项目管理的信息化依赖于企业信息化的基础建设,无论是新建还是改造,都会涉及业务模块的系统,例如人力资源管理系统、ERP系统、财务管理系统、OA办公系统等等。当前国内的情况大致如下(排名不分先后)。
1、人力资源管理系统本地化部署还是主流,主要服务于大中型企业,员工人数一般都在2000人以上,SaaS份额在20%左右。供应商包括金蝶、用友、东软、浪潮、肯耐珂萨、宏景、朗新天云、万古、SAP、Oracle、IBM、Kronos、薪人薪事、北森、人事人、才到等等。主要功能涵盖六大核心模块,包括人事管理、薪资管理、时间管理、绩效管理、招聘管理和培训管理,在招聘管理模块,有些供应商开始加入人才评测功能。
2、财务管理系统,根据企业规模不同,供应商逐渐找准自己的定位,用友、金蝶、速达、管家婆、新中大、浪潮、四方、SAP、ORACLE等厂商占据了绝大部分市场份额。
3、OA办公系统经过多年的成长,市场寡头逐步呈现。中国软件协会数据显示,泛微、华天动力、致远、蓝凌稳居OA办公系统软件前四位置,市场占有率超过了60%。
4、ERP系统市场分化也逐渐清晰,整体来看,用友、SAP、金蝶、浪潮、鼎捷、Oracle、Infor、航天信息、金算盘等厂商已经占有了80%以上市场份额。
由此可以看出,除了有能力自行开发这些系统的企业,由于厂商不同,大部分企业都不得不面对烟囱式建设的问题。系统、合理的数据规划设计,是企业项目管理信息化成功与否的关键。
如何系统、合理的进行数据的规划与设计,笔者根据多年的项目管理实战和培训、咨询经验,从需求调研、数据采集、数据存储、数据分析、数据安全和数据可视化等六个方面从数据全生命周期进行了探讨。
一、数据需求要充分调研
数据是需求产物,数据需求的规划设计必须建立在充分的调研和沟通的基础之上,调研和沟通的对象尤其要重视经常使用系统的员工,这个阶段的结果一定是一份详细的数据清单。数据的属性,数据的类型,数据的使用频率等等,都要有必要的分析和说明。很多企业在这个阶段都是闭门造车,仅靠少数几个领导或者负责信息化的人画几个流程图就开始写代码了。
以项目招投标为例,项目投标过程中往往会涉及各种各样的资质,企业自身资质的管理通常都比较到位,但是对于员工拥有什么证书,很多企业都是通过发邮件、打电话这种方式来处理,效率极低,且容易出错。如果员工在入职过程中就采集了相关的数据并录入人力资源管理系统,并进行定期更新维护,那么针对任何一次投标,人员资质相关工作都能通过人力资源管理系统和OA办公系统的有效整合而得到高效、便捷、精准的处理。如果不和投标人员进行充分沟通,这些细节是不可能凭空地被规划设计出来的。
二、数据采集要以人性化为原则
由于系统的孤立和非人性化设计,企业的管理成本会大幅度提升,有些企业发现了问题,却找不到有效的解决方案,很多企业甚至还没有意识到这个问题。
以项目团队建设为例,项目组可能需要给团队成员发放儿童节节日礼物,人力资源系统却无法直接导出相关数据,项目助理制作统一表格,通过邮件发给全体成员,每个成员填写表格并回复邮件给项目助理汇总,然后才能进行下一步处理。如果组织小朋友一起去了某公园,团队建设的费用也统一由项目助理来报销。假设即有增值税发票又有普通发票,即有机打发票又有定额发票。费用报销都需要提供发票号、日期、金额等信息,可是很多企业都是手工填写,财务系统甚至不能自动计算。
其实只要换位思考,就会发现,企业面试的时候往往会要求候选人填写入职申请表,如果此时就已经在线录入了家庭相关信息,后续只要及时在线更新,儿童节的团建活动就会减少大量不必要的工作量。相关的发票利用OCR技术完全可以通过手机拍照实现自动录入,报销在系统填单的工作量其实很少,准确性也能得到保障。
