对于一位新上任的财务总监,应该怎样做好财务总监的工作呢?本文将从工作思路和工作清单的优先级来介绍,如果你的目标是财务总监,本文或将对你的新工作有一定的指导意义,一定要看到最后。
01
新上任的财务总监工作思路
作为一名新上任的财务总监,首先你要搞清楚:
这个企业多大的规模?有几个分公司、子公司?也就是公司的架构首先必须要了解,同时要搞清楚它的主营、副营项目。
一、独立公司
如果这个公司只是一个独立的公司,没有分支机构,其实这个财务总监就相当于是一个财务经理,只需要按照财务经理的职责着手开展工作,就基本能够应付了。
当然既然是财务总监,一般这种规模企业的老板不外乎就看重两点:资金的控制和成本费用的控制。对于一个财务经理来说,这个是轻车熟路的事情。个别老板或许还会考虑向银行融资的情况。避税的问题,一般财务主管都能解决。
二、集团性质的公司
如果这个公司是一个集团性质的公司,有很多下属分支机构,应该这样做:
1. 先摸底。
老板关心的重点,也许是会计帐务的问题,也许是资金安全的问题,也许是成本费用的控制的问题,还有也许是融资的问题,这个在和老板面谈的时候应该已经谈得比较清楚了。摸底的时候,要特别关注老板关心的地方。
作为一个财务总监,今后的财务总监工作能否做得顺利,重点还是财务基础的建设,包括会计基础和内控基础。只有夯实了基础,有了全面的准确的基础数据的积累,才能使今后的财务分析、资金计划、预算化管理等财务总监工作得以顺利开展。
所以,首先要摸底,了解下面分支机构的工作程序、财务控制程序、财务工作的基础状况。
(1)看。先在总公司调取各种财务报表、财务报告,大致浏览一下,基本了解到这个集团的财务总监工作状况。并向集团公司的财务主管咨询一些情况,也许从他那里什么都了解不到,但谈一谈,总会有收获。
(2)聊。也就是尽量下到各个分支机构去走一圈,这也是所谓的下基层。首先和下面的财务主管聊,再到部门和部门主管聊,见到总经理和总经理聊,到库房和库管聊等。聊不是单纯的聊天,东拉西扯始终要围绕想了解的情况去聊。通过聊,能够了解到这个企业的很多情况和问题,也能大致了解聊的人的能力水平。
(3)查。查看总台操作,查看库房管理,重点是查看财务。财务上是查看报表、查看帐务处理、查看财务管理制度,这些是为下一步进行财务总监工作调整的关键。到了财务部还要继续多聊,和任何会计人员聊。
有过审计工作经验的人都明白,在内部审计工作当中,善于聊,能使审计工作少走很多弯路!同时,在查账的时候,不能让下面人员感觉到这是在“办案”,否则,工作会寸步难行!
2. 整改。
通过对全集团的调查摸底,整个集团的情况大致就掌握了,尤其是财务总监工作下一步的整改方向也就明确了。
(1)调整程序,包括财务内控程序和会计处理程序,更改、修正、制定财务内部管理制度。
(2)调整会计帐务的处理方式,包括一些基本的设置。在进行这些调整的时候,要考虑到今后进行财务分析、资金计划、预算管理的需要去做。
(3)统一报表,并统一财务分析的结构和内容。内部报表的设计重点要考虑到财务分析的需要。财务分析的结构和内容首先要考虑到老板的需求,同时结合财务专业的需要。这个是能否影响老板决策的关键,也就是把老板没有考虑到的重要内容设计进去。
(4)财务的人员培训和调整。财务人员水平高低不同,我的原则是,只要配合、服从,可以尽力培训、指导,只要愿意学,我不担心谁的水平超过我!如果这个人实在胜任不了这个岗位,可以考虑调动岗位,一般不炒鱿鱼。但如果始终不配合甚至故意作对,就只好打发给人力资源部去处理了。
3. 以德服人。
一个财务总监,是否能够让下面财务人员真心实意地服从,德是关键,其次是业务水平。
所谓德,就是不能把成绩全部归自己,错误全部归下属;不能只考虑自己的利益,还要照顾下属的利益;当下属和别的部门领导发生冲突时,要敢于帮他们说话为他们撑腰;下属有功要赏,即使只是口头表扬,也要做,有过却不一定要罚,因为财务部不是军队!有过,提出警告,屡教不改的,就象征性进行惩罚,起到杀一儆百的作用。当然,如果下属碰贪污和泄露财务机密这个底线,就必须开除!
