一个报表平台的项目开始,客户会常常希望我们能够以我们专业的角度,针对他们公司的实际情况,来规划一下他们的报表平台。这个我也是理解的,毕竟谁都不想最终实施完成的报表平台乱糟糟的,不成体系。自己也做过一些,但没有花时间对自己的方法进行整理。这里我介绍下自己的思路,不足之处,还请指正。

一个企业的主要报表,我分为以下三大类,如下图所示:

• 基础查询类报表:来自于基层业务和日常工作,功能作用于某一项具体的工作,比如销售业绩查询、商品库存查询、在途库存查询、采购订单查询等。用户在工作需要时,会通过查询此类报表,来得到自己想要的数据,以支撑自己的工作。

• 管理报表:用于日常管理,其功能不单作用于某项具体的工作,而是覆盖相关人员的某一个工作模块。例如店长业绩管理看板、库存管理、异常店铺管理等。这类报表基于日常管理工作,通过查看这类报表来监控所负责业务的当前状态,发现问题,这类报表就属于决策辅助了。

• 分析报表:不同于日常管理类报表,这类报表更具针对性和主动性,需要用户针对某一个模块和主题进行分析,通过分析报表数据来发现并思考问题。

对比上面三类报表,基础查询类报表,可以称之为拉动式报表,这类报表的使用是被动的,是由工作拉动使用,用户是为了完成某一项工作而需要数据,从而使用这类报表。而另外两类报表可以称之为推动式报表,用户一般是主动的查询这类报表,并且通过对这类报表的查看,而推动某一项工作的进行,可以理解为由数据来推动工作(相信很多企业非常喜欢这一点,但是,看下一段)。

说了由数据来推动工作这句话,我必须要解释一下了,这里的数据推动,并非完全由数据来决策,而人只坐享其成果。在前面一章(数据分析,或许不是为了分析,而是为了规范 - 知乎专栏)我有讲到,所谓分析,也只不过是更规范的思考和判断,这里也是一样,所谓数据推动,是需要将人的一部分思考和整理工作,提前展示在报表上。

在有了报表平台基础后,决策思考的时间成本更低,从而会更多的思考问题,对企业来说,这也是价值之一了。

无论是哪一类的报表,都是业务的体现,报表简直就是日常业务用数字转码之后的表达。要论谁能规划设计出最实用的报表,那一定是业务本身,但是甲方也一般缺乏规划经验,每个人的想法都从自身出发也是不可取的,所以,整体的报表规划一般就由乙方来抛砖了。

三类报表中,基础查询类的报表已经在上一篇讲过了(你给我这么多报表,让我如何是好 - 知乎专栏),这类报表目的在于满足日常工作需要,只要能够方便的让业务人员获取到需要的数据,并以友好的体验展示出来就满足了需求,一般来说,基于平时工作所用报表进行整理是可以满足需求的。

管理类报表:这类报表会有一部分在平时所做的日报中体现,但也会有很多没有整理成报表。所以这类报表不仅仅是靠原始文档就能整理出来的,还需要进一步的规划。管理报表是为某一人群的某一工作模块服务的,所以管理报表的规划,是要从人的角度出发。一般来说,具有推动工作权限的人,管理报表是被需要的。在确定人群后,对人群进行访谈,了解平日工作和关心内容,从而再设计报表,理论上是最好的方式。但在没有框架样板的情况下,访谈很容易谈飘了,最终汇总起来也不聚焦,可能最后还要重新访谈确认,而且这部分的用户往往是领导,反复访谈几次,绝对被看脸色。

所以管理类报表也是需要从对业务的基本了解情况下,进行初步规划,以初步规划的模型进行访谈,给领导一个选择题或者改错题,一定是好过填空题。管理类报表可以这样来初步规划:

从而生成报表列表,也可以根据用户人群来选择报表列表,进行有针对性的调研和确认。

分析类报表:分析类报表相比于管理类报表跟具主动性,往往是带有一定目的去查看和分析,并非基于日常工作,所以分析类报表除了基于基础的数据外,还要根据目的结合多种分析方法来实现。

1. 第一步是要归纳分析主题,哪些主题值得分析。以零售为例,常用的分析主题包括商品主题、会员主题、活动主题,其它大部分模块(库存、物流、采购、客服等)都可在前两个模块中覆盖。

2. 第二步是目标整理,一个主题中,需要实现哪些分析目标,以商品主题为例,分析商品可实现商品结构优化、商品价格优化、商品库存-销售结构调整等。

3. 第三步是方法引进,针对指定主题和目标,需要什么样的分析方法,依然以商品为例,若要进行商品价格优化,需对商品进行价格带分析、市场价格分析、商品价格弹性指数分析等。

以上三步完成后,即可形成分析内容列表,从而形成规划文档。但是这里有一点需要强调,在谈到分析报表时,一般是会得到认可的,但在认可这类报表的同时,需要确认是否有人对这类报表复杂,如果开发完了但并没有人来使用,那一切也都是浪费。

最后要提一下,报表的规划要满足两点:落地性和持续性。

落地性:近些年来各种新鲜的高大上的知识体系传遍互联网,很多企业也希望能够让自身跟上时代的步伐,引进新的技术和方法。但真正能让企业用起来的、能给企业带来价值的,往往不是那些听起来震天响的内容,而是听着大家都能理解的方案。对于企业来说,项目的落地性非常重要。飞的再高无法落地,也是失败。

持续性:一个报表平台,在项目中无论规划的多么的丰富多么的完善,也只能说是一个开始。报表不同于其它的it系统,它和业务的联系太紧,一方面统一规划的平台,难免会有个别阵痛需要磨合和调整,另一方面公司的业务也是不断变化的,一次性的报表不可能满足企业长期的需求,而后面更长期的工作,往往是需要由甲方自己不断的调整和完善。根据自己的所见所闻,经过甲方自己一段时间的磨合后,整个报表平台可以与企业更为紧密的联系,形成一个更加量身定制的实用的平台。所以,一个报表项目结束后,能否可以让甲方自由的调整,也是非常重要。