大多数人认为效率是一种能力，你可以通过练习来提高自己的效率。
虽然这句话没毛病，但它忽略了一个微妙但同样重要的一点：
要想变得更有效率，就得少做些什么，而不是多做些什么。
通常，提高工作效率的最好方法就是找出那些影响工作效率的习惯，并消除它们。当你这样做的时候，你会发现你实际上比你意识到的更有效率。
以下是影响工作效率的4个常见习惯。努力消除它们，然后你就会发现自己的效率大大提高了。
1. 工作时，战线拉得太长
我发现人们陷入的最大的效率陷阱之一就是在工作的时候把战线拉的太长。
假设你手头有一个大项目马上到截止日期了。然后你决定周二早上就把它搞定。你觉得完成这项工作可能需要6个小时的时间，所以你制定了一个计划，在早上6点到达工作地点，并整理你的日程安排，认为自己应该有足够的时间可以完成它。
但问题在于，你已经为自己创造了一个马拉松式的环境。而这对于保持和提高效率来说绝对是个坏消息。
在这种情况下可能会发生几件事：
放弃。你很早就到了办公室，坐在办公桌前，马上就被你要做的大量事情搞得不知所措。在几次开始的努力失败之后，你就干脆放弃了。
拖延。你也许不是完全放弃，而是拖延。你先写邮件，可能会回一些电话，读一些新闻，然后决定深入阅读。但现在你已经“落后于计划”，恐惧开始蔓延。所以，为了让自己从焦虑中分心，你就会拖延更多时间。重复了几次上述行为之后，你已经拖延了很多了，最终你在一天结束时完成了一项低质量的工作。
迷失。当人们试图把战线拉得过长时，他们最终会陷入一种迷失的状态。因为他们要完成一大堆工作，很容易就会忘记哪些工作需要尽快完成，哪些工作需要按照哪些顺序完成。这会导致在一些事情上花太多的时间，而在另一些事情上花的时间太少。最终的结果要么是放弃，要么是产生低质量的结果。
你可以通过“冲刺”而不是“马拉松”的方法来避免所有这些结果。
“冲刺”的方法指的是在有限的时间内集中精力、高能量地完成一项特定任务。
例如，如果你有六个小时的工作，你可以将其分成三个部分，然后设计一系列45分钟的冲刺方法来完成每个部分。
利用“冲刺式”方法有以下好处：
理清思路。当你利用“冲刺”方法制定工作计划时，它迫使你详细计划你的工作并把工作分为更具体的任务。这意味着，当你坐下来开始工作时，开始时的困惑和精神摩擦会更少。同时，你也更有可能按照优先次序来完成任务。
切实可行。利用“冲刺”方法工作对提高效率也有心理益处。“可行”指的是一件工作虽然困难，但你可以完成。虽然可能会耗费不少精力，但此时集中精力比拉长战线更有效，这意味着在工作时更有动力、耐力和精力。
激励强化。冲刺式工作的另一个被低估的好处是，你能给自己更多的机会获得奖励和积极的强化。如果你能在完成每一次冲刺后犒赏自己一杯美味的咖啡或者看几集精彩的节目，你就更有可能保持把动力和精力保持在很高的水平。这比连续工作6个小时而得不到满足要容易得多。
灵活变通。冲刺式工作的最后一个好处是灵活性。如果你被手头的某个任务困住了或者感到不堪重负，你通常可以迅速切换一个不同的任务来做。这通常会给你的大脑时间来处理隐含的困难，所以当你回到一开始那个棘手的任务时，你会发现你对它有了更清晰的认识（在完成另一项任务之后，你也会有更多的信心和动力）。
下次当你有一个大项目或一项工作要完成时，问问自己：
我怎么能在冲刺式工作中完成这个项目，而不是把战线拉长然后艰难地完成它呢？
提前做一点计划，你会发现在完成最具挑战性的项目和任务时，冲刺式方法是一种更加有效和愉快的方式。
掌握技能的时间取决于我们专注的强度。
——Robert Greene
2. 应付干扰，而不是消除它们
每个人都知道那些干扰会对我们的工作效率造成多大的破坏。从Facebook的通知和电子邮件提醒到同事的来访和不断的电话，在现代生活中，干扰似乎是持续不断的。
我们沉浸在分心之中，我们的效率正在为此付出代价。
但有一个比我们都面临的干扰因素数量更大的问题：我们处理干扰的策略存在严重缺陷。
我们大多数人认为我们需要更好地处理和管理让我们分心的事情：
但如何应对分心本身就是个问题。
通过采取应对心态，我们含蓄地同意并认可了工作中无处不在的干扰。虽然你可能会成功地应付偶尔的分心，但这还不够。
如果你让自己被各种干扰所包围，你就永远不会真正提高效率。
