在ERP项目中,要做到未雨绸缪,就需要项目管理和实施人员在项目推进过程中,对下一阶段可能发生的事情进行预测,把握好项目发展的趋势。这就好像下象棋一样,要多想几步棋,凡事要早点准备,掌握项目的主动权。说起来可能有点空洞,笔者下面就提出一些具体的建议,供大家参考。

一、要考虑每一个项目阶段普遍存在的问题

    ERP项目可以根据项目进度,分为项目立项、需求调研、业务流程重组、模拟运行、并向运行、正式上线等几个阶段。其实不同的企业,虽然有各自的特性,但是也存在着一些普遍的问题。有经验的项目管理员,对各个阶段普遍存在的问题有深入的了解。此时他们就可以预先采取措施,针对这些问题采取应对措施。而不会等到问题真的发生了,再来解决。掌握各个阶段所存在的普遍问题就是做好ERP项目未雨绸缪的首要工作。

    如以业务流程重组为例,可能存在着如下几个共性的问题。

    1、企业对于自身的流程过于自信。

    由于缺乏外在的参考,用户会认为自己所采用的流程是合理的,要求系统的安全按照自己的流程来走,排斥业务流程重组。针对这种障碍,实施顾问该如何应对?笔者认为,实施顾问应该将企业现在使用的业务流程与系统的标准流程进行对比,向用户说明如果继续沿用企业现有的业务流程,可能存在这些风险。利用具体的数据来说话,而不是片面的强调让用户遵循系统的标准流程。企业管理者上ERP系统也是为了改善企业现有的管理水平。如果他们能够切实的认识到现有业务流程存在的漏洞,相信他们能够欣然的接受新的流程。

    2、新流程的从接受到熟悉需要有一个过程。

    企业使用了ERP系统的新流程之后,由于不熟悉等原因,比较容易出差错。如果实施顾问能够意识到这个问题,那么就可以采取一些未雨绸缪的措施。如在模拟运行时,会有针对性的多设计一些新流程的业务。让用户多操练几次,以熟悉新的流程。在后续并向运行时,也会指导项目管理员,多多跟踪这些新的流程,以督导用户按新流程来操作,避免旧病复发。

    3、提醒用户更改原有的管理制度。

    通常情况下企业在上ERP项目之前,已经有完整的业务流程文档。在实施ERP项目时,如果对原有的流程做出了新的调整,那么就一定要及时调整原先的业务流程文档,做到读、写、做一致。以免在后续培训时,出现互相矛盾的地方。

    以上提的这些内容都是在业务重组环节中容易出现错误的事情。项目管理员只要能够意识到这些内容,那么就可以在项目实施环节中,采取预防措施来避免这种情况。现在不少ERP软件提供商提出了标准化实施的口号。其实其核心的内容就是将每个环节必须要做的内容以书面的形式规定下来。与笔者谈的思想是一致的。

二、与用户沟通时可能存在误解

    人与人的沟通,由于文化背景的差异,往往会存在误解。A说的话,B听起来可能是另外一种含义。在日常生活中,这种情况也非常普遍。针对这种情况,实施顾问或者项目管理员,应该采取什么样的未雨绸缪的措施呢?笔者认为可以采取如下应对措施。

    1、尽量采取更多的辅助证据。

    如在需求调研过程中,用户会提出各种各样的报表要求。如果只凭用户说,实施顾问记,可能记不全,或者会对用户说的内容存在歧义。此时就应该采取更多的辅助证据。如用户已经有现成的报表了,那么可以像他们要一份。如果没有的话,那么可以让用户先在Excel表格中设计好然后再给我们。有时候用户说了一个小时,说的口干舌燥,还不如一份表格能够说明问题。

    2、说完后让用户进行重新确认。

    在收集用户的需求时,即使对于同一个问题,大家你一言、我一言,会提出各自的需求。但是有可能会有相互矛盾的地方,或则说可能某些内容还没有考虑到。笔者在进行需求调研时,会将用户的需求都一五一十的记录下来,整理好。然后再让用户去签字确认。用户在签字时,会对自己所说的内容再梳理一遍。有不准确的地方可以进行及时修改或者有歧义的地方进行再次确认。这就相当于一个审核的过程。通过这个确认,可以在一定程度上消除沟通上的误区,让实施顾问了解用户内心的真实意图。

三、预测实现某个业务的条件是否成熟

    1、企业管理者来说应该了解ERP要分阶段分步骤实施上线。   

    作为企业管理者,总想使用ERP系统中的所有功能。笔者以前在企业中做项目专员的时候,企业一把手就会让我定期的罗列ERP系统中还没有使用的功能,然后让我尽量的使用起来。对于大部分企业来说,如果能够用到企业现有模块的70%的功能已经是相当不错了。有些作业要么是企业不适用,要么是企业还没有实现这个作业的条件。如果硬着头皮上,反而会造成不必要的麻烦。

    2、实施顾问应该了解企业实际情况,预实施条件是否成熟。

    作为实施顾问或者项目管理员,应该养成一个预测的能力,预测实现某个业务的条件是否成熟。而不是不管三七二十一,先开始上这个业务再说。等到遇到挫折了或者失败了,再回头看看,原来是某个条件还不具备。

    如企业要上成本模块。上这个模块的话有一定的先决条件。如企业的库存金额准确率要达到95%以上;各种单据的准确率(如采购单、生产订单、领料单等等)要达到99%以上;各相关单据要及时审核等等。如果这些条件没有满足,及时成本能够顺利的计算出来,其准确率也并不会很高。为此在ERP系统中,成本模块往往是放在第二个层次来实施。等到以上这些条件满足了,实施顾问就可以建议企业开始实施成本模块。

    3、项目须循序渐进,欲速则不达。

    企业在决定实施某个业务时,实施顾问或者项目管理员需要预先评估相关的先决条件是否已经成熟。要培养自己这方面的预测能力。让企业管理者最担心的是,项目团队先硬着头皮上。等到不行时再来分析原因。此时前面所作的努力都将白费。

四、对可能存在的岔路进行整理

    人在走路时会遇到岔路。在ERP系统实施中,也是如此。虽然说条条道路都可以同罗马,但是最有效果的路往往只有一条。防止用户走冤枉路的方法,只有一个。即将没有的岔路通通封死掉,只留下可用的一条。

    在项目实施过程中,如何来判断哪些岔路是行不通的呢?这就需要实施顾问有未雨绸缪的能力。笔者在日常工作中,是这么教育新来的实施顾问的。

    针对同一个问题,往往会有不同的解决方案。作为一个合格的实施顾问,首先需要认识到,不同的企业,具有不同的特点,往往会采取不同的解决方案。也就是说,A解决方案可能适合甲企业,但是不一定适合乙企业。我们现在需要做的就是,将多种解决方案都列出来,然后让用户根据企业的实际情况来判断,该采用什么样的解决方案。作为实施顾问,不应该帮企业拿注意,只能够在旁进行协助。等到用户确认所需要采用的解决方案之后,就将剩余的通道关掉。并对用户所决定采用的解决方案进行分析,给用户讲清楚如果采用这个解决方案,未来需要注意的内容。让用户也能够未雨绸缪,在后续的操作中,引起足够的重视。

    总之,要做到未雨绸缪,并不是很困难。主要是经验。有经验的实施顾问,就能够对项目过程中可能遇到的问题进行预测,并采取对应的措施。这对于保障ERP项目的成功,有很大的帮助。