情是一堆乱麻完全找不到头绪,就如同样的工作,有些人被搞的焦头烂额,有些人却能很轻松。

同样的工作内容,为什么你做就焦头烂额,别人做就轻轻松松?

是你笨吗?不不不,你们绝对不会这样来归因的,你们会认为,嗯,一定是这份工作不适合我。

真实情况呢?未必如此。

重复性的劳动哪份工作中都会出现

周一胃疼上午去医院看病,挂了个普通号。普通号的医生总是要处理很多的病人,可能一上午要看50个病人。

人多,自然医生看的就快。

旁边候诊的大娘就不乐意了,抱怨说,大夫可没耐心了呢,你多问两句他就烦了。因为病人太多了吧,忙不过来。我心里推测了一下。

到我进诊室的时候我也和其他病人一样,憋了一肚子的问题想要请教医生。

我趁着他打单子的功夫,问他,大夫,我这个用不用做胃镜?

大夫看了我一眼,没回答,直接从键盘底下拿出来一张B5的纸,说,你先看一下。

我一看纸上写着:关于***疾病,董医生想要和你说的话,下面清晰的列着1,2,3,4……差不多10条内容。

我拿眼睛扫了一下,果然我之前想的问题都在这张单子上。我看了之后,谢了大夫,乖乖拿着单子去交钱,到二楼做检查。

如果你不整理,你就烂事儿缠身

二楼彩超室排了100多号人,我被排到了101号。我看了这个号很自然的会问分诊台的护士:“这个号上午还能轮到吗?”

结果护士大声很不耐烦很大声的跟我说:“上午的!上午的!排着去!那边坐着等着!”

我是个优雅的人,被黑脸护士恶劣的态度吓到了。心里说:你最近分手了吗?这么大火气?

然后在接下来等待的2个小时时间里,超过30个人问过她类似的问题,还有些其他重复性的问题,她永远是一脸不耐烦和大吵大嚷。

被她吵嚷过的病友们都在候诊区里说,她态度真差,有的人还声音很大,故意让她听到。黑脸护士头也不抬,只是把眼睛翻上来恶狠狠的瞪着刚才说她态度差的人。

气氛紧张到爆。

期间她接了一个电话,语气细声细语。我内心中故作惊讶的说:原来她是会好好说话的呀!我当然知道她是会好好说话的,我也能理解她为什么态度这么恶劣和烦躁。

你可以试一下,如果你每天被超过50个人问同样的低级的问题:

什么时候轮到我呀?

我在那儿等着就行吗?

是不是按号叫呀?

过号了怎么办呀?

检查前能不能喝水?

你不烦才怪。

同样,你工作中如果全是些细碎重复性的事情,每天重复,每天重复,你不烦才怪。

她一边手忙脚乱的在分诊系统中输入病人的就诊号,一边不耐烦的应对着问一大堆低级问题的病人。

我看着她这个样子,心里想,她或者在某个阶段会受不了,然后找个类似我这样的咨询师解决一下她的职业问题吧。

她一定觉得这个工作太机械化了,太无聊了,干得烦死了。

如果你是她,你怎么办呢?

条理化是最基础的一步

今天我有一个来访者微信给我报告喜讯,说她的升值面试顺利通过了。感谢我帮助她准备面试的问题,面试问的问题几乎全在我们之前的预备问题列表里。

想起她2个月前的样子,那个时候还是一个工作没啥成就感的人。觉得工作里琐碎的事情太多了感觉到很烦躁,很无聊,想要离职。

有次咨询中她和我说,老师我发现我老是找不到东西,邮件也很乱。我从来不删邮件。

嗯,我没有建议她去做整理,我建议她找个工作中她觉得工作的很优秀的人去问问别人遇到这种情况怎么办。

一周后她再次来咨询跟我说,“老师,我真的问了另一个同事,她给我看了她的邮箱。我看完就疯了,太特么整齐了。不同的文件夹,放着不同重要程度的邮件,太清楚了。”

“然后你怎么做的?”我问她。

“我嘛?我花了一周的时间把我的差不多快8年的邮件重新整理了一遍,删了一堆,然后余下的分类保存。”

我说,“爽了吗?”

她说,“爽了。”

接下来我又布置给她作业,让她去盘点她的工作内容。然后一周后她来跟我说,工作理清楚不少,仅做了一个归类就让她感觉到轻松不少。

“一劳永逸”是一种策略

懂了吗?

如果你对你每天的工作不做总结,不回顾,不整理,你就会淹没在铺天盖地的重复性操作当中,像那个气急败坏的护士。其实那个护士她完全可以把这些每天都有人问的问题,打印出来,贴到公告牌上,会节省她太多的时间。

楼上的大夫会这样做,有的科室聪明的护士也会这样做。(我在别的科室看到过类似的常见问题解答明示公告)护士把省下来的时间来耐心的解答特殊性的问题,医患之间关系和谐。

你的工作也是同样的。

你的工作内容在职场中绝对不是仅此一份儿,一定有人在做着和你类似或者一模一样的工作,也一定有人比你做的更轻松,排除性格因素,排除兴趣因素,单说工作方式上,确实有人比你做得巧妙。

你的同事就会用更轻巧的劲儿,把重复性的操作熟练化或者弄个小公式快捷操作什么的;而你却在一遍一遍的重复这些本来可以用某些方式快速处理的工作。

我在多贝网上录过几节职业规划的课程,是免费课。花了我大约2天的时间,录的过程确实挺麻烦的,要做PPT,要做一遍一遍的录,错了一句话就得重录,很麻烦。但是,制作好了之后,不为了收费,只为了省时间省我的口舌。

我把咨询中有可能需要和每个人都重复一遍的内容录成了10几分钟一段的小课,让来访者在咨询前先听一下。然后我们再来解决更有特殊性的问题。

时间其实就是这样省下来的。

一遍一遍的重复操作,如果可能用一次性的投入就解决掉,那么你赶紧集中花点时间把你的工作规整一下,比如:

邮件回复模板有没有?

事务性报批单的模板有没有?

Excel统计表格一个公式能解决的你有没有用公式?

总是在同一时间出现的问题,你有没有办法解决掉?

一张页面就能解答别的部门的人的疑问,你有没有答疑列表?

所有类似这样的东西,都可以帮你节省时间,让你的工作进入流程化和自动化的状态。没有什么事情是一堆乱麻完全找不到头绪的,只看你肯不肯花时间来整理它。

说白了,假如你懒的话,你就会慢慢陷入焦头烂额的状态里。所以,一定要先动起来,从工作条理化和整理重复事件开始吧!