02
新上任财务总监的工作清单
聊完了新上任财务总监的工作思路,下面我们继续看工作清单的优先级次序。
新财务总监最首要的工作是建立并完善的现金预测体系,这要求财务总监掌握应付账款、应收账款、债务偿还、签订合同、资本费用等领域广博而精深的知识。现金是企业赖以生存的基础,新上任的财务总监必须密切掌控企业现金状况,并以此作为其他工作展开的先决条件。
紧随其后的工作是审阅所有的当期合同。财务总监应亲自审阅合同,查实合同中是否存在不利于企业的法律责任条款,或合同条款对企业利润率是否有重大不良影响。
接下来的工作是建立评估体系。财务总监可借助评估体系,了解经营过程中可能存在的问题,并据此调整日后的工作安排。
对财务总监领导下的工作小组的工作能力、工作安排、培训要求等情况进行全面审查。经验不足的财务总监往往会赋予此项工作最高的工作优先度,然而,员工发展计划是企业的长期战略,并不需要在短期内给予优先考虑。另外,在财务总监的工作中,员工发展计划的实施无法对短期经营状况起到立竿见影的效果,相反,以上涉及的工作却必须在短期内完成。由此,财务总监可清楚地分辨各项工作的轻重缓急。
根据企业的不同经营状况,财务总监可对员工发展计划的实施优先次序进行适当调整。但是,我们推荐财务总监执行员工发展计划中的相关工作顺序,因为,这样可能有助于满足企业短期发展需求。
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| | 在企业缺乏资金的情况下,其他的任何工作都是没有任何意义的。因此,财务总监应尽快对企业的现金状况做出预测。上任初期,应每周对现金预测结果进行检验。为提高现金预测的准确性,应不断修正现金预测模型。 |
| | 如果银行余额数据不准确,那么现金预测就无法做到准确。因此,有必要建立获取每日银行余额的网络信息渠道,保证企业与银行之间进行每日对账工作。 |
| | 亲自审查债务安排,核实债务的到期日、追加利息率、催交条款等。这将有效避免发生涉及现金预测体系的意外事件。 |
| | 与收账小组一起,审查所有的当期应收账款。即使当期没有应收账款余额,也应对主要客户的信用状况进行审核。应收账款对现金预测中的现金流人量有重要影响。 |
| | 不但要审查所有的当期应付账款,还必须与付账小组一起,审查企业对每个债权人的全年欠款状况。了解每笔应付账款的性质、数额、时间安排,这有助于提高现金预测的准确性。 |
| | 编制现金预算最后一个优先考虑的项目是资本支出,因为这是一项典型的非连续性的支出,所以排列在现金预算的最后一项。财务总监应该意识到这样的支出是不可递延的、重要的短期项目,将潜在性地转移到未来的经营中去。 |
| | 财务总监和法律咨询顾问应详细查阅所有当期合同的复印件,确保合同中不存在不利于企业的或有事项,如或有负债、或有诉讼等。很多情况下都存在或有事项,值得财务总监在上任初期就对此加以关注。 |
| | 建立基于月度趋势曲线的内部评估标准,衡量企业在各方面的经营业绩。评估项目应包括:应收账款、应付账款、存货、总收入、边际利润、损益平衡、借款条款要求的有关评估项目等。企业实际采用的评估项目按每个行业的性质而定。评估结果可使财务总监能初步了解企业的经营情况。 |
| | 财务总监必须了解当月的预期销售情况和存货的变动情况。而该信息应包含在每周的销售报告中,以便财务总监与管理层及时查阅。 |
| | 在临时报告中,应记录阶段性的销售成绩,并列示出对财务年度销售情况的总体预期。临时报告是销售报告的一种,应每周定期制定,并提交财务总监与管理层。完成以上10 项工作后,财务总监已经能够掌握公司有关现金流量、合同问题、短期财务业绩的大致情况。 |
| | 在讨论完短期经营问题后,我们接着关注企业的主要长期资产― 企业员工。财务总监的工作包括:直接或间接地了解员工履历,与员工进行面对面的交谈,开展座谈活动等。通过以上形式,财务总监可以清楚地了解每个员工的能力、志向、培训要求和个人缺陷。 |
| | 建立向财务总监负责的汇报机制,找出最需进行效率改进的经营环节。基于最初对员工情况的了解,制定渐进式的效率改进方案,并加以实施。 |
