1. 做工作日志

每次招新人进来,我都会要求他,每天下班后写一份工作日志,第二天发给我。

做这样的要求,不是为了检查他们的工作,而是为了培养起这个习惯。这份工作日志也不是给我看的,而是给他们自己看的。

为什么要这样做呢?

无论多忙,每一天下班之后,都要抽出时间问问自己:我这一天获得了什么?如果每天都在重复前一天的事情,没有任何变化,那你这一天就是浪费掉了,因为没有获得任何成长。

长此以往,半年,一年,三年,你的能力不会有任何提升,只会一直停留在初级职位上,做着最基础的工作。

一个优秀的人,必然是追求不断成长的。前一天的工作中犯了什么错误,如何改正?有哪些不够完善的操作,如何优化?学到了什么技能,如何用在新的工作里面?只有不断地逼迫自己去思考这些问题,一步步完善和优化,才能获得长久而坚实的进步。

什么是工作经验?这就是工作经验。工作经验不是指你做一件事情做了多久,而是指,你用了多久的时间,去思考、优化、改善它。

工作日志,就是将这个过程书面化下来的最好方法。

记在工作日志上的东西,可大可小。大到一门新技能的习得,小到一个Excel函数、一个表格配色、打电话的常用话术,都可以。

只有将这些细节记录下来,不断翻阅、消化,逼使自己在工作中去应用这些方法和技巧,它们才会真正成为你的技能。

2. 即时记录

很多人都会研究时间管理,也知道做好 Todo List 的重要性,但仍然难以养成的一个习惯,就是「即时」。

要知道,Todo List 也好,工作笔记也罢,最关键的一点,就是要即时。人的短时记忆是非常短暂的,储存信息的时间最多只有几分钟。如果一件事情你没有立刻将它记下来,只会有两种结果:一是忘掉;二是它一直留在你的脑海里,干扰你的工作和思维,使你不胜其烦。

解决这个问题的方法,就是建立这么一种本能反应:

无论任何时候,听到任何重要信息、被分配到任何事务,第一直觉不是去执行,也不是去思考,而是记录下来。

记下来之后,你再去考虑,什么时候去做这件事,怎么做。

如果你没有完全数码化的工作习惯,我建议你随身带着纸笔。用A6的口袋本,听到任何需要去做的事情,第一时间快速记下要点。等不忙的时候,再拿出来,好整以暇地补充、完善、思考。

甚至,你可以发展出自己的一套速记法,用记号表达特定含义。比如,用叹号表示优先级,用DL表示截止时间,用箭头表示对接人,等等。

这一块就不展开了,你可以根据自己的习惯去设计。

3. 管理时间开销

我们往往容易高估一点,就是对自己的自律能力。

很多时候,你是不是会感到诧异:明明一整天都在干活,为什么仍然没什么进展?明明没干什么,为什么总觉得很快就天黑了?

其实,如果你严格记录自己的时间开销,你会惊讶地发现,你浪费时间的情况,远远比自己想象的严重得多。

很有可能,你以为自己辛辛苦苦写了三个小时的稿子,但实际上,你是发了20分钟的呆,上网找资料时逛了半小时,构思文章时思维发散又走神了半小时……诸如此类。

真正用在正事上的时间,也许连一半都不到。

怎么发现这一点呢?也很简单。当你从工作状态切换出去的时候,瞥一眼系统时间;当你重新进入工作的时候,再瞥一眼时间。将这两个时间点记下来。

一天结束后,你会记下非常多的时间点。将它们两个两个连接起来,加起来的总和,就是你浪费的时间。

通过这个方法,每一天重复、检查、对比,你可以知道,自己的控制能力有多薄弱。从而更加有意识地、主动地管理自己的注意力。

下一次,当你在网上闲逛的时候,也许你会怵然一惊,告诉自己:我正在浪费时间,赶紧回来干正事。

你会有意识地控制自己休闲和放松的时间。比如,对自己说:只能刷5分钟的朋友圈,时间到了就要把手机放下。

进一步,你会发现,自己做某些工作的时间远远超出预计,为什么?是能力不足,经验不足,还是被哪些不好的习惯影响了?如何在质量不变的情况下缩短时间?

这个时候,你才有可能实现真正的高效。

4. 整理文档

我们在日常工作中,不可避免地会产生大量文档:报告,方案,报表,资料……这些文档,如果是杂乱无章地堆放在一起,要查点什么东西时,就会非常麻烦。

很多时候,明明记得下载了的资料,却忘了放在哪里;发给好几个人的文件,几经修改,不知道谁的才是最终版;想查点自己以前做过的东西,却哪里都找不到……

这些问题的症结,都在于没有遵循良好的文档撰写和整理规范。

这一点,很多大公司都有明确规定,但很多小团队往往意识不到其重要性。

然而,小团队固然小,文档和资料的量却未必少。处理不当,同样会造成大量的时间浪费。

具体来说,有这么几个原则:

1)文档的首页,要有版本记录。

任何正式文档,封面和正文之间,需要留出一页,记录该文档的版本历史。无论谁对其作出任何修改,都要在这里登记:修改人,修改时间,版本号。

2)文档的命名,要确立明确的格式。

这一点可以由团队自己确立,但需要保证所有人都按这个规范执行。

可以参考这样的方式:修改时间-项目名-文档名/编号-修改人-版本号

这种情况下,当文档的量极其庞大时,就不必打开来一个个查看了。

3)文档的存放,要建立良好的习惯。

很多人喜欢把文档全部放在桌面,等实在多到放不下了才去整理。这种习惯好不好呢?其实没关系。但关键是要统一。

如果你存放文档的位置不统一,有时在文件夹里面,有时在桌面,那就非常混乱,查找的时候往往要花大量时间。一旦统一起来,即使全部放在桌面,也没事,因为只需要在桌面找就可以了——就是比较难看。

我采取的方式是这样:

• 在坚果云下,按照不同项目建立文件夹;

• 每一个项目文件夹里面,又分为管理文件和执行文件;

• 执行文件再进一步按照阶段1、阶段2、阶段3划分;

• 每一个阶段点进去,又按照会议记录、周报、资料等类型划分;

• 任何时候,都不会把文档丢到桌面上,而是多点几下鼠标,为其找到准确的位置。

多花这几秒钟,很多时候,也许就能节省几小时的时间耗费。

5. 做 Checklist

在工作中,犯错并不可怕,可怕的是一直犯同样的错误,反复多次仍然会在同一个地方出错。

这个问题最好的解决方式,就是做好 Checklist。

在笔记软件里面,为每一项任务写好 Checklist,执行时,把它调出来,一项一项对照,看自己有没有任何一项疏漏了。

这个 Checklist 可以常常优化。自己犯过的错误,上级的指示,或者从各种渠道获得的信息,都可以写上去。

比如,跟供应商对接时,物料的尺寸、要求、细节,需要满足几道工序,验收的规格和方式是什么,现场需要具备什么条件,需要哪些人的签名,诸如此类。

这就是一个Checklist。

这些都需要按照Checklist一条条予以确认。尤其是没有明文规定但是会对结果产生影响的因素,都要写在Checklist里面,跟对方确认。

理论上来说,只要Checklist做得足够严密,执行时严格确认每一条,任务的完成就不会出问题。

如果能将这些Checklist内化,无需对照也能逐条执行,乃至能用来指导新人、或是发现工作中不合理的地方,那可以说,你在这些领域,就已经具备了专业水平。