什么是财务主数据?

主数据(Master Data)是用来描述企业核心业务实体的数据,比如客户、供应商、员工、产品、物料单、会计科目等;它是具有高业务价值的、可以在企业内的各个系统间、跨越业务部门被重复使用的数据。主数据是企业应用系统中最基本的业务单元,也经常被称为通俗易懂的“基础数据”或“公共数据”。

财务主数据是指财务信息系统涉及到的与财务处理相关的主数据。财务信息系统的数据来源于企业各个业务系统,企业所有的经营、业务及交易数据,如合同、供应商、员工、收付款信息等,最终都汇集到财务信息系统中。如果企业内各个信息系统孤立、数据独立存储和维护,则会出现数据冗余、不一致、共享性差、数据失真等问题。财务主数据来源于其他业务系统。对财务信息系统来说,财务涉及的主数据是财务信息系统的核心和灵魂,是财务信息系统建设的基石,统一的财务主数据管理尤为重要。

当企业信息系统在相互割裂、没有实现互联互通的情况下,企业财务信息系统需要财务人员在财务信息系统中录入客户、供应商等主数据,会造成与业务系统的数据不一致和数据冗余。但当企业建立起主数据管理体系,企业的信息系统实现外部互联、内部互通时,财务信息系统所需要的主数据系统则可以从源头业务系统(如SCM系统、ERP系统、HR系统等)或者企业搭建的主数据管理系统中同步过来,实现主数据在财务信息系统中的共享。

财务主数据建设流程

1、财务主数据建设目标

财务主数据为企业主数据的重要组成部分,财务主数据管理需要实现的目标:

①完善财务主数据管理机制;

②保证财务主数据的完整性、一致性;

③保证财务主数据数据传递的及时性;

④提高财务主数据在系统之间的共享;

⑤减少部门间主数据的冗余。

2、财务主数据建设的内容

严格意义上讲,财务主数据指的是会计科目主数据。但财务信息系统涉及的主数据内容与财务业务流程紧密相关,财务主数据管理的内容不仅仅限于会计科目管理,还应包括财务信息系统所涉及和使用的企业其他主数据(供应商、客户、员工、项目等)。

首先,企业财务信息系统中需要会计科目主数据,通过会计科目对企业的交易进行分类,把企业纷繁复杂的业务通过复式记账的方法记入到每个会计科目里面去,通过会计科目把企业的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,通过三大财务报表把汇总的数据提交给用户。全集团统一的会计科目体系是企业会计核算以及相关信息系统的基础。

其次,企业财务信息系统还需要客户、供应商、员工主数据,企业的从订单到收款主流程,涉及从客户订单、开票、应收、收入、成本、对账一系列财务处理过程,都需要以客户为核心主体进行;企业的从采购到付款流程,涉及采购订单下达、发票接收、应付确认、付款等财务处理,这些过程以供应商为核心主体,而费用报销流程则涉及以员工为供应商的费用报账发起、审核到付款的一系列过程。从业务系统到财务系统,贯穿三大流程中承载的则是客户、供应商、员工主数据,最终通过信息系统去采集、存储和传递。

最后,企业信息系统还需要固定资产、项目(研发项目、销售项目)、成本/利润中心等主数据,作为企业财务处理的主数据,为企业的财务核算以及后续的管理会计系统采集数据。

因此,财务主数据的内容,不仅需要关注财务主数据(会计科目),还应关注到企业财务信息系统中其他核心的、需要共享的数据,并在全企业范围内共享和使用。

3、财务主数据建设流程

企业财务主数据的建设主要分为以下几个步骤:前期调研准备工作、制定财务主数据标准及管理制度、确定历史数据整合策略、确定财务主数据维护策略、实现财务主数据持续管理。

(1)调研工作

前期调研准备需要从业务、技术两个角度出发。通过收集文档资料、问卷访谈等形式,确定企业管控现状和业务流转情况,为后续工作开展提供建议和依据;通过对信息系统和现有数据的调研及深度分析,从数据层面发现问题,并针对特殊问题确定改造难度及改造方向。

(2)建立标准及管理制度

数据标准层面,需要调研并整理企业现有数据字典和问题所在,结合国标、行标和优秀项目实践,生成适合企业数据现状的一套数据标准体系。

管理制度层面,需要建立管理组织和管理流程,制定相应考核办法,保障财务主数据持续正常运行。

(3)历史数据的整合清洗

针对历史数据的清洗,主要分为数据接入、初步标记、分类处理、汇总检查、整体清洗、检查反馈几个步骤。

将历史数据通过接口、ETL、文件的方式导入主数据管理平台,通过质检发现重复数据及不一致数据,完成数据的清洗转换,保障历史数据的高质量性。

(4)财务主数据维护策略

财务主数据后续维护策略主要分为3种:

①在主数据管理平台中进行主数据的新增、变更和删除,及时向各业务系统分发。适用于对实时性要求不高的财务主数据。

②在单一的业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,主数据管理平台及时更新数据并向其他业务系统分发。适用于单一可信来源,且不受其他系统影响的财务主数据。

