如何让自己更有效、更有闲

CIO之家的朋友 36氪

序言

我被时间追杀。在一片有不计其数待办事项的黑暗森林中,我是一只毛茸茸的兔子,随时都可能被捕食。由于持续的过度忙碌,我的周末变成了没有安排的短暂时光——这不是说现在有时间去冒险或休息,只不过是一段能够暂时喘息的窗口时间。我幻想着未来在热带的某个地方获得解脱,在那里,我将最终获得自由。

这是一个关于我如何走出森林的故事。这一切,都源于一个千载难逢的机会。

经受住新冠疫情考验的效率方法

写这篇文章的时候,我挑着灯,在一个改建过的地铁地堡深处,病毒似乎正在探测通风口的结构弱点。至少,这就是2021年中期给人的感觉。

新冠疫情仍然在全球范围内肆虐,世界上许多地方都处于封锁状态。然而,在这场大流行期间,生活在一个“与世隔绝”的地方有一定的好处。在澳大利亚悉尼,虽然写这篇文章的时候,整个城市都处于封锁状态,但幸运的是,我们基本上没有受到任何影响。对我来说,厚厚的云层中,也有一线希望。

像许多人一样,突然之间,我的工作和社交日程计划全部都被抹掉了。在某种程度上,我的幻想成真了。我就像在狱中服刑的人一样,实现了有朝一日能够出狱并获得自由的目标。然而,在长达几个月基本没有离开“所有房间”之后,我意识到,我还是太忙了。

过去十年以来,我一直告诉自己,日程始终安排得太满,肯定是我的问题。然而,在封锁期间,我仍然被各种任务和琐碎事情所困扰,陷于各种未完成的项目之中。

那么,真正的问题出在哪里?审视自己的时间利用情况,没有发现任何问题。事实上,它还加深了我对已知事实的认知:肯定还有比我更忙的人。有的人正在启动太空项目,辛苦养育孩子,确保各项工作如期开展。但不管怎样,对所有人而言,我们每个人每周都只有同样168个小时的时间。

在特斯拉首席执行官埃隆·马斯克(Elon Musk),单身家庭主妇和作家身上,他们有什么共同点?

我的生活很简单,各项工作方面我也能做到有条有理。因此,对我而言,我的时间混乱似乎不会因为一个新的应用程序而得到解决,或者也不太可能因为一篇标题为“10倍提高时间利用效率的10条建议”的文章而得到解决。那么,我的时间管理问题是一个哲学问题吗?

对此,我展开了深入的研究。在兔子洞里的第一个绊脚石,就是考虑我希望在地球上短暂的时间里得到什么。

分秒聪明,星期糊涂

我并没有过度投入,我也不存在效率低下的问题。我没有生病,但身体也没有特别好。或者,如果说时间就是金钱的话,我不穷,但我也不富。

在《我教你变成有钱人》(I Will Teach You To Be Rich)一书中,作者拉米特·塞西(Ramit Sethi)写道,过上“富足的生活”,并不是要限制你去咖啡馆的次数,而是要取得更大的胜利,比如投资有回报、加薪、与自己的真爱结婚,或者能让你在喜欢的任何东西上随意消费。

我在时间预算方面,不希望自己在“小钱”方面聪明,“大钱”方面糊涂。毕竟,贪小便宜可能要吃大亏。我只希望自己能过上一个时间充裕的生活。

我教你变成有时间的人

首先,“有时间”是什么意思呢?我希望把时间当作是盟友,并能感受到它是我生活中的一种带有节奏的、仁慈的力量。

具体而言,它包括两方面的因素:

大石头:我希望有时间来做对我来说最重要的事情。

“大石头”这一概念,来自于过去的管理语言。

一位先生把许多大石头放进一个桶里,然后问弟子,“这个桶现在满了吗?”弟子回答道:“满了。”然后,先生又往桶里加了许多鹅卵石,填满了大石头之间的空隙。“这个桶现在满了吗?”先生问道。弟子(带着不太确定的口吻)回答道,“满…满了吧?”随后,先生又往桶里加沙。“这个桶现在满了吗?”先生再问。弟子回答道,“呃…可能吧?”最后,先生又往桶里加水。
“这说明了什么?”先生问道。弟子答复道,“我们总是可以在我们的生活这个桶里装更多的东西。”先生说,“不对。如果你不先把大石头放进生活这个桶里,那你永远都不可能再放进去。”

