随着IT技术迅猛发展,不断渗入到社会的方方面面,与IT相关的采购也越来越成为企业采购不可避免的部分。并且,由于组织提高竞争力的需求,这部分的需求也随之水涨船高,现在,IT采购的范围也逐渐从之前的传统的计算机,服务器等软硬件设备扩展到整体解决方案,云应用等等。追求IT与业务同步,也成为组织的基本要求。

     说到IT采购,大类别也可以分为直接采购和间接采购,直接采购是为企业对市场提供IT产品和服务为目的,最终是把采购来的物料和服务进行增值并销售出去,是为了满足组织外部的需求;间接采购则是为了组织自身的运营和发展为目的,为了满足内部的需求。流程上则大体相同,无非通过是采购申请,寻找合适的供应商,比价或者招标,签订合同,跟踪到货,验收及付款,以及确保售后服务等步骤,这些与普通采购活动大同小异的过程。但是,组织的规模,战略和资源决定了其对IT的需求会有差异,并不是性能最好的就合适,也并不是成本最便宜就一定能为组织节约成本。对组织根据其战略和资源量体裁衣是非常有必要的,接下来我们将按照硬件,运行在硬件上的软件,软硬件解决方案,IT硬件相关的支持服务以及外包来分别说明这些差异。

硬件采购管理

     硬件部分是相对容易管理的部分,也是IT采购中业务量最大的一部分,尽管其品类繁多,但是还是可以找出一些共同点。第一个共同点是IT硬件产品通常都需要按照标准来生产,这个标准一般是国际性的标准化组织制定的,比如IEEE(电气和电子工程师协会)下的IEEE 802委员会制定了一系列的局域网标准,所有的局域网设备生产商都是按照这一系列标准来生产局域网设备,这使得各生产厂家的产品能够在同一个局域网中协同工作,不会产生兼容性的问题。第二个共同点是IT硬件的发展速度快导致的产品生命周期短,根据著名的摩尔定律,当价格不变时,集成电路上可容纳的晶体管数目,约每隔18个月便会增加一倍,性能也将提升一倍。换言之,每一美元所能买到的电脑性能,将每隔18个月翻两倍以上。这一定律揭示了信息技术进步的速度也意味着追求性能会需要不停地跟新硬件,也意味着IT硬件需要投入的资本相对于传统的机械,电子设备也需要更多。第三个共同点是IT硬件的定价权都掌控在行业的上游产业链中,比如计算机的定价权就掌握在上游的CPU,内存,硬盘,液晶面板,操作系统这些行业中,中下游的其他生产厂家和制造商所获得的利润是相当有限的。

     在进行IT硬件采购的活动中,需要关注三点。第一点是采购的前期参与,由于IT硬件下游的制造行业是一个处于完全市场化的环境中,基本的硬件,比如3C类,电脑类,外设类,包括低端的服务器,通常组织只需要发出询价要求,或者参考电商网站上的价格,很容易就能获得实际的市场报价。因此关键其实在于选型,通常这部分是组织的IT部门来负责,所以采购部门和IT部门在选型之前的提前沟通是非常有必要的。IT部门按照需求部门的功能要求寻找合适的备选设备,采购需要根据市场的情况提供参考价格和供应信息,最终需求方,IT部门和采购部门共同确认一个性价比最好的产品去实施采购。采购的前期参与缺失会导致选型的功能上满足需求,但是成本和可获得性往往不是最优的选择。第二点是评估IT硬件产品的综合成本,硬件采购只是前期的成本,为了让IT硬件发挥其作用,后期的运营维护费用也是需要提前评估的,在其使用生命周期中的综合成本最优,这对组织来说才是一个好的成本。第三点是IT硬件的供应,IT硬件的按时交付对组织来说也是至关重要的,不能按时交付的设备,再好的成本也是没有意义的,这一点对直接采购和间接采购都同样重要。直接采购的不准时到货会给组织带来生产线停工,对客户交货违约赔偿等等直接经济损失;而对间接采购而言,影响整体项目的计划,压缩后续活动的计划时间,也会对项目相关资源造成直接影响,降低组织的竞争力。

     从以上情况可以看出对硬件部分的采购管理,需要采购人员对这部分的产品有一定的了解,需要提高自己对IT专业知识的了解,同时对市场上的主流产品要做到心中有数,或者能通过互联网或者行业信息了解和获得这些信息,避免采购到即将退出市场的产品,或是刚刚进入市场的新产品,这些都有可能会在可用性和售后服务上产生风险,最终影响产品的正常使用。通常生命周期即将结束(衰退期)的产品会价格便宜,性能也比较稳定,但是产品的性能和未来可使用时间可能受到限制;而新产品(介绍或投入期)的价格会比较贵,性能和品质也不是特别稳定,所以最好的选择应该是处于产品成长器和成熟期的这些设备,既是主流型号,也避免了高成本风险和不稳定的质量风险。