| | 基于对员工情况的了解和部门效率改进计划,为每个员工制定培训计划,使每个岗位的人员设置都符合财务总监的总体战略安排,提高各部门的工作效率。 |
| | 根据以上三项工作所提供的信息,财务总监应考虑有选择地将部分职责授权给自己的下属,腾出时间完成优先度较低的工作。如果没有合适的人选接受授权,那么可以考虑更换有关人员,提高员工的整体素质。将基础的员工管理工作授权给下属后,财务总监就可以将更多的精力转移到风险识别和风险规避等工作上。 |
| | 外部审计小组向企业管理层出具书面报告,列示出有待改进的审计项目和存在的问题。这是新上任的财务总监迅速对企业潜在的运作薄弱环节进行信息收集的最佳途径。 |
| | 内部审计报告与外部审计小组出具的管理建议书相似,可以提供风险运作的有关信息。很多企业没有内部审计小组,即使有也只负责小范围内的审计工作,然而,如果财务总监能够获得内部审计报告,应认真阅读。 |
| | 基于管理建议书和内部审计报告,财务总监应对财务控制状况进行全面的了解,并对主要会计处理与融资过程进行检查。这样有助于财务总监识别并解决内部控制缺陷。 |
| | 财务总监应要求法律咨询顾问审阅所有的有效保险合同,评估附加险要求的或有债务责任。财务总监在此专业领域可能无法胜任,因此有必要聘请一位专家进行辅佐。根据专家出具的有关报告,财务总监应该对企业的保险安排进行必要调整。 |
| | 财务总监应与其他部门经理进行会谈,对企业面临的其他风险进行评估,并制定相应的风险管理决策和执行顺序。接下来,财务总监可以致力于风险报告系统的创建。 |
| | 如果企业是上市公司,那么财务总监应根据证券交易委员会的企业财务报表的书面要求,对财务报表进行必要调整。这项工作可以委托给能够胜任的下属或外部审计小组。 |
| | 至此,财务总监应对企业经营有了足够充分的初步了解,可以判断出由会计部门和财务部门联合出具的管理报告是否为企业提供了有效的信息。通常,对现有报告体系进行全面的实质性革新是有必要的。 |
| | 管理报告应该揭示出计算机系统中的有关缺陷,如数据存储空间受限或无法自动收集各类重要信息。如果有必要,这是财务总监评估系统要求、启动长期性革新的有利时机。 |
| | 财务总监可以与会计部门员工和大部分的部门经理进行集体会议或个别交谈,查明利润表的收人与成本来源,制定出相应的短期和长期的成本缩减计划。 |
| | 企业的利润形成和融资部门对信用展期、投资选择和税务问题的有关政策紧密相连。财务总监应与相关部门一起确定融资政策在各个领域的可行性,例如,与销售经理讨论信用政策。 |
| | 如果财务总监在标准预算年度的中期上任,那么编制预算的工作优先度应提高。预算编制过程中,应对往年预算的制定和执行情况做出评价,应审查预算对管理层酬金方案的影响,以便财务总监对来年资金需求的时间安排和数量做出判断。 |
| | 在财务总监上任之初,如果企业面临陷于实质性困境,那么该工作的优先度将被提高。财务总监在制定出融资预算声应会见企业的债权人,确定他们是否能满足企业的融资需求。 |
| | 预算不仅要能满足企业的举债要求,还应满足企业权益资本的扩张要求。财务总监可以在投资银行家的协助下了解权益市场的现状,确定权益融资成本。 |
| | 如果存货是企业的主要资产,那么财务总监必须花费大量时间做如下工作:实地审查存货的储存状态,了解存货所在地的分布,了解存货的储存年限,计算存货市值与账面价值的差额。以上工作是必不可少的,因为存货的价值往往被高估,缺乏对存货的关注会导致有关业绩报告的严重缺陷。 |
| | 优先度最低的工作是审查文档留存系统。财务总监往往会忽视此项工作,但事实上,不合理的归档会导致审计过程中的严重遗漏,并可能受到政府有关部门的罚款处分。虽然工作优先度最低,但是仍值得引起财务总监一定的重视。 |
以上介绍的工作优先度列表并不意味着某项工作一旦完成,就不需要再次执行。相反,在完成某一项工作的过程中会产生新的问题,为了解决新问题,就必须执行相应的工作程序。
另外,任何发生时间延误现象的系统都要求财务总监再三审核,以确保企业正常经营。简而言之,新上任的财务总监会发现该列表中的部分工作将被反复执行。
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