黄金票券:我不希望自己的这个桶装得太满。我想给偶然事件、冒险、自发事件和实验留出时间。我把它称之为“黄金票券测试”,以纪念我童年时候最喜欢阅读的小说《查理和巧克力工厂》(Charlie and the Chocolate Factory)。如果我在旺卡吧(Wonka Bar)发现了一张通往神奇巧克力工厂的黄金票券,我是否能立即放下一切,抓住这个机会?

不忙也是一种竞争优势。大多数人的时间安排都很紧张,以至于无法抓住幸运机会,或者无法迅速解决突发问题。
——美国著名习惯研究专家詹姆斯·克利尔(James Clear)

三个核心时间管理原则

如果生活是一场游戏,那么这些原则都是可以获得额外时间的“作弊码”。

管理精力(而非时间)

一旦你刮开它干燥的表面,时间管理这个主题就会变得非常有趣和深刻。

考虑一下我们是如何谈论时间的。通常,我们都会把时间当作是一种可以管理的资源。我们制造时间,得以让自己可以跟家人团聚;在通勤路上,我们无休止地刷新抖音视频,从而来消磨时间;在穿过废弃的墓地时,我们选择了最安全的捷径,从而来节约时间。

但是,每周一共有多少时间,这是固定的,这是我们都无法改变的。此外,我们还无法改变的,还有时间的流逝速度。

时间是一种自然现象,就好像河流一样。在河流中,你会以恒定的速度自上而下游弋。无论你是坐在轮胎内胎中漂浮,手里握着桨,还是在皮划艇上戴着头盔,我们都遵循同样的轨迹,学习、工作、娱乐,以及做其他事情,直到我们的生命尽头。

任何一条路都有终点。

因此,时间管理不仅仅是有效地做事情,直到你不能再去做这件事为止。它更强调的是这段旅程,让我们感受到这段旅程是有意义或者有用的,而不仅仅是为了到达某个地点。毕竟,人固有一死,人生的最终目的地是这一生为数不多的必然事项之一。

我意识到,我无法管理这条河流。但我却可以通过有意识地分配自己的精力,来管理我乘坐的船。通过遵循工作和休息节奏,尽可能地顺水而下,我还能进一步提高自己的效率。

例如,我会把时间拆分为较长的“深度工作”时间段。同样一段时间,相比于在其中穿插各种干扰事项,如果能在这段时间里进入深度工作状态,只专注于完成一项任务,那你在这段时间内将更有成效。

用更直白的话来说,我们在不断地通过注意力来分配精力,并且可以选择对生活中的“大石头”给予更多的关注。

在这个世界上,只存在两种时间。一种是机械时间,另一种就是身体时间。
——美国作家艾伦·莱特曼(Alan Lightman)

当乌龟(而非兔子)

我应该把船开到哪里?我应该把注意力和精力分配在哪些方面?并非所有的待办事项都同等重要,因此,我会寻找发现杠杆点。

就伊索寓言的经典故事而言,其现代复述版本可以这样来描述:

兔子立即开始冲刺,而乌龟花了一些时间研究并购买了一双为它定制的“滑板”。此外,乌龟还掌握了正确的跑步技巧。在乌龟花时间研究的时候,兔子可能已经遥遥领先,但后来,兔子扭伤了一只脚,并且不得不接听一通来自客户的紧急电话,以快速解决一个经常出现的问题(但由于始终太忙,兔子从来没有把解决方案准确地写下来)。当乌龟冲过终点的时候,兔子却在酒吧里乐享“心理健康日”,从怠倦中恢复和放松身心。

无论是简单的待办事项清单、工作流程或新的习惯,还是核心原则,甚至是人生哲学或身份转变,你都可能需要耗费额外的时间,来采取一些行动。但从长远来看,这肯定会节省你的时间。