软件采购管理

     IT硬件的运行也离不开软件,单独软件部分的采购和纯硬件相比也有其特殊性,通常软件也可以分为几种情况,第一类是操作系统及办公类软件,目前为止,仍然以Microsoft的Windows和Office套件为主流,占据了大部分的市场份额,形成一家独大的态势,通常组织的操作系统和office软件都是随着电脑与服务器一起进行采购,很少单独购买。这样可节约人力和成本,并且电脑制造商获取OEM版本的费用会比单独从市场购买便宜得多。第二类是专用软件,比如Adobe的Photoshop,Autodesk的AutoCAD,以及一些软件开发工具等等,这类软件就是必须来单独购买了,并且基本上没有选择,定价权完全把握在上游手中,采购唯一能做的就是需要尽可能的来集中需求,通过量来获得好的价格和对应的服务。第三类是企业定制的软件,比如财务系统,合同管理系统,采购系统等等,不是所有的组织都有上大ERP系统的需求并负担得起这个需求,可能这些单独业务系统就能满足组织某一阶段的业务需求,从而提升组织的竞争力。由于此类软件需要更具组织的特点来客制化,因此在前期的需求分析阶段,就必须让采购部门参与进来,与需求部门一起来按照项目管理的方法来完成采购活动,尽可能地细分成本构成,对采购活动精细化管理,保障采购活动的结果能满足功能上和成本上的需求。

其他IT相关采购管理

     关于解决方案,简单的说就是软硬件绑定在一起的采购项目,比如企业级数据库的部署;内部网络的规划,设计和部署;ERP项目的部署,等等。这些项目的特点是周期长,费用高,实施过程中的不确定性也高。同时此类项目的参与干系人也多,通常公司会有专门的项目管理团队来实施整个项目,采购部门只负责其中的管理供应商与配合完成这个项目的相关采购活动的工作,比如依据内部提出的需求来对外询方案及对应的报价,招投标的执行,合同的执行,供应商管理,以及配合项目的验收及安排付款等。采购需要关注的是与项目经理保持沟通畅通,保障项目按计划进行,尽量不要在项目过程中扩大范围,并通过管理供应商来保障项目能按照计划的时间和资源完成。

     IT硬件支持服务指的是组织正常运营中保障硬件正常运转不可缺少的IT服务,例如:IT机房的维保服务,组织服务器托管的服务,办公用IT设备出保后的延保服务等等。专家的研究和大量企业实践表明,在IT硬件的生命周期中,大约80%的时间与设备运营维护有关,而该阶段的投资仅占整个IT投资20%,形成了典型的“硬件高消费”、“轻服务、重硬件”的现象。由于这些服务的交付是无形的,其服务衡量的标准不容易量化,接受服务方的主观感受容易影响对服务等级的评定,这会导致组织对采购这些相关服务的不重视,但是恰恰相反,如果对服务有一套好的衡量标准,并进行科学有效的管理,会对企业这些IT项目或者设备起到非常良好的保障,极大的降低日常运营中的风险。从而避免因为服务不到位产生的风险,也能够大大降低因缺乏服务导致的IT设备故障及损坏,软件系统运维问题产生的损失,这也从成本上体现了IT服务的重要性。

     IT服务中现在发展最快的是IT外包,组织将IT部门的职能全部或部分外包给专业的第三方管理,集中精力发展组织的核心业务。IT外包简单地说就是组织在内部专职IT人员控制在很小规模的情况下,将组织的全部电脑、网络及外设的维护工作转交给专业从事电脑维修维护的公司来进行全方位的维护。组织整合利用其外部最优秀的IT专业化资源,从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强组织对外环境的应变能力的一种管理模式。这已经成为一个快速成长的行业,并且在2000年后持续快速成长。目前,已经有60%的美国企业借助专业的IT外包服务迅速扩展自身的业务。其对组织的帮助主要体现在减少间接费用,避免资本开支,提高主营业务效率,卸载非核心职能,降低运营成本等方面。采取外包之前,组织是一定要对IT自营还是外包要做完全的分析,确实是否已经达到了外包的条件,否则盲目的外包也会给组织带来经济和管理上的损失。

     通过上面的分析说明,我们可以发现IT硬件采购并不是一个孤立的采购活动,IT采购其他的活动都会受到它的影响,其管理方式和其他的硬件设备并没有特别大的不同,关键是需要掌握相关的基础知识和行业动态,需要花费相比其他行业更多的时间跟上IT技术发展的速度。这样才能保障IT采购的专业性,为组织的良好发展保驾护航。