01
真正的关键并非时间问题
我们大多数人会抱怨我们的时间本来就不够了,长时间的会议将进一步剥夺我们这一宝贵的资源。相反,完全可以换一个角度,考虑你拥有的总能量来思考问题。
提前计划适当的会议时间,并把会议安排在不同任务之间的间隙,可以帮助最大限度地提高工作效率。
“
你需要管理你的精力,而不是你的时间。
——托尼?施瓦茨(Tony Schwartz)
”
02
缩短会议时间
把每一次会议的时间限制在10到15分钟,有时效率会提高一倍。
一些管理者还使用计时器来确保他们按时完成会议。你知道,著名的国际TED会议把演讲时间限制在18分钟,这绝不是没有道理的。
原因在于,大多数研究表明,如果会议或演讲时间过长,我们就很难保持注意力集中。研究发现,较短的课程实际上反而能让学生记住更多的信息。
03
避免非必要会议
大多数公司都有一个固定的时间表,在适当的时候开会。虽然有些会议确实需要定期举行,但很多都是不必要的。
日程安排正在悄悄地降低效率。只有在确实需要完成工作、作出决定和确定行动计划时才考虑启动会议,这样做会更加科学。
04
站着开会
一项非常有趣的研究发现,久坐会让人感觉更有领地意识。当人们坐下的时候,他们感到很舒服,而且他们不自觉地想要表明自己的地位或权威。
如果他们站起来,情况会大不相同。当站着的时候,人们会感觉不太舒服,所以他们想要更快地完成事情。此外,我们可以想出更多创新的会议方式。
“
无论你身在何处,都要时刻保持创新精神。试着站立开会,或者是离开办公室,去公园开会。试着跳出你每天熟悉的环境。
——理查德·布兰森(Richard Branson)
”
05
提前计划会议议程
除了头脑风暴,任何会议一定要有明确的目标和议程,这样才能有的放矢、提高效率。
可以考虑在白板上写出议程的内容,同时加粗相应的关键点,讨论的过程中,不断提醒大家这个会议的目标是什么,不要偏离主题。当然,头脑风暴除外。
06
建立“无机区”
对于很多人来说,在会议期间摆弄他们的智能手机和平板电脑并不稀奇。大多数人讨厌它,因为这是不尊重和缺乏专注的明显标志。
因此,最好将会议场所设置为“无机区”。请将您的手机放在室外,这将有助于提高会议的效率。
07
控制参与者数量
这是Google运营高级副总裁克里斯汀?吉尔(Kristen Gil)推荐的建议之一。
会议应该仅限于那些直接参与项目或工作流程的人。至于其他人,应该将时间留给他们做好自己份内的工作。
08
确保会议流程
事实上,主持会议是一项不折不扣的技术工作。以下是会议主持人需要做的:
陈述会议的目的,例如:“我们今天开会是为了结束我们的审计工作。”
停止偏离主要议程的讨论。如果会后还有时间,再说那些也不迟。
鼓励每个人都参与进来。
阻止夸夸其谈。
坚持分配好的时间。
09
确定行动要点
即使是非常短的会议,主持人也必须确保会议在预先设定的轨道上进行。
实际上,这意味着在会议结束时,必须起草一份行动要点的清单,并且必须确定对所有行动直接负责的人。
10
设置过渡时间
计划会议时,要在会议开始前留出足够的时间,以确保每个人都准时到达。
事实上,最好在会议前后留出10分钟。即使时间不够长,它也能帮助人们的行动更加连贯,避免缺席带来的影响。
会议上做出的决定必须记录在案,文件可以通过电子邮件发送给与会者作为提醒备忘录。
11
评估结果并计划下次会议
如果有可能确定会议决议的行动要点将取得必要的结果,那么当然应该预先估计下一次会议的内容。
当然,这并不意味着既定的议程不能更改,但更改也必须与业务和计划的实际需要相一致。这确保了连续性,并为长期目标提供了一个更清晰的画面。
12
鼓励会议技能培训
在会议之前或会议期间分配任务可以极大地促进会议技能的培训。
例如,决定谁来负责做会议记录,控制时间和议程等等。这些任务可以轮流进行,这样每个人都有责任推动会议向前发展。