慢就是稳,稳就是快。
——美国海军格言

目标定为足够,而非完美

对于将注意力和精力分配在哪些方面,总有一些棘手的选择。我现在能做的最高杠杆率的事情是什么?答案并不总是明确的。即便答案明确,生活中还是会出现大大小小的突发事件。这种紧张关系,是人类环境中必不可少的一部分,当然也是现代生活中的一个隐形特征。

但是,你还有其他的方式选择吗?当然。你可以卖掉自己的iPhone,辞掉工作,假装死亡,然后在一个亚热带岛屿上化身为一个卑微的种植牛油果的农民,度过余生。

然而,在岛上乐享退休生活的梦想可能很快就会过时。对某个人而言,这个愿望可能没有一点吸引力。但如果它对你有巨大的吸引力,那这可能是一个信号,表明你的精力管理出了问题。

如果我们忙于完成了不起的工作,那紧凑的日程安排可能是一件好事。没有什么是一成不变的,所以,不要凡事以完成它为目标。相反,你可以更加关注其他方面,比如影响力、意义,或者哪怕只是一个好的故事。

如果一切看起来都在控制之中,那么你跑得还不够快。
——赛车手马里奥·安德烈蒂(Mario Andretti)

具体实践

读到这里,部分读者可能已经注意到,前文几个核心原则之间存在一定的矛盾。比如,就第二个和第三个原则而言,我们要以慢为快,但又不能太慢,这是什么意思?此外,我们怎样才能知道何时应用哪项原则?

当我遇到一个问题时,我经常都会发现,针对这个问题,“此时此刻”有一个解决方案,“从现在开始”又有一个解决方案,并且这两个解决方案可能并不相同。

就最佳财务建议而言,给马斯克的财务建议和给我家附近水果店外兜售《大志》(The Big Issue )杂志的商贩的建议肯定是不同的。

那么,你的时间是什么颜色的呢?

按照时间财富,我把自己应用的原则策略,分为了三个类别。

你的时间是什么颜色的呢?

理所当然的是,时间利用并不是一条单行道。在任何时候,你都可能会非常忙碌,也可能会非常空闲,或者处于这两者之间的一种状态。你的总体目标,是尽可能高效地应对和处理各种突发事件,然后通过决策,让你在前进过程中更好地控制自己的时间。

红色时间

在红色时间里,你要与时间赛跑。也许可能会出现一个工作上或家庭中的突发事件,或者你正在争取一些偶然的机会,或者你的生活长期处于过度充实的状态。

如果时间就是健康,当你处在红色时间里,就像是血流不止一样。你的当务之急,就是赶紧包扎伤口,给自己创造喘息的空间,并且从黑色时间中争取回来一点时间。

以下内容,就是你在红色时间里的“急救包”。

餐前准备(“各就各位”)。所有原材料准备到位,所有器皿洗净准备到位,所有物品都已经“各就各位”。如果你从事食品行业的工作,那你就对此深有体会。即便没有从事这个行业的工作,它对你也非常有帮助。当你在红色时间里时,也许你有机会通过做好基本的事情来节省一点时间,而“餐前准备”就是一种方法。从这一步开始,这有点类似于有组织地拖延。但不同的是,你通过有组织的工作,只是为了把所有的事情准备好,以便开始去做下一件待办事项。另外,这也不需要过于注重细节,根据“食谱”把所有的物品都扔进一个纸板箱、记事本或者文本文件。在一个无组织、杂乱无章的“厨房”工作,会导致拖拉,但“餐前准备”却有其他的好处。如果你像我一样,你可能在有太多事情做的时候,就会感到不知所措,甚至不知道从哪里开始做,以至于直接不做。而“餐前准备”刚好与此相反,具体表现在两个方面。行动是让你走出红色时间的方法,它能给你带来前进的动力,同时还能获得小小的成就感。最开始时,你并不需要完整的策略方案。你只需要行动起来,这个过程会慢慢为你揭示出解决方案。
清空大脑。为大脑进行餐前准备。拿出一张纸(或者借助数字工具),清空大脑中所有吸引你注意力的内容。最后,你可能会得到一个由各种无序的待办事项、提醒事项和不成熟的想法组成的事项清单。通过这种彻底的大脑洗礼过后,你可能会感到更加轻松。当我处于红色时间里,我就喜欢通过这种方式来放松自己。通常,无论我的时间是什么颜色,我每周都会完成一次清空大脑工作。此外,回顾你得到的事项清单,从中挑出真正对你有意义的事项,你还将获得更多的收获。