③在多个业务系统中进行主数据的新增、变更和删除,由主数据平台整合处理后分发给所有业务系统。适用于对实时性要求较高的财务主数据。

财务主数据落地方法

亿信华辰的主数据管理平台支持多种结构数据模型管理,提供了主数据抽取、审核、发布、生成、变更、失效的主数据全生命周期管理,帮助企业加快主数据建设与落地的进程。近年来,其主数据产品支撑了新疆有色工业、楚昌投资集团有限公司等众多大型企业的主数据案例,有丰富的主数据建设经验,下面以亿信华辰主数据管理平台为例,介绍财务主数据落地方法。

1、主数据标准

(1)建立数据标准。数据标准要做到“三定”,一定数据来源,保证数据源的唯一性;二定数据结构,明确数据的属性,字段内容、编码规则;三定数据关系,要明确历史数据之间的映射关系,从而确保在后续的数据传输过程中不会因为历史数据的对应关系没有做好而频繁出现传输失败的情况。

(2)建立服务标准。由于主数据管理系统在开发完成后可自动运转,但受主数据质量影响,客观上会出现个别数据传输失败的情况,这时就需要有专业人员查找传输失败的原因,并进行处理。因此在项目验收之前,要把后续运维服务的响应时间、处理标准等内容进行明确,以便需要时可以得到及时的技术支持,确保系统接口的和数据传输的稳定性。

(3)建立管理标准。主数据管理系统建立以后,必须保证主数据的唯一性和准确性,要制定后期数据维护标准,确保要求不降低,口径不走样。为此,我们需要通过相关制度,来规范主数据的申请、变更、修改流程,明确主数据管理流程中各个参与者的相关职责。如果双向传输的主数据采用人工维护的方式,则必须使用审批流程,对数据质量进行控制,同时集团公司要对质量控制的效果进行评价和考核,从而提高数据管理的严肃性。

2、主数据建模

主数据建模主要包括实体建模、存储建模、主数据编码、界面建模等方面,还可以把建模完成的实体发布到动态的主数据节点或者导出模板文件。由于不同系统中主数据的详细程度会有差异,因此这一环节的主要任务是明确和固化不同类型的主数据所需要的编码规则、格式、字段,将主数据所需的字段设为必填项,然后对模板进行封存,确保数据标准的统一。比如要把客商列为主数据,规定客商的编码规则是6位流水码按顺序编号,名称须是全称,税号是18位社会统一信用代码,字段中不能有空格等,这样就形成了客商的模板,只有符合模板要求的数据才能上传主数据平台。

3、主数据集成

主数据的建立包括历史数据映射和新建数据校验、审核两部分内容。由于系统集成前,各系统之间互不连接,数据模型各异,主数据的维护标准也不统一,同一个数据在不同的系统中以不同的编码、名称和描述呈现。因此建立主数据之前,首先要建立系统之间历史数据的映射关系,从而避免主数据重复。其次需要高度重视数据清洗,安排充足的时间和人手。在整个主数据项目实施的过程中,数据建模和数据清洗约占整个项目50%左右的时间,而且需要多部门、组织间的协调和沟通,如果主数据较多、单个主数据数量较大、对接系统较多时,所花的时间还要更久,而且数据清洗也是后续数据传输稳定性的关键,因此该项工作需要高度重视。

4、主数据维护

主数据的维护包括主数据的新增审批、合并、更新、更正等,是主数据管理的核心环节,关系到主数据管理的成败。主数据维护需要管理员和用户的密切配合。比如客商的审核,应该通过天眼查或统一信用代码查询系统等网站对新增客商信息进行复核,确认无误后方可上传主数据平台,否则要退回修改;另外当遇到企业更名,管理员需要根据用户的反馈,及时对客商信息进行更新。

5、主数据分发

主数据管理的主要特点就是“一点录入,全局共享”。在数据共享过程中我们需要用到两个平台,一个是主数据平台,用于主数据的管理,另一个是ESB管理中心平台,用于管理主数据与其他系统的数据传输。客户通过主数据管理平台,将财务系统集成所必须的主数据进行治理以后,利用企业服务总线(ESB)将双方所需要的数据进行交互。主数据通过ESB平台,按照一定的分发策略,将治理后的主数据发送给接入平台的其他系统。

客户的主数据可以分成单向传输主数据和双向传输主数据两类。单向传输的主数据有全局科目、辅助核算项目、税率、自定以档案类型等,这些数据只能从客户的服务器向其他异构系统分发,其主要目的是确保集团管控标准的统一。双向传输的主数据有客商、重点工程等,这类数据在三个系统间共享,只要一方的数据进入主数据平台,就会向另外两个系统进行分发。因此数据分发策略不仅可以体现集团管控意图,它还可以提高管控能力和数据使用效率,减轻业务人员工作量。

6、主数据质量

目前很多客户数据维护采用人工审核,其中以客商审核为主,需要将系统的信息和天眼查或统一信用代码查询系统等网站的数据进行核对,审核的效率相对较低。如果想提高效率,可以与金税系统的进行对接,将金税系统中给系统单位开票的客商自动导入主数据系统,而不需要走审批程序。