没有人有足够的意志力来不断地抵制现代生活的每一个干扰。没有人有一个能通情达理地摆平办公室生活中所有让人分心的因素的老板。对你手机的通知设置再怎么修修补补也不能减少它对你的干扰。
真正让我们从分心中解脱出来的唯一方法就是从源头上消除干扰。
不要再试图处理让你分心的事情，而要拼命消除它们。
当然，有些干扰是不可避免且无法控制的，但这并不意味着我们不能采取有效措施消除其中的许多干扰：
不要去摆弄手机的通知设置，在你做重要工作的时候关掉它，把它放在抽屉里。
如果你一直被同事打扰，干脆在会议室里安心工作几个小时。
删除所有浏览“娱乐信息”网站的快捷方式，删除手机上的社交媒体应用，关掉办公室或家里的电视。
如果你想大幅提高你的工作效率，那就认真地把生活中那些让你分心的事情彻底清除掉。就是这么简单。
要达到最佳工作状态，你需要长时间专注于一项任务，不受干扰。
——Cal Newport
3. 用恐惧和批评来激励自己
我们中的许多人从小就相信，要想成功，就必须对自己严格要求。
我们认为我们需要成为自己的教官——不停地发号施令，发出威胁——否则我们就会松懈下来，什么事也做不了，而且很有可能会住在河边的一辆货车里孤独终老。
这种想法最糟糕的结果之一就是消极的自言自语。
所谓的自言自语就是我们在头脑中对自己说话。而消极的自言自语是指这种对话方式变得扭曲、不切实际和过分苛刻。
有消极自言自语习惯的人经常对自己说这样的话：
我们习惯于对自己说一些可怕的、伤人的、显然是不合理的话，因为我们很多人从小就有一个核心信念：我必须对自己严格要求才能成功。
好吧，让我跟你们分享一个小秘密：
人们并不会因为消极的自我对话而成功。
作为一名治疗师，我与成功人士和非常成功的人共事多年，我从未见过有人在放松自我后，成就和效率会下降。
当然，他们一开始都不敢尝试。当他们停止用残酷的自言自语来激励自己的时候，他们就会“失去优势”，这让他们感到屈辱。
但你猜怎么着……?这种情况并不会发生。
如果有什么不同的话，那就是当人们不再自责时，他们的工作效率会更高。原因很明显：所有那些用消极的自言自语“激励”自己的力气现在都可以转移到做新的更好的工作上了。
另外，当你改掉消极的自言自语的习惯时，你的情绪会有很大的改善。改善的情绪和精力水平不仅会让我们感到更快乐，通常也会带来更高的效率。
所以尝试一个小实验：对自己别那么苛刻，看看会发生什么。如果没有消极的自我对话，你真的开始变成一个懒散、游手好闲的人，你还是可以回到过去那个状态的嘛。
但我想你会发现恰恰相反：你会更有效率，压力更少，心情更好。
自我接纳就是我拒绝和自己处于敌对关系。
——Nathaniel Branden
4. 做适合别人的工作，而不是自己的
在一天结束的时候，你可以完美地实施所有最好的提高效率的方法和策略，但是如果你做的事情对你来说并不重要，你仍然要努力提高效率。
当我们受到外部激励时，我们感受到的激励是有限的：
但最终，我们必须承认……
从长远来看，只有内在的动力才能使我们真正提高效率。
只有当我们在做真正对我们有深远影响的事情时，我们才能充分投入，长期发挥我们的潜力。
我们应该好好审视这句话。
这意味着任何技术或策略都不能让你达到一定的效率门槛。再多的意志力、纪律或积极的肯定都不能让你达到最佳表现。
从某种意义上说，内部变化再多也不能帮助你达到最高水平。
如果你想要真正的富有成效，你必须做出艰难的选择来做那些真正重要的工作。
这通常意味着重大的、令人不安的决定：
听着，你没有义务去追求最高效率。事实上，很多人可能不应该这么做。用降低部分效率来换取更少的压力、更多的空闲时间，这是很有道理的。
如果你想发挥你的潜力，你就不能做别人适合的工作。
你必须鼓起勇气去做对你重要的工作。只有这样，你才能发挥你真正的潜力，尽你最大的能力工作。
一旦你允许自己停止尝试做所有的事情，停止对每个人都说‘是’，你就能在对自己真正重要的事情上弄出点儿名堂来。
——Greg McKeown，《Essentialism》
写在最后
要想变得更专注、更有效率，就得少做些什么，而不是多做些什么。你可以从下面这四项开始：
冲刺式工作，战线不要拉太长。
消除干扰，而不是去应付干扰。
停止使用恐惧作为动力。
做真正重要的工作。
CIO之家 www.ciozj.com 公众号:imciow