在生活和工作中，意外情况总是比计划发生的要快，我们常常要多线处理各种事情。

缺乏合适的任务管理方法，我们的生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要项目，我们的压力将一路飙升；

与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围。

据知名时间管理APP时钟给出的数据显示

41％：有41%的待办事项永远不会完成。

50％：已完成的待办事项有50%是在一天内完成的。

18％：已完成的待办事项有18%是在一小时内完成的。

10％：已完成的待办事项有10%是在一分钟内完成的。

1.这表明许多待办事项清单是无效的。超过40％的任务从未完成，这意味着将近一半的任务被转移到了第二天，无限期推迟或完全丢弃—这显然不是有效的任务管理应有的样子。

2.我们可以看到绝大部分事项很快就完成了，有些甚至在几分钟内就完成了。这表明许多人的清单未能指定单项任务完成所需的时间，或者倾向于选择看起来容易做的任务。待办事项清单最根本的用途是规划我们的时间，为我们的任务排出优先级，但许多人在使用的时候并没有解决这方面的问题。除了给我们带来虚假的成就感以外，很难看到这样的任务安排有什么额外的价值。

3.这些数据告诉我们，许多清单都太长了。任务负担过重会带给我们过多的压力，连我们自己也清楚地意识到，完成清单中的每个项目是近乎不可能的——于是最终被迫放弃它们。

在讨论了“什么导致待办事项清单失效？”这个问题之后我们讨论下高效能认识如何来制作清单

第一种方法是：“任务+开始日期+截止日期”清单

“任务+开始日期+截止日期”这种格式的吸引力就在于它的形式简单。另外，它还引入了任务管理方法中最重要的要素之一：截止日期。截止日期很重要，因为它能激发我们行动起来。它能帮助我们在冲突的项目和任务之间正确分配有限的时间。

假设我们的截止日期是切合实际的，并把待办事项的比较优先级考虑进去，那么设定截止日期的做法就可以提高工作效率。

我们不仅能完成更多的事情，而且能完成更多该做的事。

第二种方法是：任务清单+每日任务清单

“主任务清单+每日任务清单”法是创建清单的进阶操作。主清单是你想到的每项任务的滚动存储库。它是你记录每个项目的地方，无须考虑优先级、截止日期、完成项目所需的时间以及与之关联的项目。每日清单，顾名思义，就是你全天工作的清单。这是你需要每日使用并定期审查以衡量进度的清单—它的适用范围仅限于你打算在一天内完成的任务。两份清单需要协同工作：每天晚上你都要查看主清单；你要寻找在不久后要到期的任务或需要完成的任务，以便推进其他任务。

一旦你确定了这些待办事项，就要选择几个，将它们转移到第二天的每日清单中，并估算你是否有足够的时间来完成它们。

第三种方法是：“3+2”法

这种待办事项清单方法遵循一个简单的公式：三项大任务+两项小任务。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。“3 + 2”法的这一特性使其可以与番茄工作法等常用的时间管理法兼容。

例如，你可以安排四个番茄钟（每个番茄钟包含25分钟的工作时间和5分钟的休息时间）来完成你的一项大任务。分配好时间盒能使你有时间完成较小的任务。“3 + 2”法通过限制任务清单的范围来提高你的注意力。

因为只需要处理5项任务，你就会受到较少的干扰。你不再纠结要去做什么，因为你不需要从众多选项中做出决定。

第四种方法是：“便利贴”法

“便利贴”法是一种更直观的任务管理方法。如果你喜欢直观看到处在各阶段的项目和任务，那么这是一种很棒的待办事项清单法。可以分为“待办事项”、“进行中”，和“已完成”。通过“便利贴”法，你能直观看到一个任务的发展方向。“便利贴”法包括以下几个步骤：在便利贴上写下每项新任务（一项任务使用一张便利贴），并将其粘贴在“待办”列中。

它会一直在那里，直到你准备着手解决它；当你开始处理任务，便将这张便利贴移到“进行中”列；完成任务后，将便利贴移至“已完成”列。

第五种方法是：“四象限”法

这是一种用于在冲突性的任务间分配时间的工具。任务根据各自的优先级被分配到不同的象限。放置在第一象限的那些任务应立即处理；第二象限中的那些任务则不那么可怕，但应该安排在不久的将来完成；第三象限中的任务可以委派给其他人；第四象限中的任务可以放弃。这种方法提供了一种简便的方式来查看哪些待办事项值得关注，而哪些是可以忽略的。通过这种方法，你能够便捷地识别出与你有关的最重要的项目。

以上种种项目管理的方法，说到底就是“你要用这一个小时干什么”的方法。人人都说，“这一个小时要做什么”“下一个小时要做什么”，可是真正做下去的人少之又少。

问题往往出在，我们明明知道自己“应该做什么”，却并没有“实际做什么”。

项目管理的核心是如何“执行”的方法，而不是如何“写下待办事项清单”的办法。

知道了如何写下计划之后，更重要的是实践。当你决心从“随意安排任务”过渡到“时间管理计划”之后，你需要把“改变”当成朋友。改变过去的习惯，才能创造新的习惯。