大脑是产生想法的好地方,但却是存储好想法的坟墓。
——《搞定》(Getting Things Done)一书作者大卫·艾伦(David Allen)

高效休息。采取战术性的高效休息,来恢复自己的精力。从客观事实角度来说,每位母亲都是心理学家,但我的母亲不仅有心理学学位,还有自己的私人咨询诊所。她曾告诉我,如果有人在遭受痛苦情绪或心理状况不佳时,她首先会了解他们的基本习惯。比如,“你早餐吃了什么?”“你上次运动是什么时候?”“你每天晚上几点睡觉?”在红色时间中,有关成年人基本技能的问题可能听起来很老套。针对这个看似特殊和独特的问题,能够通过自己在家煎牛排、烹饪蔬菜,然后睡一觉来解决吗?当然,不要以为这是我的个人建议。事实上,这是临床医生通过研究而给出的建议。因此,就管理精力而言,你可以通过管理饮食、运动和睡眠,实现身心精力的恢复。对此,最简单的方法,就是小睡。当你过于忙碌的时候,你更应该考虑这些恢复精力的方法。你真的是忙得连10分钟都抽不出来吗?如果这10分钟能让你接下来几个小时都保持高效工作,那你愿意这样做吗?记住,最终是乌龟打败了兔子。
小胜利。想让自己始终保持动力和精力吗?不妨让自己获得一两项小胜利。你现在能够最快速、最容易实现的胜利是什么?胜利,会让你产生多巴胺,并形成一个良性循环,像滚雪球一般地让你获得更充沛的精力和更多的成就。
情况鉴别分类。重新谈判你的协定。哪些最后期限可以进一步往后退?哪些项目可以暂缓?你可能签订过比较明确的协议(特别是与职业相关的),但除此之外,你也应该考虑那些没有通过白纸黑字明确下来的社会契约。比如,是否存在你能够再次检查的未表达期望?事实可能证明,直接把一些任务往后推一段时间是不太可能的事情,但由于你处于红色时间里,这还是值得一问。从最难发现的角度来说,你还应该审视对自己的期望。对我而言,如果我没有以一定的速度完成某些任务,我在无意识中就会认定,我让我自己失望了,而这自然而然地,会给我制造时间方面的压力。如果你今天为了“救火”而打破自己坚持做某件事情的好习惯,那这到底会不会毁掉你的生活?记住,你的目标是足够,而非完美。

黑色时间

你可能大部分时间都生活在黑色时间里。你是后千禧世代的效率践行者,它涉及到大量的目标与追求,并始终处于忙碌的状态。在这种情况下,你该如何高效利用每周的固定168个小时呢?

黑色时间就像是最基本的健康一样。以下是我日常生活中高效利用时间的最佳实践。

计划自己的理想一周。这一实践,是“乌龟赛跑式”的一小步,但同时又是实现高效利用时间的一大步。它会迫使你思考,到底什么才对你来说是最重要的,让你明确接下来的一周该保持怎样坚定的投入状态,在工作、休息和娱乐之间找到一种节奏感,养成习惯的一致性,并把类似的任务事项按背景归类。最后这一点是我发现的管理精力的最有效方法。我们不是计算机,切换背景,只会让我们付出代价。举个例子,我计划的理想一周中,有安排完成客户工作的时间段(深度思考),有完成管理工作的时间(浅度思考),甚至还有娱乐的时间,从而让我把放松变成一种真正的艺术形式。
分布式认知。分布式认知,即在除了大脑之外的地方,找一个地方来放置重要信息。你在走出红色时间时清空大脑用的那张纸(或者数字工具),就是很好的开始。接下来,你就只需要组织好这些内容。具体方法和工具包括第二大脑笔记,子弹笔记法,摘录本,卡片盒笔记法,以及GTD等等。无论你选择什么方式,只要能帮你实现“足够”的目标,就是《搞定》一书作者艾伦所说的“可信赖的系统”。

