我们都面临着相同的问题:工作日过的总是十分缓慢,而周末假期过得却是非常快。常常是我们还没有意识到发生了什么,周末就过去了。当然,这些都讲得通。但是你是否可以改变这一切呢?如果你可以更有效地利用自己的时间,从而在周四的时候就把所有重要的事情都做完呢?
即使你实际上并不能在每个周五的时候离开办公室去提前享受假期(我们希望如此,不是吗?),可以有一整天的调整时间,从容进入下个星期的工作,而不是一整天都在火急火燎地赶工也是一件很好的事。你甚至还可以用这一天时间去实现你内心深处更大的愿望。
我知道,这听起来是不可能的。但是请将心中的怀疑放到一边,如果你可以更有效地去利用自己的时间的话,这绝对是可以实现的。事实上,很多公司都开始为员工为员工提供更加灵活的工作制度或是四天工作制。
那么成功人士是如何去实现这一切的呢?其实并不像你所想的那么困难。
1. 他们的日程安排更有目的性。
你的目标应当是把周五排除在工作日之外,将其视作你可以以一个头脑相对清醒,没有工作的状态过完这一周的一天。
这也就意味着你会避免将会议,电话,以及其他更加重要的聚会安排在这一天(除非只是出去随便喝点咖啡)。你希望在周五一整天可以不被人打扰,这样你就可以随意支配一天的时间。
达斯汀·莫斯科维茨是阿萨纳公司的联合创始人,同时也担任这家公司的首席执行官。他就是这种“无会议安排”理念的忠实执行者,只不过他将这一天安排在星期三。“无论你是执行者还是管理者,你每周都应该至少留出一天没有任何安排的时间,不应该有例外,”他在一篇文章中写道,“这是一个非常宝贵的方法,可以确保你有一段连续的时间来完成自己的项目工作。”
在整个工作日期间,你都应该采用这种目的性很强的日程安排。为了让你可以有一个没有工作任务的周五,你在其他的工作日也要关注自己的日程。
这并不是说你要时刻完全控制自己的行程。不过,经常查看你的日程,从而确保你的一周保持在正轨之上确实很重要。如果你的事情太多导致自己没有足够的时间真正投入在工作中,你就需要去看看有什么事情是可以调整或者推迟的。
2. 他们关注最重要的事情。
你以最佳的精神状态开始了一周的工作,并且列出了一个你这个星期要在办公室里处理的事情的清单。但是当周五的时候,你会惊讶地发现自己根本没完成几件事,总是忙于那些突然出现的紧急事务。
正如成功的商人和作家斯蒂芬··R·科维所说的那样:“大部分人都在急事上花了太多时间,结果没有时间去做那些重要的事情了。”
那些在周五之前就把所有事情处理完毕的人们深知效率和分清主次的重要性。他们会时常反省自己,重新调整自己的关注点,来让自己的精力花在重要的事情上,而不是被时间压得喘不过气。
通常来说,“你把时间实际上都花在哪里了”和“你应该把时间花在哪里”之间有巨大的差异。如果你想要有一个自由的周五,你就需要不断评估自己最重要的事情,确保你可以将自己的精力都花在正确的事情上。
3. 他们会拒绝那些会让自己分心的事情。
当然,你需要让自己工作的每一分钟时间的效率最大化,这也就意味着,你需要尽自己最大的努力去避免那些会让自己分心的事情。
如果你不能在周围充满聊天的声音和不断的电话铃声的情况下依然专注于自己桌面上的事情,那你就去试着找一个安静的地方(如果你不在意他人异样的眼光的话,你还可以戴一个防噪音耳机)。这样你就可以投入到自己需要做的事情中。
还有什么事情是会让你分心,唯恐避之不及的呢?那就是邮件了。所以关掉你的浏览器,也不要去听电脑里保存的那些悦耳的音乐。你还可以借鉴Tom John公司首席执行官汤姆·帕特森的做法:他会给办公室的所有人群发一条信息,告诉他们自己只会在某一个特定时间阅读邮件。这样你就不会时刻有想要检查自己邮箱的想法了。
4. 他们会寻找捷径。
你或许听过“捷径”这个词,觉得这个词的意思大概是在工作中偷懒耍滑。不过这完全不是“找捷径”的实际意思。
成功人士总是在思考如何才能得到最佳结果,不过他们也能在这一过程中找到一些可以节省时间的方法。所以,仔细认真地审视一下你平常的做法,看看自己是不是在什么地方花了很多不必要的时间。
也许你经常需要发一些内容相同的文件,如果是这样的话,你可以保存一个模板。你是不是常常要发同样内容的邮件?你应该保存一份回复邮件,这样你就无需一次又一次编辑相同的信息。你是不是每天或者每个星期都要去完成一些无意义的工作?你可以去找一下有没有可以自动完成这些工作的方法。
这些改变看上去不大,但是如果你在周一到周四期间每天可以节约15分钟时间,你在周五的时候就省下了整整一小时的时间。看到了吗?这些时间都是可以累加的。
减少一个工作日看起来似乎一定会让你完不成自己的工作,但是情况并非总是如此。事实上,四天工作制已经被证明有多重优点,包括提高生产率,更高质量的工作安排,以及员工幸福感的提升。
研究同时还表明,工作时间更长并不总是等同于完成更多工作。在某一个节点之后,我们的生产率曲线会趋于平坦,甚至完全呈急剧下降趋势。
所以,即使你的公司没有实行这样压缩式的工作制度,你也可以卷起袖子,在周一到周四的时间里实现工作效率的最大化,这样你在周五的时候就会更加轻松,从而可以实现更高的理想,或是为下个星期的成功做好准备。毕竟,这是迎接周末最好的状态了。