三、数据存储要以性价比为目标
数据的存储首先要充分考虑大数据的价值,同时要根据企业自身财力兼顾性价比。
以考勤数据为例,目前市面上的考勤系统通常只保存3个月-1年的数据,无论是刷卡、指纹还是人脸识别、手机签到。考虑到考勤数据自身的价值,至少连续存储3年以上。存或不存,企业要事先规划,存这些数据能做什么,例如用作员工敬业度分析。同样的道理,门禁数据不仅可以用作员工敬业度分析,还可以用作企业文化分析。如果企业没有意识到这些大数据的价值,根本就不会想到要延长存储时间,保留尽可能多的数据。当然,这些数据其单一的价值密度可能并不高,究竟保存多久,根据企业自身实力来确保性价比符合企业自身发展就可以了。
项目管理其中一个很重要的内容,就是提升企业项目管理水平,而这个水平的提高是依赖于每一个项目经理的。如何评价每个项目经理的能力,实事求是的记录项目经理的相关数据:
负责或参与的项目;
参加了哪些学习和培训等自我提升相关数据;
分享了哪些知识和经验等知识传递相关数据;
获得客户表扬或投诉的记录;
年度体检报告;
……
当然,每一项内容都还需要做进一步细化,例如负责的项目可能需要包括项目的背景,项目重要性,项目的合同额,项目的挣值分析数据,项目的四算数据,项目历次回款的及时性等等。维度越多,对项目经理的评价就越客观。但这些数据都不是某个单一的系统能全部予以记录和保存的。以项目成本数据为例,项目的采购成本数据可能在ERP系统里,项目的人力资源成本可能在HR系统里,而项目的外包成本可能在供应链管理系统里。建立统一的成本数据库,并按需进行授权访问,就是一个企业大数据的最佳实践。当然,这种规划设计显然是建立在对业务的深入理解的基础之上。
四、数据分析要以赋能为标准
面对企业自身大数据的价值密度低和多维度等特征,数据分析可能要面临众多的模型,对不同类型的数据进行分析,因此数据分析一定要具有多种多样的分析能力。如何进行灵活的设计,让数据分析能从容面对各种各样的数据,这是数据分析的规划设计成功与否的准则。结构化数据和非结构化数据的计算,需求不一样,实时性要求高和实时性要求低的计算,需要也不同,图像识别、语音识别和文字识别,其计算需求更不一样。
五、数据安全要平衡可靠性与易用性
没有绝对的安全,所谓道高一尺魔高一丈,说的就是这个道理。数据的安全设计究竟要达到什么样的可靠程度,与数据的重要性有关,也与数据的使用频率,存储时长等其他因素有关。如果一味追求数据可靠,则可能失去访问效率。举例来说,如果员工登录成本库请求获取某条数据,你可以进行多次安全受控检查与确认。首先从HR系统确认员工是否正在办理离职,如果不是,再确认员工是否具有访问权限。确认员工访问权限即可以在线也可以离线,在线方式可由系统自动确认,离线方式则可参照银行或超市某些业务必须主管刷卡确认进行授权。显然在企业中,采用后者的方式来确认授权将会极大影响工作效率。
六、数据可视化要以灵活性为基础
数据自身的价值需要通过分析才能体现出来,企业不同部门、不同级别的员工和管理者对数据的访问权限、关注维度都会有所不同。需求的不同就决定了数据可视化的千差万别。如何满足各种各样的展示方式和展示介质,同样需要合理的规划设计。项目经理关注项目的成本核算,究竟有多少利润可以用来分配奖金,财务经理关注项目的现金流,资金占用情况,CEO关注项目组合的投资回报,而外部审计则更多的关注财务报表数据的真实性。
好产品是设计出来的,就像苹果手机的诞生,高质量、高标准的规划设计是成功的保障。企业项目管理信息化如果缺乏系统、合理的规划设计,不仅会降低管理效率,还会增加管理成本。从数据的全生命周期进行系统、合理的规划设计,是信息化成功的关键。