作为产品经理,你真的知道怎么开会么?
陆庄羽 人人都是产品经理

不同类型的会议虽然目的和形式不一,但总的来说最关键的一点都是会议发起人,因为这个人是会议的组织者、引导者、推进者以及后续的跟进者,鉴于产品经理的工作性质及内容,一般这个角色都是产品经理担任,那么作为产品经理的我们如何才能更熟稔地召开会议,并提高开会效率呢?

开会前

明确会议主题

解决什么问题、制定什么决策、达成什么目的。

过程导向型会议一般主题固定且明确,任务导向型会议由于解决问题大多属于突发性质,因此最好事先和相关人等明确会议希望达成的决策和目的,方便大家知道问题的解决进度——需开会确定。

参会人员及会议时间

明确和会议相关的所有人等,并确定各自的空闲时间。

这个过程看似简单却相当繁杂,尽量以核心相关人员的时间为准,其他人需尽量配合,而且会议时间最好在问题提出的两天内,越早越好,避免产生连锁反应,导致其他开发进度的延期。

对于具体的开会时间点,若是过程导向型的大会,笔者一般习惯定在上午10点半,或者下午4点左右,一方面在这两个开始时间点,大家都进入了工作状态,开会效率较高,另一方面也预留了充足的后续讨论时间(午饭前和下班前)。若是任务导向型的小会,笔者一般习惯是即刻解决,可以在会议室或工位处。

预约会议室

根据参会人员的时间安排,预约都能参加的时间段会议室。

当然是要提前预约啦,特别是需要视听设备的会议。若是一些任务导向型会议,例如需求实现细节的讨论会,在涉及人员不多的时候,甚至不需要会议室,直接在工位或某个休息区就及时讨论敲定了。

会议召集

通知参会人员会议时间、会议主题。

若是需要提前准备材料的会议,则需提醒相关人等提前准备并拷贝。当然,也要提醒大家要准时到会。

会议准备

开会前10分钟左右前往会议室调试视听器材,若会议时间较久,还需准备饮用水;若是脑暴、分享之类的会议,也可准备一些零食,营造轻松氛围,方便大家轻松自如地进行讨论。

开会中

维持会议纪律

首要便是要求参会人员准时到达,避免浪费大家时间。其次,若会议中有人交头接耳讨论与会议无关的话题,则需当即打断并给与警告。再者,若会议讨论出现胶着或意见相左无法达成一致时,会议主持者需及时中断论战,引导以避免扰乱会议氛围。

引导会议流程

低效率的会议一定是开会目的不明确,而依然滔滔不绝讨论的。因此,会议主持人在开会中,一定要根据事先明确的会议主题,引导会议流程按照预期进行。若大家讨论的问题已偏出主题,则需及时制止,引导解决议题问题。若出现无法达成一致的问题或另外新的未能确定的问题,则需及时中断,可放在会后另行组织相关人等继续讨论。

此外,会议主持人需调动大家的讨论热情,特别是针对一些开放性的问题,需要以身作则地抛出一些观点带动自由讨论。

明确决策及排期

在提案讨论过程中,会议主持人需注意观察与会人员的反应,确保大家听懂了提案内容,或在决策后确保大家持同意态度,或是大家是否已觉得无聊需尽快结束会议。

对于会议产生的决策,会议主持人一定要确保相关人等都持赞同意见,在意见得到统一后即需趁热打铁,协调相关人等的排期,明确问题得到彻底解决的预估时间。

会议记录

好记性不如烂笔头。对于有很多讨论结果或建议的会议,例如需求评审会,大家对需求原型、交互细节、实现方式等可能会有各种各样的建议,因此产品经理需及时记录下来,方便会后整理并调整。另外,记录这种行为本身也反映了你会重视这些意见,是一种对意见提出者的尊重。

开会后

会议整理和通知

会议结束后,需尽快将会议中做出的决策——相关事项谁处理、怎么处理、处理排期等进行整理,越详细越好,方便问题追踪和会议备忘。

整理后则需尽快发送给相关人等,一般是会议当天就可周知到所有人,方便大家及时处理相关问题,可以很好地督促他们去解决,也方便会后有文档备案及通知备案,避免后续扯皮。

一般来说,过程导向型会议只能处理80%的事情或问题,剩下的20%还需要靠任务导向型会议来解决,因为前者主要是知识技能与信息交流,而后者就是为了解决某些特定问题。在产品经理的工作日常中,像组内会议项目组会议需求评审会这些相对大型、参与人数众多的过程导向型会议,主要解决较为宏观的问题,以确定方向,频次上一般不会太多,而像功能或需求实现方式讨论会这些则是相对小型、参数人数较少的任务导向型会议,主要解决的便是细枝末节的执行问题,正是这类问题,才是产品经理与程序猿们撕逼的主战场,这时候更考验产品经理的应对能力及处理效率。

管理大师德鲁克曾说,

“若经理人将25%的时间用在开会上,那么这个组织就可能出了问题。”

同样,如果产品经理将超过25%的时间用在应急的任务导向型会议上,那么他的工作效率也可能出了效率,因为在进行过程导向型会议时,产品经理并没有考虑到所有问题,因此就造成细节问题不得不通过任务型会议去解决。希望所有的产品同仁们,都能熟练开会套路,提高会议效率,更快更好地推进产品迭代。


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