避免拖延的替代工作。“拖延”这个词带有浓厚的贬义色彩,但我的整个职业生涯几乎都是建立在这一概念之上的。我的做法,就是同时启动两个或多个项目,然后根据自己的精力和灵感所在,在不同的项目中切换。如果你被项目A压得喘不过气?那就做项目B,直到你被项目B压得喘不过气。然后再切换到项目A,以此循环。这种做法的好处在于,它可以让拖延变成一种富有成效的方式:最好是通过做其他工作来避免拖延当下工作,而不是直接放下所有工作,切换到娱乐消遣模式。
回顾。我们的生活往往被各种活动或事项所填满。这就是为什么在桶里一定要先放大石头。但事实上,当我们开始的时候,桶并不一定是空桶。在你读这篇文章的时候,你可能已经有一两份工作,设定了一个或很多个目标,同时还有很多兴趣爱好和待完成的项目。我们的目标,是希望设法夺回一些时间,让自己有更多的金色时间。对此,你可以尝试的方法是,定期回顾总结自己的生活或工作。无论是每周还是每月,无论是简单还是复杂,某种形式上的回顾,能让我们适应新的信息,让我们暂缓忙碌的生活或工作,以确保自己在正确的道路上前行。

在面对大量新的信息和潜在的分心因素时,每周回顾总结能让你的直觉更加专注于重要事项。
——大卫·艾伦

时间BOSS。本篇文章虽然提供了许多你可以应用在生活和工作中的策略与建议,但如果你想要获得更多的时间,那我也无能为力。玩过游戏的人都知道,在游戏中,我们在最后一关都会遇到终极BOSS,而玩家必须打败这个终极对手才可以通关。那么,就时间管理而言,你是否知道这样一位“终极BOSS”呢?有没有某个单项任务会占用你80%的时间?你是拖延者,多任务处理者,不懂得拒绝而痛苦扛下所有任务的人,还是希望取悦他人的人?对我而言,我暂时的致命弱点就是在起跑线上掉队。我喜欢睡懒觉,但我也因此错过了重要的考试,客户会议,甚至有时候醒来就发现到中午了。在绝望面前,我后来买了一个电击项圈,让我在睡懒觉的时候被电击。虽然我可能永远做不到坚持早起,但我可以通过改变而将损失降到最低。每天晚上睡觉之前,我会准备好第二天一切物品,并且在睡觉前一小时避免使用数字产品,以此来寄希望于提高睡眠质量。此外,我还会尽可能早地安排各项工作会谈,这样逼自己能早起,并冲到附近的咖啡店喝一杯咖啡。这种做法实际上也是有好处的,毕竟跑去咖啡店也是一种晨间运动,让自己以更好的状态去迎接这一天。如果不通过一次性做出彻底改变来让事情变得更加复杂,那你可能很难真正做出个人改变。因此,你应该将注意力集中在你能做到的最大杠杆点上。

金色时间

在你的桶里,装满了大石头;你的手里,也握着黄金票券。也许,你醒来的时候感到很兴奋,但又很放松,能够自由自在地做任何想做的事情。也许,这刚好是一个周末,或者你在休假,甚至外面刚好在下着雪。这就像是一种养老的状态:已经超越了维持生存的阶段,让自己无忧无虑地生活。

在红色时间中,答案是明确而紧迫的:你必须要赶紧扑灭一场火。但是,随着空闲时间的增加,你的选择也会越来越多。那么,现在你可以做的最重要事情是什么?乌龟会怎么做?

紧急的事情几乎都不重要,重要的事情几乎都不紧急。
——美国第34任总统德怀特·艾森豪尔(Dwight David Eisenhower)

除了简单地享受美好的生活,你能做的最具高杠杆率的事情就是某种形式的投资,即让你的投入时间实现复利增长的活动。就投资而言,我认为主要有两个方面的内容。你要么投资于效率,要么就投资于效益。

投资于效率,就好比金融投资一样。你现在投入时间,为的是以后获得这部分时间的红利。对此,前文中提到的“餐前准备”就是一种效率投资。借助于以下两个策略,你还可以将效率投资提升到更高的水平。

