合理的角度讲,有一些含义未尝不可。简单的分类也不影响编码的编制难度,但其含义层不应该超过三个层次,不要考虑更复杂或详细的规则,在将物料的属性放到编码中去的时候,应该只考虑重要的,不变的,重要特征的属性,变动属性不应纳入编号中。

 分类是将具有不同属性或特征的信息区别开来的过程,是确定分层与属性编码的基础。分类一般有两种方法,即线分类法和面分类法。线分类法是一种层级分类法,将数据逐次分成有层级的类目,类目间构成并列和隶属的关系,形成串、并结合的树形结构。例如,四机厂外购件分为56个大类,每个类目里有若干个中类,中类下面还有很多的小类,这种分类方法就是线分法。另一部分代码可采用面分类法,该法根据分类对象各自的特征,分成互不相关的面,面之间不存在从属关系,因而不存在交叉和重复,而且顺序固定。如产品、部件和零件,不反映隶属关系时,只按功能进行分类,可用面分法。尽量不要将物料的使用属性作为分类的依据,因为它是不稳定的,而采用自然属性作为分类的依据则比较可靠。

物料相当单纯时,只要将物料简单分类为几项即可,物料分类项目多了,就显得很不方便。若物料相当复杂时,就要将大分类再加以细分一下 ,层次不宜太多,含义也不要太多,因为追求编码的全息化将导致巨大的工作量。

物料编码应尽量简短,统一,编码含义应遵循简单的原则,编码分配应遵循统一的原则。编码的目的就是在求简化,因此编号位数愈少愈好。这样可以节省阅读、抄写、输入的作业时间,增加数据处理的效率。同时,由于编码简短,在处理的过程中出错的机率也会相应的降低。因为生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机,由于处理数量很大,为了提高系统的运行效率,物料代码应尽量简短。在SAP系统中要求编码不能超过18 位。

编码中还应尽量避免使用英文字母和一些特殊符号,最好全部用阿拉伯数字来编号。一则可以使键入编码的作业效率提至最高, 二则可以避免数字与某些英文字母因为形象雷同容易产生混淆的情形。常有人为了让编号段落分明而在编号中使用「一」符号,或者在编号中夹杂着「*」「.」「/」?等特殊符号。这些符号的使用将影响输入的效率,而在口述编号时也会造成不便,因此最好避免采用。

4.几种方案的分析比较

四机厂目前对大家提出的几种方案进行了比较和分析,认为需要有一套新的编码方案来适应未来ERP系统的应用,因为旧有的几套方案都不同程度地存在一定的缺陷。

4.1 在PDM系统中采用的是分层含义码,每层都代表了不同的技术参数或物料的特殊属性,如零部件的编码是按形状、功能、尺寸、表面处理、硬度等级等参数为特征的含义码。这种分类方法可以方便相似形分类查找,也消除了隶属码的借用关系,但记忆编码的含义是不可能,更严重的是将来这些含义参数发生变化后,可能导致码值不够用而产生代码溢出,这样会导致整个编码规则的变更。

    4.2 有人提出来用现有图号加版本号做物料编码,因为图号是大家熟悉和习惯使用的,很容易被大家所接受,也有的企业将图号与物料编码合二为一,这样做既统一又规范,减少了很多的麻烦,但是图号并不是与物料一一对应的,图物不相符的情况仍然存在,有一些虚拟件、中间件的图号不规则,或者就没有图另外在生产过程中由于为了应付紧急的交货期,产生了大量的临时图纸,这种图纸也没有正规的编号,但物料入库却是需要编码的。不定期有图纸在更改的过程中,有的更改有版本号,而一些小的更改是没有版本号的,如材质的替换,物料本身变了,但图号并没有改变,都会产生图物不符的情况。特别目前四机厂图纸编码新旧规则不一样,长度也不一样,会导致编码规则和结构的不统一等问题。

    4.3 物料编码规则的新思路

    按物料的总体分类,可以将物料分为产品、部件、零件、毛坯、工装件、外购件、标准件等几类,每一类下面再进行细分为若干类,如:考虑到靠行业和国家的标准,以及今后物料的发展和扩充,四机厂外购物料号可仍然采用了中石化集团的物资标准分类代码的前两位(即56大类分类码),后面的中类和小类码分的很细,可以进行简化和合并,缩短结构,同时加长流水码的位数。这样两位大类码、三位中类码、五位流水码就解决了问题。采用阿位伯数字编码,便于计算机的操作和输入,也增加了编码的弹性空间,为将来物料的变化提供了可容的空间。

5.物料编码如何维护

    在ERP系统中企业所有的物料应该是一个统一的编码,要统一编码,就需要有一个专门的部门或专业的小组来进行统一的维护,大家都使用一个源头出来的数据,才能保证唯一性和统一性。在企业中由于过去信息只是在部门内部管理,往往同一种物料,在这个部门叫A,而在另一部门叫B,不仅代码不一致,连名称、规格、型号的叫法和写法都不同,外购进厂的物料供应商的叫法、写法也与企业的不尽相同。要想达到数据共享,资源统一,物料的名称、规格、计量单位等数据的基本属性也要统一,同时还要对物料的使用范围的一定的规定,设计人员要尽量使用企业现有的库存物料,最大限度地利用库存,在选用物料方面有一定的范围控制,不然会造成采购品种增加,库存上升,因此统一维护数据就显得十分重要。那么由什么部门、什么人来进行编码,需要企业根据自己的情况来做出决定。但如果遇到新的物料时,需要通过编码申请流程进行审批,先由编码维护人员在系统中维护好后再行使用,这样就能保证ERP系统中物料的一致性和统一性,否则多头管理必然带来一定的混乱。