BI的实施也需要依据企业情况进行“定制”。如何实施BI?实施过程中需要注意什么?这里分享某企业BI 实施的项目经验。

项目实施背景

实施的对象是一家服务于运营商的项目实施公司。其业务遍布全国各地,每个月存在大量数据的互动与分析,所以数据量非常大。

在过去十年,公司为项目实施业务建立了两个系统,一个是SAP,主要关于项目的财务数据;另一个是PMP系统,主要关于项目的进度信息和基础信息。在实施BI之前,为了满足报表分析的需求,经常需要手工从数据库中导出表,然后处理数据再分发到全国各地。很明显,手工处理数据带来的工作量十分繁杂。

项目实施过程

建立BI的目的是希望通过BI来集成数据,做成自定义的报表工具,然后形成一个统一的平台。这样一来,各地人员都可以通过统一的平台查看经营数据,避免数据分发的流程。

在实施项目过程中,我们把这个项目划分成两期,第一期是将现有数据进行展示和分发,目标是建立满足日常运营管理的报表系统,规范基础数据,每个部门至少两人掌握报表设计开发。目前该公司既有的业务系统是在不同时间段、不同供应商,由不同人开发出来,一些相同意思的基础数据会存在不同系统中。同样,一些基础的数据在不同的系统中或在不同的业务中都会有不同的意思,所以需要统一基础数据的规范。

通过这样一期项目,希望能够输出报表系统的数据库设计文件,通过BI项目的实施推动PMP和SAP基础数据的规范,为之后的二期开发提建议。

BI的实施,关键在于整体的设计,团队的构建和沟通,在这过程中有哪些需要注意,总结以下四点。

经验1:明确BI项目价值在哪?

BI并不单单是一个工具,更像是一套解决方案,它将准确的数据进行加工、组合,然后形成业务所需要的知识,提供给高层参考,帮助企业做出明智的业务经营决策。

但BI也并非万能,也有解决不了的问题:比如决策和分析的逻辑问题;起始数据不全、不准的问题。但如果是常规简单业务、相对单一数据源(来自系统),只是展示数据,实施是较快的。对于需要整合数据,引入业务逻辑的BI,实施有一定的难度,其产生的价值远胜过产品。

经验2:关注组织中不同角色的动机,建好项目团队

在项目实施中,实施人员的参与度非常重要。这个参与性体现在哪?BI的参与人员基本上是这样几类人:

1、高层管理者:最关心经营逻辑是怎么通过报表系统展示出来的;

2、经理层:关注分析基础工具的准备是否到位;

3、业务执行层:关心如何响应不断变化的需求,需要什么维度数据统计来做报表;

4、IT支持人员:更多的是站在技术的角度把系统的数据融合起来,解决“信息孤岛”问题。

在实施过程中,由于参与者的观念差异,会朝着不良的方向发展,比如直接将原来手工出的报表丢出来当需求,最常见的问题是:你能不能用系统帮我将XX报表实现;有一少部分单纯做数据处理的人会有危机感;会有个别因为实施系统会对原有工作发生改变而不积极,如原来处理错误的可手工调节。

所以合格的实施项目经理不是技术实现,而是组织系统实现,前提是深刻理解业务;对于总体设计需要一个灵魂任务,比较好的理解高层管理者的经营逻辑,通过BI管理的变化,但是这个角色绝不能是技术人员担当;需求阶段要听实际执行层的业务管理人员的需求,但不能全体;在实现阶段要本单位的系统人员参与,解决数据的取数问题;在基础数据准备阶段要求执行层人员参与一步步核对数字;分析时要尽量要求执行层人员亲自做展示页面。

经验3:系统整合是关键,整合的关键是建规范

整合的关键是要建立规范,主要体现在下面几个方面

1、系统与系统间的不规范问题&数据校验

例如,同一内容在不同系统不同的叫法;同一内容在不同系统不同的分类法;同一内容在不同系统不同的统计规则;手工数据需要注意校验。

2、注意系统取数溯源法

系统之间不可能是互相成立的,生产系统数据间可能有互相同步,所以一定要保证数据来自最原始的系统,不要用中间数据库系统的数据。

3、系统数据同步次序安排的考虑

FineBI之所以能快的核心在于建立cube,建立大量索引。建立索引的工作会放到晚上,做同步。

经验4:项目计划+整体设计很重要

当初以为建立BI的过程很简单,就是把各个系统的数据库腾出来然后进行组合,进行加减乘除、筛选、分组、排序就做出报表、酷炫的图表在页面上显示。但其实不然,业务最重要的是数据的准确性,所以数据源基础的准备工作是一大难点。数据源准备要一步步的核对数据,从中发现数据整合中要注意的问题。之后,关于业务包的设计比较关键。数据库准备必要的模板考虑,不要受原系统的影响,要充分的理清取数逻辑,处理规则的一致性。最后是规范问题。要以业务思考的逻辑来布置页面,尽量保证页面设计的业务术语和样式一致,视角效果上最好一屏展示。