系统。培养一个“助手”,为重复性的活动制定检查清单,设计一套工作流程:在商界,有关这种策略的例子比比皆是,并不一定只运用在这里。对我自己而言,我创建或改进的系统包括晨间日常事项、每周回顾清单(后文还将进一步介绍),以及社交圈。再次回到前文介绍“高效休息”时提到的我母亲的例子,在询问基本习惯过后,接下来她提的问题,就是“你有朋友吗?”有几个好朋友,或者参与当地的某项活动,这在大多数管理学电子书中并不值得一提,但这的确能得到意想不到的效率、机会和前进的动力。在一个团体中,大多数事情都会变得更加简单,当然也更加有趣。
刻意练习。终极“系统”可能就是你每天必须使用的技能组合,无论是硬技能(与专业相关),还是软技能(与交际相关)。我们都知道熟能生巧的道理,但对大多数人来说,我们最后一次真正的刻意练习,可能是在青春期快结束的时候。我从高中起就开始踢足球,但你要让我数自己从毕业到现在真正刻意练习的次数(不含踢球或比赛),那我可能两只手就能数出来。在真正进入社会过后,花时间去实验、修补、完善和钻研各项基本原理,实际上是一项经常被忽视的高杠杆事项。从长远来看,纵向发展必然会胜过横向发展。相比于做一个博而不精的万事通,掌握几个核心领域的知识(并且建立一些深入的关系)的优势要明显得多。

投资于效益,即扩大自己的能力。也许,你是通过更好地管理精力,而进入了金色时间。通过良好的睡眠、饮食习惯以及运动锻炼等习惯,你能够保护并维持自己的精力。作为及时的干预措施(见前文中“高效休息”部分),这些习惯通常都能起到立竿见影的效果。但除此之外,我们还可以利用这些习惯来不断地拓展自己的精力水平。快跑可以让你的大脑释放一定的压力,但持续一年的锻炼,可能还会提高你的整体健康水平,从而进一步提高你的工作能力。以下是我总结的扩大自身能力的最佳实践:

运动锻炼。如果你不爱运动或者不喜欢体育运动,你可以学跳钢管舞,加入足球俱乐部,或者学习搏击等等。总之,对你而言,最好的运动就是你愿意去做的运动,你完全可以根据自身情况选择适合自己的运动类型。我不介意健身房,但如果你不喜欢在室内运动,或者不喜欢跟一群臭汗的人在一起运动,那你可以去海边冲浪。此外,如果融入社会的话,还有进一步的帮助。多年以来,我都在悉尼美丽的海德公园(Hyde Park)举办户外自重训练营。有了所谓的社会责任感,就有了某种魔力。无论是雨天、下冰雹或者大晴天,我从来都没有错过一次训练,现在我更不想打破自己的“连胜纪录”。
精心练习。最常见的静心练习,就是正念冥想。从字面上来看,它就是训练一个人的注意力,所以它有助于提高你高效做事的能力。和运动锻炼一样,最好的方式就是你愿意去做的方式。如果你无法忍受以莲花姿势坐10分钟,那你可以选择外出散步,这基本上就没有任何“技术含量”。
休息。我们应该做到尽可能地延长休息时间(我的目标是每年一次,但如果你能做到的话,每季度一次更好),“磨刀不误砍柴工”。虽然这是《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)一书中分享的一种习惯,但它可以说是最容易被忽视的高效工作方法。你是否会认为“休息”只不过是“度假”的同义词?事实并非如此。度假,可以是在遥远的海滩上什么都不做(或者背包穿越未知的小国,如果你更喜欢这样的度假方式的话)。这两者之间最关键的区别,在于主动去断开联系和思考。以我最近一次冥想休息为例。我住在一个小平房里,没有网络,没有任何人际往来。但我最近一次度假,则又是音乐,又是酒,以及各种狂欢带来的快乐。当然,小平房只是一种选择,任何可以让你远离日常行为和思考空间的地方,都有助于让你充电和恢复精力。你可以选择利用这一段空白时期,深入思考长期目标或个人价值。当然,你也可以选择另一种思路,更加专注于当下。总之,关键在于,把日常事项“尘封”起来:没有工作,没有邮件,你的日程中只有大量的空气。